İçişleri
Bakanlığından:
VALİLİK VE
KAYMAKAMLIK BİRİMLERİ TEŞKİLAT, GÖREV VE
ÇALIŞMA
YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ
KISIM
Temel
İlkeler ve Birimlerin Teşkilatı
BİRİNCİ
BÖLÜM
Amaç,
Kapsam, Dayanak, Tanım ve İlkeler
Amaç
MADDE 1 ‒ (1) Bu
Yönetmeliğin amacı;
a) Valilik ve kaymakamlık birimlerinin teşkilatını, bu
birimlerde görevli personelin görev, yetki ve sorumluluklarını belirlemek,
b) İl ve ilçelerdeki genel idare kuruluşlarının
valilikler ve kaymakamlıklar kanalı ile yapacakları yazışmaların esaslarını
belirlemek,
c) Valiliklere ve kaymakamlıklara gelen ve giden evrakın
giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme, ilgili birimlere gönderilme, teslim edilme,
dosyalama ve arşivleme esaslarını düzenlemek,
suretiyle valilik ve kaymakamlık birimleri iş ve
işlemlerinin idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata
uygun olarak düzenli, vatandaş odaklı, uyumlu, hızlı, etkili ve verimli bir
şekilde yapılmasını sağlamaktır.
Kapsam
MADDE 2 ‒ (1) Bu
Yönetmelik;
a) Valilik ve kaymakamlık birimlerinin teşkilat, görev,
yetki ve sorumlulukları ile iş ve işlemlerini,
b) İl ve ilçelerdeki genel idare kuruluşlarının
valilikler ve kaymakamlıklar kanalı ile yapacakları yazışmaların
esaslarını,
kapsar.
(2) İl Planlama ve Koordinasyon, İl Dernekler, İl Nüfus
ve Vatandaşlık, İlçe Nüfus Müdürlükleri bu Yönetmelik kapsamında tanımlanan
birimlerden olup, bunların il ve ilçe teşkilatlarının kuruluş, görev, yetki
ve sorumlulukları özel mevzuatında gösterilir. Ancak söz konusu birimler,
özel mevzuatlarındaki düzenlemeler dışında bu Yönetmelik hükümlerine
tabidir.
(3) 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu uyarınca, sivil hava
meydanları, limanlar ve sınır kapılarında görevli mülki idare amirlerine
bağlı olarak çalışan birimlerin özel mevzuatındaki hükümleri saklıdır.
(4) İl ve ilçelerde teşkilatı olmayan veya görevlisi
bulunmayan bakanlıklara ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarına ait
hizmetlerin yürütülmesinde de bu Yönetmelik hükümleri uygulanır.
Hukuki
dayanak
MADDE 3 ‒ (1) Bu
Yönetmelik, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ile 3152 sayılı İçişleri
Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanunun 28 inci ve 33 üncü
maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 ‒ (1) Bu
Yönetmeliğin uygulanmasında;
a) Bakanlık: İçişleri Bakanlığını,
b) Birim: Valilik ve Kaymakamlıklarda hizmetlerin
yürütüldüğü il müdürlüğü, ilçe müdürlüğü, şube müdürlüğü ve müstakil
şefliği,
c) Birim amirleri: Birimlerde çalışan il müdürü, ilçe
müdürü, şube müdürü ve müstakil şefleri,
ç) Dilekçe: Yetkili bir makama sunulan veya elektronik
ortamda usulüne uygun olarak gönderilen, kişilerin kendileriyle veya kamu
ile ilgili istek ve şikâyetlerini kapsayan bir veya daha çok imzalı
müracaatı,
d) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan,
gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,
e) Elektronik defter: Valilik ve kaymakamlık
birimlerince tutulması zorunlu olan defterlerde yer alan bilgileri kapsayan
elektronik kayıtların bütününü,
f) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde
bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve
iletişim teknolojisi ürünlerini,
g) Evrak: İl ve ilçelerde görülen hizmetler, yapılan iş,
işlemler ve haberleşmeler sırasında veya sonucunda kamu kuruluşlarının
kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak
amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi,
ğ) Evrak sayısı: Birim tarafından hazırlanan evraka imza
süreçleri tamamlandıktan sonra sistem tarafından verilen numarayı,
h) Gelen evrak kayıt numarası: Dışarıdan gelen ve birim
içinde dağıtılmak üzere sisteme kaydedilen evraka sistem tarafından verilen
kayıt numarasını,
ı) Güvenli elektronik imza: 5070 sayılı Elektronik İmza
Kanununa göre; münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin
tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile
oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin
kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik
yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
i) İl genel idare kuruluşları: İl mülkî idare bölümü
içinde hizmet gören ve valiye bağlı olarak çalışan, merkezi idarenin il
kademesindeki birimlerini,
j) İlçe genel idare kuruluşları: İlçe mülkî idare bölümü
içinde hizmet gören ve kaymakama bağlı olarak çalışan, merkezi idarenin
ilçe kademesindeki birimlerini,
k) İmzaya yetkili amir: Vali, kaymakam veya bunların
evrak havale ve imzaya yetkili kıldığı görevliyi,
l) Koli: Basılı kâğıt veya evrakın posta kurallarına göre
paketlenmiş, toparlanmış veya kutulanmış şeklini,
m) Mahallî idareler: İl özel idareleri, belediyeleri ve
köyleri,
n) Mahallî idare birliği: Birden fazla mahallî idarenin,
yürütmekle görevli oldukları hizmetlerden bazılarını birlikte görmek üzere
kendi aralarında kurdukları kamu tüzel kişisini,
o) Merkezi idarenin merkez kuruluşları: Başbakanlık ve
Bakanlıklar ile bağlı kurum ve kuruluşların merkezi kademe birimlerini,
ö) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi
aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla
oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve
içeriği olan belgeleri,
p) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi
aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses
ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları
bilgileri,
r) Sistem: Birimlerin iş ve işlemlerinin elektronik
ortamda yürütülmesini sağlamak üzere geliştirilen e-İçişleri uygulamaları
ile bu uygulamaların yürütülmesini sağlayan donanım, yazılım ve ağ alt
yapısını,
s) Yazışma: Yazılı veya elektronik ortamda yapılan
yazışmaları,
ifade eder.
İş ve
işlemlerin yürütülme esasları
MADDE 5 – (1) Bu
Yönetmelikle birimler tarafından yürütülmesi öngörülen her türlü iş ve
işlemin elektronik ortamda yapılması esastır.
(2) Elektronik ortamda yürütülen her türlü iş ve işlem
ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.
(3) Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen
kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
İKİNCİ
BÖLÜM
Evrak
Türleri
Evrak
türleri
MADDE 6 ‒ (1) Bu Yönetmelik açısından;
a) Özellik taşıyan evrak: Üzerinde ayrı bir gizlilik
veya ivedilik derecesi bulunan gizli, hizmete özel, kişiye özel, ivedi ve
günlü işareti taşıyan,
1) Gizli evrak: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde
millî güvenliği ve millî menfaatleri tehlikeye düşürecek olan,
2) Hizmete özel evrak: Hizmeti yürütmesi gerekenlerden
başkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan,
3) Kişiye özel evrak: Gizlilik dereceli olmayıp ancak gittiği
yerde ve önceki işlemlerinde belirli şahısların, amir veya sadece onun
yetki verdiği personelin açabileceği veya makam sahibinin adına gelen,
4) İvedi evrak: Kapsamı bakımından derhâl ve süratle
cevap verilmesi gereken,
5) Günlü evrak: Belirli bir zamanda veya evrakta
belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesi
gereken,
b) Değerli evrak: Teminat mektupları ve para
ihbarnameleri ile kendisi veya ekleri para, pul, çek, bono, hisse senedi
gibi paraya çevrilebilen,
c) Normal evrak: Özellik taşıyan ve değerli evrak
dışında kalan,
evraktır.
ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM
Yazışma
Kanalları
Kuruluşların
yazışmaları
MADDE 7 – (1)
Merkezi idarenin merkez kuruluşları ile il ve ilçe kuruluşları arasındaki
yazışmalar valilik kanalı ile yapılır. Ancak, talep niteliği taşımayan veya
valilerin bilmeleri gerekmeyen, hesap ve teknik hususlara, ayrıntıya
ilişkin istatistikî bilgilere, bazı maddi olay ve durumların kaydına,
tespitine, belirlenmesine, bilinmesine veya aksettirilmesine ilişkin
yazışmalar, valilik kanalından geçirilmeden, il kuruluşları ile merkezi
idarenin merkez kuruluşları arasında yapılabilir. Hangi evrakın bu
nitelikte olduğu valilikçe çıkarılan İmza Yetkileri Yönergesinde
belirtilir.
(2) Farklı illere bağlı il genel idare kuruluşlarının;
il merkezlerinde ve ilçelerdeki genel idare kuruluşları arasındaki
yazışmalar valilik ve kaymakamlık kanalı ile yapılır. Ancak, talep ve
talimat niteliği taşımayan veya vali ve kaymakamların bilmeleri gerekmeyen,
hesap ve teknik hususlara, ayrıntıya ilişkin istatistikî bilgilere, bazı
maddi olay ve durumların kaydına, tespitine, belirlenmesine, bilinmesine
veya aksettirilmesine ilişkin yazışmalar, valilik ve kaymakamlık kanalından
geçirilmeden, doğrudan ilgili kuruluşlar arasında yapılabilir. Hangi
evrakın bu nitelikte olduğu valilik ve kaymakamlıkça çıkarılan İmza
Yetkileri Yönergesinde belirtilir.
(3) Aynı ile bağlı il genel idare kuruluşlarının; il ve
ilçe kademeleri, il merkezi ile aynı ya da farklı ilçelerdeki diğer
kuruluşlar, bölge kuruluşları, mahalli idareler ve mahallî idare birlikleri
arasındaki yazışmaların doğrudan yapılması esastır. Ancak, talimat niteliği
taşıyan veya vali ve kaymakamlarca bilinmesi gereken yazışmalar valilik ve
kaymakamlık kanalı ile yapılır. Hangi evrakın bu nitelikte olduğu valilik
ve kaymakamlıkça çıkarılan İmza Yetkileri Yönergesinde belirtilir.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Birimlerin
Teşkilatı
Birimlerin
teşkilatı
MADDE 8 – (1)
Valiliklerin il müdürlüğü, şube müdürlüğü ve şeflik; kaymakamlıkların ilçe
müdürlüğü ve şeflik şeklinde teşkilatlanması esastır.
İllerde
bulunan birimler
MADDE 9 – (1)
İllerde aşağıdaki birimler bulunur:
a) İl Yazı İşleri Müdürlüğü,
1) Evrak Şefliği,
2) İşlemler Şefliği,
3) Destek Hizmetleri Şefliği,
b) İl İdare Kurulu Müdürlüğü,
c) İl Mahalli İdareler Müdürlüğü,
ç) İl Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü,
d) Özel Kalem Müdürlüğü,
1) İdari Hizmetler ve Koordinasyon Şefliği,
2) Protokol Şefliği: Büyükşehir belediyesi olmayan
illerde,
e) Protokol Şube Müdürlüğü: Büyükşehir belediyesi olan
illerde,
f) Hukuk İşleri Şube Müdürlüğü,
1) Hukuk İşleri Şefliği,
2) Dava İşleri Şefliği,
g) İl Sosyal Etüt ve Proje Müdürlüğü,
ğ) Şehit ve Gazi İşlemleri Şube Müdürlüğü,
h) Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü.
İlçelerde
bulunan birimler
MADDE 10 – (1)
İlçelerde aşağıdaki birimler bulunur:
a) İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü,
1) Evrak Şefliği,
2) İşlemler Şefliği,
b) İlçe Hukuk İşleri Şefliği: Nüfusu elli bin ve üzeri
olan ilçelerde,
c) İlçe Mahalli İdareler Şefliği: Nüfusu elli bin ve
üzeri olan ilçelerde,
ç) İlçe Bilgi İşlem Şefliği: Nüfusu elli bin ve üzeri
olan ilçelerde,
d) İlçe Sosyal Etüt ve Proje Şefliği: Bakanlıkça uygun
görülen ilçelerde.
(2) Toplam nüfusu ellibinin altında olan ilçelerde de
birinci fıkrada sayılan müstakil şefliklerden biri ya da birkaçı; ilçenin
yatırım, basın ve yayın faaliyetleri, güvenlik durumu, protokol, sivil
toplum hizmetleri, nüfus hareketleri, afet ve acil durum ihtiyaçları, sınır
ve liman işleri, belediye ve köy sayıları birlikte veya ayrı ayrı dikkate
alınarak, Bakanlık onayı ile kurulabilir.
Birimler
ile ilgili düzenleme
MADDE 11 – (1) İl ve
ilçelerde teşkilatı olmayan veya görevlisi bulunmayan Bakanlıklara ve diğer
kamu kurum ve kuruluşlarına ait hizmetler bir birim ile ilişkilendirilerek
yürütülür.
(2) Başbakanlık ve bakanlıkların düzenleyici işlemleri
ile belirli hizmet, faaliyet ve işlerin yürütülmesinin valilik ve
kaymakamlıklardan istenmesi halinde ya da hizmetlerin vatandaşa en yakın
yerden sunulabilmesi amacıyla gerekli görülen mahallerde, bir birim ile
ilişkilendirilerek, geçici veya sürekli bürolar açılabilir.
(3) İl ve ilçelerde bu maddede belirtilen düzenleme ve
değişiklikler vali ve kaymakamlar tarafından yapılır.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Birimlerin
Bağlılığı, Yetki ve Sorumluluk
Birimlerin
bağlılığı
MADDE 12 – (1) İllerde
bulunan birimlerden; özel kalem müdürlüğü valiye, diğer müdürlükler vali
tarafından görevlendirilen vali yardımcısına veya mülki idare amiri
sınıfından olan il hukuk işleri müdürüne bağlı olarak çalışır. Ancak,
valiler bu birimlerden istediklerini doğrudan kendilerine bağlı olarak
çalıştırabilirler.
(2) İlçelerde bulunan birimler kaymakama bağlı olarak
çalışır.
Birim
amirlerinin yetki ve sorumluluğu
MADDE 13 – (1) Birim
amirleri, birimin iş ve işlemlerini sürekli gözetim ve denetimleri altında
bulundurur, hizmetin aksamaması için gerekli tedbirleri alırlar.
(2) Birim amirleri, birimlerinde görevli personelin
ödüllendirilmesi ve tecziyesi hakkında illerde ilgili vali yardımcısı
aracılığı ile valiye, ilçelerde kaymakama görüş ve teklif sunabilirler.
(3) Birim amirleri;
a) Hizmetle ilgili olarak birime başvuran kişilerin
muhatabıdır.
b) Birimdeki iş ve işlemlerin iş akışına uygun olarak
süratli, güvenli, etkin ve verimli yürütülmesini sağlamakla sorumludur.
c) Birimin iş ve işlemlerinin yürütülmesinde gerekli iş
bölümünü yapar, işbirliğini sağlar, birimdeki personelin görev dağılımında
geçici olarak değişiklikler yapabilir.
ç) Birim içinde koordinasyonu sağlar.
d) Yapmakla yükümlü bulundukları hizmet veya görevleri
sıralı olarak bağlı oldukları amirlerinin gözetim ve denetimi altında ve
onların emir ve direktifleri yönünde; mevzuata, plan ve programlara uygun
olarak düzenlemek ve yürütülmesini sağlamakla sorumludur.
Görevlilerin
sorumluluğu
MADDE 14 – (1)
Birimde çalışan bütün görevliler, kendilerine verilen işleri hızlı, verimli
ve nitelikli olarak yapmaktan hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludur.
İKİNCİ
KISIM
Birimlerin
Görevleri
BİRİNCİ
BÖLÜM
İl
Birimlerinin Görevleri
İl yazı
işleri müdürlüğünün görevleri
MADDE 15 ‒ (1) İl Yazı İşleri Müdürlüğünün
görevleri şunlardır:
a) Evrak Şefliği;
1) Valiliğe posta veya elektronik ortamda gönderilen;
kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden
getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek ve İmza Yetkileri Yönergesi
gereğince yetki verilen görevlilerin havalesine ve imzasına hazırlamak,
imzalanmasını takip etmek ve ilgili yerlere intikalini sağlamak ve
sonuçlanmasını izlemek,
2) Valilik adına posta veya elektronik ortamda gelen ve
valilik birimlerinden çıkan evrakı almak, kaydetmek, görevli merci, kişi
veya ilgili birimlere dağıtmak, ulaştırmak ve postalamak,
3) Evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve
raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak,
4) Vali tarafından verilen diğer görevleri yapmak.
b) İşlemler Şefliği;
1) Valiliğin kanun, tüzük, yönetmelik ve Bakanlar Kurulu
kararlarının yayımlanması ile ilgili görevleri yerine getirmek ve genelge
çıkarılması ile ilgili işlemleri yürütmek,
2) Vali, vali yardımcısı, kaymakam, hukuk işleri müdürü,
kaymakam adayı gibi Bakanlık personelinin il kademesinde izlenmesi gereken
özlük işleri ile bu Yönetmelikte düzenlenen birim personeli ve sözleşmeli
personelin atanma, yer ve görev değiştirme, kademe ilerlemesi, derece
yükselmesi, askerliğinin ertelenmesi ve diğer özlük işlerini yürütmek,
3) Tayini valiliğe ait aday memurların özlük dosyalarını
tutmak, asil memurluğa geçirilmesi ve yemin işlerini düzenlemek, disiplin
cezası ve ödüllendirme işlerini yürütmek, izin, memurluğun sona ermesi ve
emeklilik işlerini düzenlemek, yürütmek ve izlemek,
4) Hizmet içi eğitim çalışmalarını yürütmek ve geliştirmek,
5) İldeki kamu personelinin günlük çalışma saatlerinin
tespiti ile ilgili konularda gerekli işlemleri yapmak,
6) Özel kanunlarına göre yapılan; milletvekili, mahalli
idareler seçimleri ve Anayasa değişikliklerinin halkoyuna sunulmasında,
valiliği ilgilendiren iş ve işlemler ile yazışmaları yapmak,
7) Etik Kurulu ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
8) Tanıtıcı bayrakların kullanma iznine ve tescil
işlemlerine ait iş ve işlemleri yapmak,
9) Valilik İmza Yetkileri Yönergesini hazırlamak, ilgili
kurum ve kuruluşlara dağıtmak ve uygulanmasını izlemek,
10) Valiliğin, adli ve askeri teşkilat dışında kalan
bütün Devlet daire, müessese ve işletmeler ve özel işyerleri üzerindeki
gözetim, denetim ve teftiş yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve
işlemleri yürütmek,
11) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
c) Destek Hizmetleri Şefliği;
1) Hükümet konağının bakım ve onarım, bina ve çevre
temizliğinin yapılmasını; elektrik, su, doğal gaz, kalorifer gibi
tesisatların düzenli çalışmasını; valilik birimlerinin fiziki çalışma
ortamlarının standart ve uygun hale getirilmesini sağlamak. Valiliği ve
birimleri ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeler için toplantı
salonlarını ve teknik cihazları hizmete hazır bulundurmak,
2) Valilikte bulunan taşıtların bakım, onarım, kiralama,
akaryakıt ve sigorta işlemlerini yapmak; personel servisi ile görevli
araçların belirlenen kurallar çerçevesinde düzenli çalışmasını sağlamak,
3) Valilik personelinin öğle yemeğine verilen yardım
giderlerine ait bütçe tekliflerinin hazırlanması ve ödeneklerinin teminine
ait iş ve işlemleri yürütmek,
4) 2946 sayılı Kamu Konutları Kanunu ve 16/7/1984
tarihli ve 84/8345 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Kamu
Konutları Yönetmeliği hükümlerine göre valiliğe ait lojmanlarla ilgili
işlemleri yürütmek,
5) Hükümet konağı ve birim binalarında 2893 sayılı Türk
Bayrağı Kanunu hükümlerinin uygulamasını sağlamak,
6) Valilik ve birim binalarında sivil savunma ve
koruyucu güvenlik mevzuatının uygulamasını sağlamak, takip etmek ve iş ve
işlemlerini birimlerle koordine ederek yürütmek; valilik haber merkezinin
hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek,
7) Elektronik evrak dışındaki genel evrak arşiv hizmet
ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek,
8) Genel bütçeden gönderilen ödeneklerin giderin
gerçekleştirilmesini yapmak ve mutemetlik iş ve işlemlerini yürütmek,
Valiliğin mali işlerle ilgili hizmetlerini yürütmek; valilik ve birimlerin
cari ve yatırım bütçe tekliflerini hazırlamak ve cari ödeneklerinin
teminini takip etmek,
9) 28/12/2006 tarihli ve 2006/11545 sayılı Bakanlar
Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği gereğince
yapılacak iş ve işlemler ile valilik ve birimler için gerekli araç, gereç
ve malzemenin temini, kayıtlarının tutulması ve ihtiyaç duyulan bina ve
arazinin kiralanma ve satın alınma iş ve işlemlerini yürütmek,
10) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
İl idare
kurulu müdürlüğünün görevleri
MADDE 16 – (1) İl
İdare Kurulu Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin
Yargılanması Hakkında Kanunun uygulanması ile ilgili iş ve işlemleri
yürütmek,
b) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarıca;
yükseköğretim kuruluş ve kurumlarının 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa
tabi memurlarının görevleri dolayısıyla ya da görevlerini yaptıkları sırada
işledikleri suçlar hakkında il idare kurulunun verdiği kararlarla ilgili
işlemleri yapmak,
c) İl idare kurulu ve il disiplin kurulu görevlerine
ilişkin iş ve işlemleri hazırlamak ve yürütmek,
ç) Valilikçe kamu görevlileri hakkında inceleme
yapılması, disiplin soruşturması açılması, bunların görevden
uzaklaştırılması, cezalandırılması, bu konudaki izin verme yetkilerinin
kullanılması işlemlerini yürütmek, sonuçlarını takip etmek,
d) 3091 sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan
Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında Kanunun uygulanması ile ilgili işlemleri
yürütmek,
e) Mülki idare amirlerinin muhtelif kanunlardan
kaynaklanan men ve tahliye yetkilerinin kullanılması ile ilgili iş ve
işlemleri yürütmek,
f) 2022 sayılı 65 Yaşını Doldurmuş Muhtaç, Güçsüz ve
Kimsesiz Türk Vatandaşlarına Aylık Bağlanması Hakkında Kanun ve diğer
kanunlarla istenilen kararlar ve belgelerin düzenlenmesi işlemlerini
yürütmek,
g) Köy kurulması ve kaldırılması, bağlanması ve ayrılması,
sınır anlaşmazlıkları, köy, yerleşim yeri ve tabiî yer adlarının
değiştirilmesi işlerini yürütmek,
ğ) Harita işlerini yürütmek ve gizliliği olan haritaları
valilik adına koruyup saklamak,
h) Coğrafi yer adları ile ilgili iş ve işlemleri
yürütmek,
ı) 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu gereğince verilen
görevleri yapmak,
i) 5326 sayılı Kabahatler Kanununda düzenlenen idari
para cezası ve idari tedbirler ile mülkiyetin kamuya geçirilmesi
yaptırımının ve diğer kanunlarda mülki idare amirlerince verileceği hüküm
altına alınan idari para cezalarının iş ve işlemlerini yapmak, mülki
makamca verilen idari cezaların infaz sürecini izlemek ve sonuçlarını
değerlendirmek,
j) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
İl mahalli
idareler müdürlüğünün görevleri
MADDE 17 – (1) İl
Mahalli İdareler Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu, 5393 sayılı
Belediye Kanunu ve 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu gereği valiliğe
gönderilen kararlar ile ilgili işlemleri yapmak,
b) 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu
gereğince, mahalli idare birliklerinin denetimini yapmak, denetim sırasında
tespit edilecek kişi borçlarını karar alınmak üzere ilgili birliğe
bildirmek, yetkili birlik organlarınca alınan kişi borcu kararlarını
inceleyerek idari yargıya başvurulması gerekenleri Hukuk İşleri Şube
Müdürlüğüne göndermek,
c) Valiliğin, mahalli idareler ve mahalli idarelerin
kurdukları işletme, müessese, teşekkül ve birlikleri üzerindeki gözetim ve
denetim yetkisi ile diğer vesayet görev ve yetkilerinin kullanılmasına
ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,
ç) Belediyelerin kurulması, bazı köylerin veya
bağlıların belediyelerle birleşmesi işlemlerini yürütmek,
d) Mahalli idareler ve mahallî idare birliklerinin
hukuki konularda görüş taleplerini cevaplamak, Bakanlık görüşü
oluşturulması gerekenleri Bakanlığa göndermek,
e) Köy ve mahalle muhtarlarının izin, hastalık, görevden
uzaklaştırma, istifa, ölüm gibi iş ve işlemlerini yürütmek,
f) 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu, 5393 sayılı
Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve 5355 sayılı
Mahalli İdare Birlikleri Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca, valilik ve
kaymakamlıklarca yapılması gereken mahallî idareler ve mahallî idare
birlikleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
g) Geçici ve gönüllü köy korucularıyla ilgili iş ve
işlemlerin yürütülmesini sağlamak,
ğ) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
İl basın ve
halkla ilişkiler müdürlüğünün görevleri
MADDE 18 ‒ (1) İl
Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Yazılı ve görsel basın ve diğer kitle iletişim
araçlarında il ve valilik ile ilgili çıkan bilgi ve haberleri izlemek ve
değerlendirmek,
b) Valinin talimatı doğrultusunda basın bültenini
hazırlamak ve basına bilgi vermek, valiliğin basın toplantılarıyla ilgili
işlerini yapmak,
c) Basın ilan ve basın-yayın ve enformasyon mevzuatının
valilikler ile ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,
ç) 10/8/1990 tarihli ve 90/748 sayılı Bakanlar Kurulu
Kararıyla yürürlüğe giren Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik
hükümlerine göre, gazete sahibi gerçek kişiler ile gazete sahibi
şirketlerin yönetim ve denetim kurulu üyeleri, sorumlu müdürleri,
başyazarları ve fıkra yazarlarının mal bildirim beyannameleri ile ilgili iş
ve işlemleri yapmak ve beyannameleri muhafaza etmek,
d) Gazete, dergi, haber ajansları ve medya izleme
merkezleri ile ilgili abonelik iş ve işlemlerini yapmak,
e) Sarı basın kartı başvurusu ile ilgili iş ve işlemleri
yapmak,
f) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre yapılacak
başvuruları kabul etmek, izlemek, sonuçlandırmak ve başvuru sahibine bilgi
vermek,
g) Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) ile ilgili her
türlü iş ve işlemleri yapmak,
ğ) Basın ve halkla ilişkiler ile ilgili diğer iş ve
işlemleri yürütmek,
h) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
Özel kalem
müdürlüğünün görevleri
MADDE 19 ‒ (1) Özel Kalem Müdürlüğünün
görevleri şunlardır:
a) İdari Hizmetler ve Koordinasyon Şefliği;
1) Valinin özel haberleşme ve gizlilik taşıyan
yazışmaları ile görev ve izin işlerini yürütmek,
2) Vali tarafından; başarı belgesi, üstün başarı belgesi
ve ödül verilmesi ile ilgili işleri yürütmek,
3) Vali için gerekli bilgi notları, kurumsal sunumlar ve
toplantı dokümanlarının hazırlanmasını ve muhafazasını sağlamak,
4) Valiye gönderilen dilekçe, evrak ve faksların
kabulünü yapmak, valinin talimatı doğrultusunda gereğinin yerine
getirilmesini sağlamak,
5) Valinin ziyaret, davet, randevu ve programlarının
yazışmalarını yapmak, takibi ve koordinasyonunu sağlamak,
6) Valinin koruma hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri
yürütmek,
7) Özel kalem müdürlüğüne bağlı birimlerin evrak, arşiv
ve dokümantasyon işlerini yürütmek,
8) Makamın güvenlik güçleriyle ilgili işlemlerini
yürütmek, günlük asayiş raporlarını muhafaza etmek, valinin direktifine
göre bu konudaki haberleşme ve yazışmaları yapmak,
9) Sıkıyönetim ve olağanüstü hallerde valilik makamının
silahlı kuvvetlerle olan ilişkilerini valinin direktifi altında yürütmek,
10) Askeri birliklerden yardım istenmesini zorunlu kılan
durumlarda valiye İl İdaresi Kanunu ile tanınan yetkinin kullanılmasına
ilişkin haberleşme ve yazışmaları yapmak,
11) Olağanüstü hal ilan edilmesi durumunda; 2935 sayılı
Olağanüstü Hâl Kanunu ile 21/2/1984 tarihli ve 84/7778 sayılı Bakanlar
Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Olağanüstü Hal Kurulu ve Bürolarının
Kuruluş ve Görevleri ile Yükümlülüklerinin Karşılığının Tesbit ve Ödenmesi
Hakkında Yönetmeliğin gerekli gördüğü büro oluşuncaya kadar ve sözü geçen
büroların kaldırılması durumunda, yazışma, dosyalama ve arşivleme işlerini
sağlamak,
12) Makama gelen istihbarat, sınır görüşmeleri gibi özel
amaçlı ödenek ve harcama belgelerini valinin direktifi doğrultusunda
muhafaza ve gerektiğinde usulünce imha etmek,
13) Koruyucu güvenlik mevzuatı uyarınca, özel kalem
müdürlüğünü ilgilendiren işleri yürütmek,
14) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
b) Protokol Şefliği;
1) Protokol şube müdürlüğü bulunmayan illerde bu
müdürlüğün görevlerini yapmak.
Protokol
şube müdürlüğünün görevleri
MADDE 20 – (1)
Protokol Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Ulusal ve resmi bayramlar ile tarihi günlerde
yapılacak törenlerde; protokol düzenini uygulamak, anıtlara konulacak
çelenklerin hazırlanma, taşınma ve sunulması işlerini organize ederek
protokol düzenine göre yapılmasını sağlamak,
b) 26/6/2006 tarihli ve 2006/11187 sayılı Bakanlar
Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Devlet Cenaze Törenleri Yönetmeliğine göre
düzenlenecek ulusal, resmi ve kurumsal cenaze törenleri ile ilgili
işlemleri yapmak,
c) İl kutlama ve anma komitelerinin toplantılarını
organize etmek, kutlama ve anma törenlerinin ilgili kanun ve yönetmelikler
çerçevesinde icra edilmesi için yetkili ve görevli kurum ve kuruluşlar ile
gerekli işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,
ç) Resmi ziyaretler kapsamında; devlet büyüklerinin
yurtiçi ve yurtdışı ziyaretleri ile yabancı devlet erkânının ülkemizi
ziyaretlerinde, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü veya
Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlık veya diğer kurum ve kuruluşlarının
il teşkilatı düzeyinde hazırladıkları programlarını ilgili birimlere
ulaştırmak ve gerekli koordinasyonu sağlamak,
d) İl protokol listesinin güncel olarak tutulmasını ve
valilik internet sitesinde yayınlanmasını sağlamak,
e) Kamu ve toplum yaşamında uygulanan protokol kuralları
olarak: Bayrak ve taşıt protokolü; toplantı, brifing ve tören protokolü;
görev devir-teslim ve imza törenleri; kurumsal törenler ve etkinlikler,
temel atma, açılış, anma, kutlama, festival, şenlik ve benzerleri; oturma
düzenleri ve konuşma sıraları; davet, karşılama, ağırlama, uğurlama ile
resepsiyon, kokteyl ve resmî yemekler; protokol yazıları; dini bayramlarda
bayramlaşma ve benzeri temsil ile ilgili valiliğin protokol işlerini
düzenlemek ve ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde yürütmek,
f) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
Hukuk
işleri şube müdürlüğünün görevleri
MADDE 21 – (1) Hukuk
İşleri Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Hukuk İşleri Şefliği;
1) 1961 tarihli Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki
Mecburiyetinin Kaldırılmasına İlişkin Lahey Sözleşmesinin 6 ncı maddesi
gereğince; bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek başka bir ülkede
yasal olarak kullanılmasını sağlayan, apostil tasdik şerhi verilmesi ile
ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
2) Lahey Sözleşmesine taraf olmayan ülkelerde
kullanılacak evrakın tasdik işlemleri ile ildeki yabancı ülke
temsilciliklerince düzenlenmiş veya onaylanmış belgelerin tasdik işlemleri
ile ilgili iş ve işlemleri ilgili mevzuat çerçevesinde yürütmek,
3) Valiliğe sorulan hukuki konular ile hukuki, mali,
cezai sonuç doğuracak işlemler hakkında görüş bildirmek, hukuki danışmanlık
hizmeti yapmak,
4) Valiliğin menfaatlerini koruyucu, anlaşmazlıkları
önleyici hukuki tedbirleri zamanında almak, anlaşma ve sözleşmelerin bu
esaslara uygun olarak yapılmasına yardımcı olmak,
5) Valiliğin amaçlarını gerçekleştirmek, mevzuata ve
plan ve programa uygun çalışmasını temin etmek amacıyla gerekli hukuki
teklifleri hazırlamak ve Valiye sunmak,
6) Mevzuatın uygulanmasına ilişkin bilgileri toplamak,
değerlendirmek ve söz konusu mevzuatın geliştirilmesine yönelik çalışmaları
yürütmek,
7) Valilik birimleri ve diğer müdürlüklerin hazırlamış
oldukları yönerge ve diğer düzenleyici işlemler ile ilgili görüş bildirmek,
8) Mevzuatın valilik hukuk işleri şube müdürlüğünce
yapılmasını gerekli gördüğü inceleme, denetleme hizmetlerine ilişkin
sekretarya işlerini yapmak ve işlemlerini yürütmek,
9) Valiliğin, Dernekler İl Müdürlüğünün görev alanına
girmeyen, sivil toplum kuruluşları ile kamu tüzel kişiliğine sahip meslek
kuruluşları üzerindeki gözetim ve denetim yetkileri ile ilgili iş ve
işlemleri yürütmek,
10) 5233 sayılı Terör ve Terörle Mücadeleden Doğan
Zararların Karşılanması Hakkında Kanunun uygulanmasında valiliği
ilgilendiren iş ve işlemleri yürütmek,
11) 23/11/2003 tarihli ve 25298 sayılı İl ve İlçe İnsan
Hakları Kurullarının Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları Hakkında Yönetmelik
hükümleri gereği Kurulun sekretarya hizmetlerini yürütmek,
12) Lozan Antlaşması hükümleri çerçevesinde, azınlıklara
ait dini, hayri, sıhhi, sosyal, eğitsel ve kültürel müesseseler ile
bunların kamu kurum ve kuruluşlarıyla ilgili iş ve işlemlerini yürütmek,
13) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
b) Dava İşleri Şefliği;
1) Adlî ve idarî yargı mercilerinde takip edilmesi
gerekli dava ve konularla ilgili işlemleri yürütmek, gerekli bilgileri
hazırlamak, kamu görevlilerine haksız suç isnadında bulunanlar hakkında
kamu davası açılması talebini hazırlamak ve ilgili yargı yerlerine
ulaştırmak,
2) İhtiyaç halinde, ilgili mevzuat hükümlerine göre
serbest avukatlardan veya avukatlık ortaklıklarından hizmet satın alma iş
ve işlemlerini yapmak,
3) 5355 sayılı Mahalli İdare Birlikleri Kanunu
gereğince, kişi borçlarının tahsili konusunda yargıya yapılacak başvurular
ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
4) 4353 sayılı Kanunun 24 üncü maddesine göre; hazineyi
ilgilendiren idari davaların Muhakemat Müdürlüğüne bildirilmesi iş ve
işlemlerini yürütmek,
5) Adli yargı yerlerinde görülmekte olan ve Hazine
Avukatlarınca takip edilen davalarda onlara yardımcı olmak ve işbirliği
yapmak,
6) Dava dosyaları ve yargılama süreci ile ilgili
istatistikî bilgileri toplamak ve değerlendirmek,
7) Mahkemelerce verilen kararların yerine getirilmesini
takip etmek, sonuçları hakkında bilgi toplamak ve makamı bilgilendirmek,
8) Mevzuat veya vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
İl sosyal
etüt ve proje müdürlüğünün görevleri
MADDE 22 – (1) İl
Sosyal Etüt ve Proje Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Bakanlıkça ilin güvenlik ve sosyo-ekonomik politikaları
konularında uygulanmak üzere gönderilen tedbir ve faaliyetlerin, ilgili
birimler ile koordine edilerek il düzeyinde uygulanmasını sağlamak ve
uygulamada varsa karşılaşılan sorunlar ile çözüm önerilerini içeren sonuç
raporlarını Bakanlığa göndermek,
b) Görev alanı ile ilgili;
1) Bilgi ve belgeleri toplamak, tasnif etmek, analiz ve
değerlendirmeler yapmak,
2) Proje ve araştırma yapmak, yaptırmak ve bu alandaki
bilimsel çalışmaları desteklemek,
3) Kamuoyu araştırması yapmak, yaptırmak,
4) Toplantı, sempozyum, seminer, eğitim ve benzeri
etkinlikler düzenlemek,
5) Yapılması planlanan veya yapılan faaliyetlerin hedef
kitleye duyurulması için gereken iş ve işlemleri yapmak veya yaptırmak,
c) İlde toplum desteğinin sağlanmasına yönelik
faaliyetleri yürütmek,
ç) İl genelinde göçün meydana getirdiği sorunlarla
ilgili çalışmalar yapmak,
d) Tedbir, faaliyet ve hizmetlere ait dosyalama, gelen
ve giden evrakın kayıt, dağıtım ve arşivlenmesini sağlamak,
e) Mevzuat veya vali tarafından verilen benzeri
görevleri yapmak.
Şehit ve
gazi işlemleri şube müdürlüğünün görevleri
MADDE 23 – (1)
Şehitler ve Gaziler İşlemleri Şube Müdürlüğünün görevleri şunlardır:
a) Harp ve vazife malûlleri, gaziler, şehitler ve şehit
yakınları ile bunların kurdukları sivil toplum örgütleriyle ilgili il
dernekler müdürlüğünün görev alanına girmeyen işlemleri yürütmek, bilgileri
derlemek ve değerlendirmek, yapılacak çalışmalarda kamu kurum ve
kuruluşları arasında koordinasyon sağlamak,
b) Harp ve vazife malûlleri, gaziler ve şehit yakınları
ile ilgili konularda yeni teklif, öneri ve projeler hazırlayarak ilgili
mercilere sunmak, karşılaştıkları sorunların çözüme kavuşturulması amacıyla
kamu kurum ve kuruluşları nezdinde girişimlerde bulunmak,
c) 2330 sayılı Nakdi Tazminat ve Aylık Bağlanması Hakkında
Kanun ve Uygulama Yönetmeliği kapsamındaki iş ve işlemleri yürütmek,
ç) 29/3/1996 tarihli ve 22595 sayılı Terör Eylemleri
Nedeniyle Şehit ve Malul Olanların Yakınlarının ve Çalışabilecek Durumdaki
Malullerin Kamu Kurum ve Kuruluşlarında İstihdamı Hakkında Yönetmelik ile
ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak,
d) Yürüttüğü hizmetler ile ilgili eğitim programları
düzenlemek, ilgili kayıtları tutmak ve değerlendirmek,
e) Mevzuat veya vali tarafından verilen benzeri
görevleri yapmak.
Bilgi işlem
şube müdürlüğünün görevleri
MADDE 24 ‒ (1) Bilgi İşlem Şube Müdürlüğünün
görevleri şunlardır:
a) Valilik birimlerinin bilişim hizmet ve işlemlerinin;
etkin, verimli, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlayacak
sistemler ve ağlar kurmak, sürekli ve kesintisiz işleyişini sağlamak,
b) Valilik birimlerinin bilgisayar, yazıcı, tarayıcı,
faks, fotokopi, modem ve benzeri bilişim cihazları ve sarf malzemeleri
ihtiyacını Bakanlıkça belirlenen standartlara uygun olarak tespit etmek,
gerektiğinde bunları temin etmek, donanımların bakım ve onarımlarını yapmak
veya yaptırmak,
c) 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların
Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi
Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat gereğince sağlanan hizmetlere ilişkin
trafik bilgilerini saklamak ve bu bilgilerin doğruluğunu, bütünlüğünü ve
gizliliğini korumak,
ç) 1/11/2007 tarihli ve 26687 sayılı Resmî Gazete’de
yayımlanan İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik
gereği, ticari amaçla internet toplu kullanım sağlayıcılarına izin belgesi
verilmesi, işletmecilerin eğitimi ve denetlenmesine ilişkin iş ve işlemleri
yapmak,
d) Başta e-İçişleri Projesi olmak üzere, valilik ve
kaymakamlıklara bağlı birimlerde uygulanacak her türlü bilgi işlem projesi
ile ilgili koordinasyon ve işbirliğini sağlamak,
e) Bakanlıkça belirlenecek eğitim programlarının
uygulanmasını sağlamak, eğitmen ve kullanıcıların eğitim ihtiyacını
belirlemek ve bu ihtiyaçları karşılayacak eğitim organizasyonları yapmak,
f) Valilik internet sitesinin sürekli, güvenli ve güncel
olarak yayınını sağlamak,
g) İlçe birimlerine bilgi işlem konularında destek
vermek,
ğ) Mevzuat ve Vali tarafından verilen diğer görevleri
yapmak.
İKİNCİ
BÖLÜM
İlçe
Birimlerinin Görevleri
İlçe
birimlerinin görevleri
MADDE 25 – (1) İl
birimleri tarafından yürütülen hizmetler ilçelerde;
a) İl yazı işleri, il basın ve halkla ilişkiler, özel
kalem ve protokol şube müdürlüklerince yürütülen hizmetler; ilçe yazı
işleri müdürlüğü,
b) İl mahalli idareler, il planlama ve koordinasyon ve
şehit ve gazi işlemleri şube müdürlüklerince yürütülen hizmetler; ilçe
mahalli idareler şefliği,
c) İl idare kurulu ve hukuk işleri şube müdürlüklerince
yürütülen hizmetler; ilçe hukuk işleri şefliği,
ç) Bilgi işlem şube müdürlüğünce yürütülen hizmetler;
ilçe bilgi işlem şefliği,
d) İl sosyal etüt ve proje müdürlüğünce yürütülen
hizmetler; ilçe sosyal etüt ve proje şefliği,
e) Müstakil şeflikleri bulunmayan ilçelerde bu
müdürlüklere ait hizmetler; ilçe yazı işleri müdürlüğü,
tarafından yürütülür.
(2) İl'de olağanüstü hal uygulandığı takdirde ilçe
olağanüstü hal bürosunun sekretarya hizmetleri, ilçe yazı işleri
müdürlüğünce yürütülür.
ÜÇÜNCÜ
KISIM
Birimlerin
Çalışması
BİRİNCİ
BÖLÜM
Evrak
Kabul, Havale ve Dağıtım İşleri
İş bölümü
MADDE 26 – (1)
Valiliğe gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortama kaydı, verilmiş
yetki çerçevesinde havalesi ve dağıtımı ile birimlerden gönderilecek
evrakın dağıtım ve postalama işleri İl Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Şefliği
tarafından yapılır.
(2) Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya
görevliler tarafından ilgili birim veya mercilere havale edileceği, valilik
tarafından çıkarılacak İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenir. Doğrudan
vali tarafından havale ve imza edilecek evrak da bu Yönergede gösterilir.
(3) İsme gelen veya elden verilen evrak, havale
edildikten sonra evrak servisine verilir ve bu maddenin birinci
fıkrasındaki işleme tabi tutulur.
(4) Özellik taşıyan evrak; çalışma gün ve saatleri
dışında, posta yoluyla, güvenlik güçlerinin haberleşme görevlileri
tarafından valiye, özel kalem müdürüne, şifre memuruna veya yetki verilen
görevlilere teslim edilebilir.
(5) Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği ve TBMM
Başkanlığı Genel Sekreterliğinden gelen evrak ile Başbakan adına gelen
evrak ve Bakan imzasını taşıyan evrak, özellik taşıyan evrak gibi işlem
görür.
(6) Evrak şefliği ilke olarak; kabul ve ayırma, normal
evrak, gizli evrak ve dağıtım masalarına ayrılır:
a) Kabul ve ayırma masasında; elektronik ortamda ve
elektronik ortam haricinde gelen evrakın alınması, açılması ve ayrılarak
ilgili masalara aktarılması,
b) Normal evrak masasında; elektronik ortamda ve
elektronik ortam haricinde gelen normal evrakın ve dilekçelerin
yetkilisince havalesi ve imzalattırılması ve kaydı,
c) Gizli evrak masasında; özellik taşıyan ve değerli
evrakın yetkilisince havalesi, imzalattırılması ve kaydı,
ç) Dağıtım masasında; gelen evrakın havale olunduğu
birimlere dağıtımı, valilik ve kaymakamlık birimlerinden giden evrakın
ilgili yerlere gönderilmesi,
işleri görülür.
(7) İş hacminin çok yüksek olduğu illerde ihtiyaca göre
ayrı masalar teşkil edilebileceği gibi iş hacminin düşük olduğu yerlerde
birden fazla masanın işleri bir masada gördürülebilir.
(8) Gizli evrak masası hizmetleri, imkânlara bağlı
olarak, şeflik içinde ayrı bir oda veya bölmede yürütülür.
Evrak kabul
görevlileri ve dağıtıcılar
MADDE 27 – (1) Evrak
kabul edecek görevliler ile dağıtıcıların isim, unvan ve imza örnekleri
resmi dairelerce karşılıklı olarak birbirlerine bildirilir. Değişiklikler
de aynı işleme tabi tutulur.
Evrakın
kabulü
MADDE 28 – (1)
Elektronik ortamda gelen evrak, evrak kabul görevlisi tarafından teslim
alınma işlemi ile kabul edilir.
(2) Posta, kurye, kurum ve kuruluşların dağıtıcıları ve
iş sahibi kişiler yahut bunların kanuni temsilcilerince elden verilen her
türlü evrak, dilekçe ve koliler evrak kabul ve ayırma görevlilerince
alınır.
(3) Evraktan;
a) Zimmetle gelen evrak; alan görevlinin kimliğini
belirtecek şekilde adı, soyadı ve kabul tarihi yazılmak ve imzalanmak
suretiyle,
b) Diğerleri; zimmetsiz olarak,
c) Özellik taşıyan evrak; zarflarının kabul tarih ve
saati belirtilerek,
teslim alınır.
(4) Müracaatın niteliği bakımından herhangi bir sakınca
görülmediği hallerde, dilekçe ve evrakın iş sahiplerince veya kanuni
temsilcilerince elden takibine imkân verilebilir.
(5) Bir dilekçeyi veya evrakı elden getiren kişiye,
sahibini, konusunu, kayıt sayısı ile alınış tarihini belirtir bir evrak
kabul ve kayıt fişi verilir.
(6) Zarfından yahut açık ise başlık ve kapsamından
yanlış getirildiği anlaşılan evrak ve dilekçeler dağıtıcısına veya elden
getiren kişiye iade edilir.
(7) İdareye güvenli elektronik imzayla imzalanarak
elektronik ortamda gelen ve muhatabı olunmayan belge, belgeyi gönderene
elektronik ortamda gerekçeli olarak iade edilir. Bu durumda belgenin bir
kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.
Zarfların
açılması
MADDE 29 – (1)
Kişiler adına gelen zarflar ilgililerine verilmek üzere dağıtım masasına;
gizli, kişiye özel, hizmete özel işaretli zarflar açılmadan gizli evrak
masasına elden verilir.
(2) Diğer zarflar, özen gösterilerek açılır.
(3) Zarftan çıkan evrak;
a) Evrakın geldiği yer ve kuruluşu belli olup, hitap
yeri boş, belirsiz ve içeriğinden de muhatabın anlaşılamadığı durumlarda
zarfı ile birlikte iade edilmek üzere,
b) Hitap yerinde başka bir kuruluş adı yazılı ise,
yanlışlığı belirtir bir not ile gideceği yere gönderilmek üzere,
c) İmzasız ise, bir not ile geri verilmek üzere,
ç) Kişilere hitap ediyorsa, zarfına eklenerek ilgili
kişiye verilmek üzere,
dağıtım masasına verilir.
(4) Adressiz ve imzasız dilekçeler;
a) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair
Kanun gereğince işlem yapılmak üzere ilgili şefine verilir.
b) İsim ve adres sadece zarfta yazılı ise yahut gerek
zarfta gerekse dilekçede herhangi bir isim ve adres yoksa zarf dilekçeye
eklenerek aynı işleme tabi tutulur.
c) Elektronik ortamda gelen dilekçeler de aynı işleme
tabi tutulur.
Evrakın
ayrılması
MADDE 30 – (1) Kabul
ve ayırma masasına gelen evraktan;
a) Normal evrak ve dilekçeler; normal evrak masası
görevlilerine,
b) Özellik taşıyan ve değerli evrak; gizli evrak masası
görevlilerine,
verilir.
c) Değerli evrak niteliği taşımayan ve belirli bir
daireye veya kuruluşa teslimi gereken koliler, daireye veya kuruluş
ilgililerine teslim edilmek üzere dağıtım masasına verilir.
Normal
evrakın havalesi
MADDE 31 – (1)
Elektronik ortamda gelen evrak, evrak kabul görevlisi tarafından teslim
alındıktan sonra havale ve imza için yetkilisine iletilir.
(2) Elektronik ortam haricinde normal evrak masası
görevlilerine gelen evrak ve dilekçeler, elektronik ortamda kaydı
yapılarak, valilik birimlerine ait olanların taraması yapıldıktan sonra
elektronik ortamda havale ve imza için yetkilisine sunulur.
(3) Havale, evrakın havale olduğu yer, havale tarihi ve
havaleyi imzaya yetkili kişinin sıfatı yazılmak sureti ile elektronik
ortamda yapılır.
(4) Havalesi doğrudan vali tarafından yapılacak evrak,
şefi tarafından ayrılır. Tereddüt halinde il yazı işleri müdürünün görüşüne
başvurulur.
(5) Teslim alınan evrakın aynı zamanda kabulü de
yapılmış olduğundan dilekçelere ve normal evraka gelen evrak kayıt numarası
verilir.
(6) Genel sayı, evrak için takvim yılı başında (1)'den
başlamak ve yılsonuna kadar birbirini izlemek suretiyle verilir.
Gizli
evrakın havalesi
MADDE 32 – (1)
Elektronik ortamda gelen gizli evrak, yetkili evrak kabul görevlisi
tarafından teslim alındıktan sonra havalesi yapılmak üzere yetkilisine
iletilir.
(2) Özellik taşıyan ve değerli evraktan elektronik ortam
haricinde gelenler, gidecekleri yerlere göre ayrılır ve havalesi yapılır.
Valilik birimlerine gönderilen evrak, yetkili amirin uygun görüşü ile
taraması yapıldıktan sonra, elektronik ortamda ilgilisine havalesi yapılır.
(3) Gizli evrak da normal evrak gibi elektronik ortamdan
genel sayı alır.
Evrakın
kaydı ve dağıtım masasına verilmesi
MADDE 33 – (1)
Elektronik ortamda gelen evrak, görevlinin evrakı kabulü ile otomatik
olarak sayısını sistemden alır ve kaydı tamamlanır. Postayla veya elden
gelen evrak ise birimi ilgilendiriyorsa taraması yapıldıktan sonra sistem
üzerinden evrakın türü, geldiği yer, sayısı, tarihi, varsa ek sayısı,
konusu, havale olunduğu yer başlıklarına göre belirlenecek sütunlara
gerekli bilgilerin yazılması suretiyle kaydolunur.
(2) Kayıt alan evrak dağıtıma verilir.
Dilekçelere
uygulanacak işlem
MADDE 34 – (1) Evrak
şefliğine elektronik ortamda, postayla veya kurum ve kuruluşların
dağıtıcılarınca getirilen dilekçeler, havale ve imza işlemi yapıldıktan
sonra, ilgili daire, kurum veya kuruluşa gönderilir.
(2) İçişleri birimlerini ilgilendiren dilekçeler,
taraması yapıldıktan sonra, ilgili birime gönderilir.
(3) İlgili birim tarafından dilekçenin gereği yapılarak
sonucu hakkında müracaat sahibine bilgi verilir ve işlem kapatılır.
Evrakın
gönderilmesi ve dağıtımı
MADDE 35 – (1)
Elektronik ortamda hazırlanan evrak imzalandıktan sonra sistemden otomatik
olarak evrak sayısı alarak postalanmaya hazır hale gelir ve ilgili görevli
tarafından elektronik ortamda gönderilir. Elektronik ortam haricinde
dağıtım masasına gelen evrak süratle dağıtıma tabi tutulur.
(2) Bu Yönetmelikte düzenlenen valilik birimlerine
gidecek, özellik taşıyan ve değerli evrak ile evrak şefinin gerekli gördüğü
normal evrak zimmetle; diğer normal evrak zimmetsiz olarak verilir. Diğer
evrak gidecekleri yere göre ayrılır. Bunlardan gizlilik dereceli olmayanlar
zarflanmadan, gizlilik dereceli olanlar ise zarflanarak, havale edildikleri
yerlere zimmetle verilir.
(3) Sistem içi ve sistem dışı gelen zimmetli evrak;
elektronik ortamda düzenlenen teslim fişinin çıktısı alınarak ilgilisine
imzalatılır. Bu imkân yoksa zimmet kaydı yapılmak suretiyle teslim edilir.
(4) Zimmet kaydında; kayıt edilen evrakın türü, geliş
yeri, konusu, varsa eki, valilik evrak şefliğinde aldığı genel sayı, havale
edildiği veya gönderildiği yer, teslim edildiği tarih ve teslim alanın ad
ve soyadı, görev unvanı ve imza sütunları bulunur.
(5) Dağıtımı yapılacak evrak, günde en az bir defa,
dağıtıcılar tarafından ilgili birimlere ulaştırılır.
(6) İvedi dereceli evrak, havale edildikçe dağıtıma
verilir veya ilgili birimlerce özel görevli ile aldırılmaları sağlanır.
İKİNCİ
BÖLÜM
Valilik
Birimlerinde Evraka Uygulanacak İşlem
Birimlerde
evrakın alınması
MADDE 36 – (1) Evrak
Şefliğinden valilik birimlerine gönderilen evrak, elektronik ortamda ya da
gerekiyorsa kâğıt kullanılarak, görevli memur tarafından teslim alınır ve
öncesinin olup olmadığı araştırılır. Evrakın öncesi varsa onunla
birleştirilmek suretiyle; yoksa dosya plânına göre yeni bir dosya açılarak,
birim amirine veya yetkilendirilen görevliye verilir.
(2) Gelen evrakın öncesi olup dosyası yerinde değilse,
konu koduna göre geçici bir dosya açılır ve asıl dosyanın kimde olduğu
dosya üzerinde gösterilerek birinci fıkradaki işlem yapılır.
(3) Birim amiri veya yetkilendirilen görevli evrakı,
niteliğine göre, ilgili gördüğü memura havale eder.
Birimlerde
evrakın incelenmesi ve gereğinin yapılması
MADDE 37 – (1) Evrak
havale edildiği memur tarafından incelenir. İlgili memur tarafından evrakın
gereği, amirlerinin görüş, tavsiye ve talimatları doğrultusunda elektronik
ortamda ya da gerekiyorsa kâğıt kullanılarak yapılır.
(2) Yazışmalar, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri dikkate alınarak yapılır.
Birimlerde
işlemi tamamlanan evrakın gönderilmesi
MADDE 38 – (1) Valilik
birimlerinde hazırlanan ve imzalanan evrak, evrak sayısını elektronik
ortamda alır ve evrakı postalayacak görevliye sistem üzerinden ulaşır.
Kaydının tamamlanmasını müteakip kurum, kuruluş veya kişilere elektronik
ortamda gönderilir. Elektronik olarak teslimi mümkün olmayan kurumlara
iletilecek yazılar ise kâğıda dökülerek gönderilir.
(2) Güvenli elektronik imzayla imzalanarak üretilmiş bir
belgeden çıktı alınıp gönderilmesine ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem
sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir.
Çıktının uygun bir yerine Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır ibaresi
konulur. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı
belirtilmek suretiyle görevli tarafından imzalanır ve kırmızı ya da mavi
mühürle mühürlenir. İmza ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilir.
(3) Resmî yazılar, yazının içeriği ve ivedilik durumuna
göre faks ile de gönderilebilir. Faks ile yapılan yazışmalarda, yazıda
belirtilen hususlarda hemen işlem yapılır. Faks ile yapılan yazışmaların
beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidi yapılır.
(4) Birimlerden gönderilen evrakın, taahhütlü veya
iadeli taahhütlü, Acele Posta Servisi veya kargo gibi özellik taşıyan posta
ile gönderilmesi düşünülüyorsa; hangi posta ile gönderilmesi gerektiği,
ilgilisince, dağıtım masasına bildirilir.
(5) Dağıtım masasına sevk edilmek üzere bırakılan evrak,
ya dağıtıcı aracılığı ile yahut evrakın niteliğine göre gerekiyorsa
zarflanma ve pullanma işleri de yapılarak posta ile ilgili birimlere
ulaştırılır.
(6) Bu Yönetmelikte belirtilen valilik birimlerinin
gidecek olan evrakı zimmetsiz; bu birimler dışında kalan fakat evrak kabul
ve sevk işlemleri valilik evrak şefliklerince yürütülen Bakanlık
birimlerinin gidecek evrakı ise zimmetle dağıtım masası görevlilerine
teslim edilir.
ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM
İlçelerde
Evrak Kabul, Havale ve Dağıtım İşleri ve Kaymakamlık
Birimlerinde
Evraka Uygulanacak İşlem
İlçelerde
evraka uygulanacak işlem
MADDE 39 – (1)
Kaymakamlığa gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortama kaydı,
verilmiş yetki çerçevesinde havalesi ve dağıtımı ile birimlerden
gönderilecek evrakın dağıtım ve postalama işleri, İl Yazı İşleri Müdürlüğü
Evrak Şefliğindeki esaslara paralel şekilde “İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü
Evrak Şefliği” tarafından yapılır.
(2) Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya
görevliler tarafından ilgili birim veya mercilere havale edileceği,
kaymakamlıkça çıkarılan İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenir.
(3) Özellik taşıyan evrak; çalışma gün ve saatleri
dışında, posta yoluyla, güvenlik güçlerinin haberleşme görevlileri
tarafından kaymakamlara veya bunlar adına yetki verilen görevlilere teslim
edilebilir.
(4) Elektronik ortam haricinde normal evrak masası
görevlilerine gelen evrak ve dilekçeler, elektronik ortamda kaydı
yapılarak, kaymakamlık birimlerine ait olanların taraması yapıldıktan sonra
elektronik ortamda havale ve imza için yetkilisine sunulur.
(5) Özellik taşıyan ve değerli evraktan elektronik ortam
haricinde gelenler, gidecekleri yerlere göre ayrılır ve havalesi yapılır.
Kaymakamlık birimlerine gönderilen evrak, yetkili amirin uygun görüşü ile
taraması yapıldıktan sonra, elektronik ortamda ilgilisine havalesi yapılır.
(6) Havalesi doğrudan kaymakam tarafından yapılacak
evrak, şefi tarafından ayrılır. Tereddüt halinde ilçe yazı işleri müdürünün
görüşüne başvurulur.
(7) İş hacminin çok yüksek olduğu ilçelerde ihtiyaca
göre ayrı evrak masaları teşkil edilebileceği gibi iş hacminin düşük olduğu
yerlerde birden fazla masanın işleri bir masada gördürülebilir.
(8) Yukarıdaki fıkralar dışında Kaymakamlıklarda, evrak
kabul, havale ve dağıtım işleri Üçüncü Kısım Birinci Bölümde düzenlenen
valilik birimlerindeki esaslara paralel biçimde yapılır.
Kaymakamlık
birimlerinde evraka uygulanacak işlem
MADDE 40 – (1)
Kaymakamlık birimlerinde evraka uygulanacak işlem, Üçüncü Kısım İkinci
Bölümde düzenlenen valilik birimlerindeki esaslara paralel biçimde
yürütülür.
(2) Kaymakamlık birimlerinde de defterler elektronik
ortamda tutulur.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Dosyalama
İşleri
Dosyalama
ilkesi
MADDE 41 – (1)
Birimlerin görev alanına giren konularda Standart Dosya Planına göre dosya
açılır. Dosyalama öncelikle elektronik ortamda yapılır. Kâğıt ortamında
gelen evrakın taraması yapıldıktan sonra e-İçişleri ortamında dosyalanır ve
ilgili dosyasına konulur.
Ana dosya
ve açılma şekli
MADDE 42 – (1) Ana
dosya; ana konu kapsamına giren bütün konuları ve işlemleri kapsayan
evrakın toplandığı konu kodunun adıdır. Bu grup tek bir klasörden
oluşabileceği gibi işlemlerin fazlalığı halinde birden çok klasörden de
oluşabilir. Ana dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği
veya geldiği zaman Standart Dosya Planındaki konu kodlarına göre açılır.
Ana dosya ile ilgili olmasına rağmen alt bölümlemelerde tanımlanmayan konulara
ait yazıların dosyalanması için “diğer” adı altında ayrı bir dosya açılır.
(2) Standart Dosya Planındaki konu kodlarının yetersiz
kalması halinde valiliklerce, Ekim sonuna kadar, yapılacak talep üzerine
Bakanlıkça yeni konu kodları yılda bir defa Aralık ayında belirlenir ve
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne bildirilir.
Ana dosya
anahtarı
MADDE 43 – (1) Standart
Dosya Planındaki ana dosya sayıları ve konuları numara sırası alt alta
yazılmak suretiyle bir dosya anahtarı hazırlanır ve bu dosya anahtarı
birimin merkezi bir yerine asılır. Ana dosyalara sayı ve konu bu dosya
anahtarından verilir.
Tali dosya
ve açılma şekli
MADDE 44 – (1) Tali
dosya; ana dosya kapsamına giren çeşitli konu, iş ve işlemlere ait evrakın
toplandığı dosyaların adıdır.
(2) Bu işlemlerin her biri ayrı bir dosya gömleğinde
toplanır ve ana dosya klasörleri arasına konur.
(3) Bu dosyalar ilgili memurun talebi üzerine müdür
tarafından açılır.
Ana
dosyanın numaralanması ve konu yazılması
MADDE 45 – (1) Ana
dosya klasörünün kapak sırtına dosyayı tanımlayan “kurum adı, birim adı,
dosya numarası, konu adı ve yılı” yazılır.
Tali dosya
fihristleri
MADDE 46 – (1) Bir
ana dosya içerisindeki bütün tali dosyaların sıra sayısı ve konusu alt alta
yazılmak suretiyle bir fihrist hazırlanır. Fihrist ilgili ana dosya klasörü
kapağının iç yüzüne yapıştırılır.
Tali
dosyanın numaralanması ve konu yazılması
MADDE 47 – (1) Tali
dosya gömleklerinin üzerine dosya numarası ve dosya konusu yazılır.
(2) Tali dosya numarası ana dosya sıra sayısı ile tali
dosya fihristinden alınmış konu ve sıra sayısının bir arada yazılmasından
oluşur.
Tali
dosyaların bölünmesi
MADDE 48 – (1) Tali
dosya açılması sırasında konu kapsamı mümkün olduğu kadar dar tutulur.
İşlemlerin yürütülmesi sırasında konunun yeni dosyalara bölünmesi ihtiyacı
ortaya çıktığı takdirde yeni açılan dosyaya fihristten yeni numara verilir.
Geçici
dosya ve açılma şekli
MADDE 49 – (1) Geçici
dosya; birime gelen herhangi bir evraka ait ana dosyanın bir başka birimde,
ayrı bir kişi veya yerde ve benzeri bulunması ve o sırada geri alınmasının
mümkün olmaması halinde açılacak dosyanın adıdır.
(2) Bu dosya ilgili memurun talebi üzerine müdür
tarafından açılır. Dosyanın üzerine geçici olduğu ve asıl dosyanın numarası
yazılır.
(3) Geçici dosyadaki evrak en kısa zamanda asıl dosyaya
aktarılır ve geçici dosya iptal edilir.
Evrakın
dosyalara konulması
MADDE 50 – (1)
Birimlerin görevleri ile ilgili evrak Standart Dosya Planına göre ana
dosyalara konulur.
Birden
fazla dosyayı ilgilendiren evrakın dosyalanması
MADDE 51 – (1) Gelen
evrak, birden fazla dosya ile ilişkili ise evrakın aslı en çok ilgili
olduğu dosyaya konur. İlgili diğer dosyalara evrakın birer fotokopisi veya
geldiği yer, gün, sayı ve konusunu gösteren bir not eklenir.
Beklemeli
evrak
MADDE 52 – (1) Bir
birimin, işlemlerini üstlenip üstlenmemesi henüz belirgin hale gelmemiş
konuları kapsayan evrak, beklemeli evrak sayılır. Bunlardan birime ait
oldukları kabul edilenler, konuları ile bağlantılı açılmış veya açılacak
dosyaya konulur.
Görevliler
tarafından özel dosya açılamaması
MADDE 53 – (1)
Görevliler tarafından, evrak kendilerinde kalmak üzere, özel dosya
açılmaması esastır. Ancak vali, vali yardımcıları, kaymakamlar, il hukuk
işleri müdürleri, özel kalem müdürleri ve valilerin yetki vereceği birim
müdürleri hizmetin gerektirdiği hallerde özel dosya açabilir ve işlemleri
bu dosyadan izleyip sonuçlandırabilir.
Dosya istenmesi
ve iadesi
MADDE 54 – (1)
İşlemleri yapmakla görevli kişi dosyalamadan sorumlu memurdan ilgili
dosyayı yazılı bir fişle isteyebilir.
(2) Zorunlu hallerde sorumlusunun bilgisi olmadan
dosyayı almak durumunda kalan görevli dosya memuruna en kısa zamanda bilgi
verir.
(3) Alınan dosya, işlemi biter bitmez görevlisine iade
edilir.
(4) Dosyalamadan sorumlu görevli tarafından gerekli
görülen hallerde işleme verilen dosya; numarası, konusu, verildiği
görevlinin adı ve unvanı ve veriliş tarihi bir karta yazılmak suretiyle
izlenir.
Dosyanın
tekrar görülmek istenmesi
MADDE 55 – (1)
Görevli kişi, bir dosyayı belli bir süre sonra tekrar görmek istiyorsa
adını, görev unvanını ve görmek istediği tarihi belirten yazılı bir fişi
dosyaya ekleyerek dosyalama memuruna verir.
(2) Dosyalama memuru, tekrar görülmek istenilen evrakı
fişte belirtilen tarihte fiş sahibine verir ve usulüne göre takip eder.
Dosyadan
evrak çıkarılması ve koyulması
MADDE 56 – (1) Kural
olarak evrak, dosyası ile birlikte işleme verilir ve alınır, dosyasından
ayrılmaz. Evrakın dosyasından çıkarılmasının zorunlu olduğu hallerde,
dosyasındaki yerine, evrakın geldiği veya gittiği yeri, verildiği kişiyi,
tarihini, sayısını, konusunu ve belli ise geri verileceği tarihi belirten
bir ilgi fişi konulur.
Klasör ve
dosya cinsleri
MADDE 57 – (1)
Evrakın dosyalanmasında, standartlara göre yapılmış dosya ve klasörler
kullanılır.
(2) Özellikleri bakımından dosyalara veya klasörlere
sığdırılamayacak evrak özelliklerinin gerektirdiği yerde ve biçimde
saklanır.
Dosyaların
saklanması
MADDE 58 – (1)
Dosyalar, standartlara uygun dosya dolaplarında saklanır.
(2) Klasörler, dolap ve raflara dosya anahtarındaki
sıralamaya uygun olarak ve taşıdıkları numara ve ad kolayca görülebilecek
biçimde sıralanır. Raf veya dolap üzerine o bölümde yer alan klasörlerin
ilk ve son numaraları yazılır.
Dosyaların
saklanmasında sorumluluk
MADDE 59 – (1) Valilik
ve kaymakamlık birimlerinde dosyalar, görevli memurun sorumluluğundadır ve
ondan habersiz alınamaz. Zorunlu hallerde ise dosyanın yerine alındığına
dair bir yazılı belge konulur.
(2) Evrak veya dosyanın kurum dışına çıkarılması ilke
olarak yasaktır. Vali, vali yardımcısı, kaymakam, müdür, şifre memuru gibi
görevlilerin, hizmetin gerektirdiği hallerde, kurum dışına evrak götürmek
zorunda kalmaları halinde en kısa sürede bu evrak veya dosya ilgili
memuruna geri verilir.
(3) Gizlilik dereceli ve muhafazası özel mevzuatı ile
kurallara bağlanmış evrakın, gizli evrak için konulmuş esaslar içinde
yangına, tabii afetlere, hırsızlığa karşı korunacak biçimde saklanmasından
dosyalama memuru ile varsa o gizli evrakı muhafaza ile özel olarak
görevlendirilmiş kişiler ortaklaşa sorumludur.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Kurul veya
Komisyonların Çalışmaları
Kurul veya
komisyonların toplanması
MADDE 60 – (1)
İşlemleri, valilik ve kaymakamlık birimlerini ilgilendiren kurul veya
komisyonlar;
a) Özel mevzuatında belirtilmişse belirtilen zaman ve
sürede,
b) Özel mevzuatında belirtilmemişse kurul veya
komisyonun tespit edeceği zaman veya sürede,
c) Özel mevzuatında engelleyici bir hüküm yoksa Başkanın
çağrısı üzerine olağanüstü olarak,
toplanır.
(2) Kurul veya komisyonlar, Başkanlıkça belirlenen
gündem uyarınca toplanır.
(3) Gündem hakkında toplantıdan önce üyelere bilgi
verilir.
Kararların
alınması
MADDE 61 – (1)
Kurullar, özel mevzuatında ayrıca bir hüküm yoksa üyelerinin yarısından
fazlasının katılımıyla toplanır ve kararlar mevcut üyelerin çoğunluğu ile
alınır.
a) Toplantıda bulunmayan üyelerin özürleri karar
tutanağında belirtilir.
b) Çoğunluk kararına aykırı görüşte olan üyelerin karşı
oy gerekçeleri karar altında özet olarak gösterilir.
c) Toplantıları başkan açar ve kapatır. Oylamada eşitlik
olursa başkanın bulunduğu taraf çoğunluk sayılır.
ç) Üzerinde görüşme yapılan dosya hakkında kesin karar
verilmesine imkân vermeyen eksiklikler söz konusu ise eksikliklerin
tamamlanması için ara kararı alınarak makul bir süre verilir. Ara kararı
doğrultusunda eksiği tamamlanan dosya kurulda yeniden görüşülerek karara
bağlanır.
Kurulların
sekretarya hizmetleri
MADDE 62 – (1)
İşlemleri valilik veya kaymakamlık birimlerini ilgilendiren kurul veya
komisyonların sekretarya hizmetleri ilgili birimince yürütülür.
(2) Kurulda ancak, başkanlıkça havale edilmiş konular
görüşülebilir.
(3) Kurulca, mevzuatta toplanması öngörülen toplantı
zamanında, görüşülecek herhangi bir konu yoksa toplantı yapılmaz; ancak
durum sekretarya görevlileri tarafından elektronik ortamda düzenlenen karar
defterinde belirtilir ve çıktısı alınarak başkan tarafından imzalanır.
(4) Başkanlığını vali, vali yardımcısı veya kaymakamın
yaptığı ve sekretarya hizmetleri valilik ve kaymakamlık birimleri dışındaki
kuruluşlarca yürütülen kurullarda alınan kararların birer sureti, karar
tarihini takip eden en geç bir hafta içinde valilik veya kaymakamlığa
gönderilir. Kararların bir sureti İçişleri Bakanlığı Standart Dosya
Planında valilik ve kaymakamlık bölümü altındaki kararlar ile ilgili işler
konu kodlu dosyada muhafaza edilir.
ALTINCI
BÖLÜM
Birimlerde
Tutulacak Defterler
İdare
kurulu karar özetleri defteri
MADDE 63 – (1)
Çeşitli kanunlarla il ve ilçe idare kurullarına görev olarak verilen
konulara ait olup kurullara havale edilen evrakın kaydı, verilen kararın
özetinin tespiti ve daha sonra gördüğü işlemlerin sonucunun bir arada
görülmesini sağlamak üzere, idare kurulu biriminde elektronik ortamda İdare
Kurulu Karar Özetleri Defteri tutulur.
(2) Alınan kararlar bu deftere elektronik ortamda
işlenir ve çıktısı alındıktan sonra başkan ve üyelerce imzalanır. İmza
işleri toplantı ve karar tarihinden itibaren en kısa zamanda tamamlanır ve
çıktılar dosyalanır.
(3) Özetleri deftere işlenmiş olan kararlar, gerekçeli
asıl kararlar olarak elektronik ortamda yeterli sayıda çıktısı alınarak
başkan ve üyelere ayrıca imzalattırılır.
(4) Gerekçeli bu kararların imzalı asılları numara
sırasıyla dizilir, ayrı bir dosyaya konur ve bu dosyalar klasörlerde
muhafaza edilir. Kararların diğer örnekleri dosyalara bağlanarak işleme
konulur.
Memurların
yargılanmalarına ilişkin defterler
MADDE 64 – (1) 4483
sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun
gereğince verilen kararlar, Ön İnceleme Karar Özetleri Defterine elektronik
ortamda kaydedilir. Kararların birer örneği bu Yönetmeliğin 63 üncü
maddesinde belirtilen şekilde muhafaza edilir.
(2) 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarınca verilen
kararlar, Akademik Personel Haricinde Kalan Üniversite Personelinin
Yargılanması Hakkında Karar Özetleri Defterine elektronik ortamda
kaydedilir.
(3) Birinci ve ikinci fıkralarda verilen kararlar ilgili
memurun özlük dosyasına konulmak üzere kurumuna gönderilir.
(4) Yargı mercilerine tevdi edilen dosyalar hakkında
verilen kesin kararlar da izlenerek, deftere elektronik ortamda işlenir ve
ilgili görevlinin özlük dosyasına konulmak üzere kurumuna gönderilir.
Araştırma,
inceleme ve soruşturma emirleri takip defteri
MADDE 65 – (1) Vali ve
kaymakamlarca verilen araştırma, inceleme ve soruşturma emirlerinin takibi
için Araştırma, İnceleme ve Soruşturma Emirleri Takip Defteri elektronik
ortamda tutulur.
İl disiplin
kurulu karar özetleri defteri
MADDE 66 – (1) 657
sayılı Devlet Memurları Kanunu, özel kanun, tüzük ve yönetmeliklere göre
işlem yapılmak üzere il disiplin kuruluna intikal ettirilen evrakın kaydı
ve verilen karar özetinin yazılması amacıyla il idare kurulu müdürlüğünce
elektronik ortamda İl Disiplin Kurulu Karar Özetleri Defteri tutulur.
(2) Söz konusu kararların deftere işlenmesi,
imzalanması, gerekçeli asıl kararların hazırlanması, işleme konulması,
birer örneğinin klasörde saklanması bu Yönetmeliğin 63 üncü maddesinde
zikredilen defter için uygulanan usule tabidir.
3091 sayılı
taşınmaz mal zilyetliğine yapılan tecavüzlerin önlenmesi hakkında kanun
hükümleri gereğince alınan karar özetleri defteri
MADDE 67 – (1) 3091
sayılı Taşınmaz Mal Zilyetliğine Yapılan Tecavüzlerin Önlenmesi Hakkında
Kanun hükümlerince valilik ve kaymakamlığa yapılacak müracaatların kaydı,
verilen kararların yazılması ve daha sonra yapılan işlemlerle ilgili
sonucun bir arada görülmesini sağlamak üzere il idare kurulu müdürlüğünde
3091 Sayılı Kanun Gereğince Alınan Karar Özetleri Defteri elektronik
ortamda tutulur.
(2) Kararların asılları numara sırasına göre ayrı bir
dosyada saklanır ve yılsonunda klasörüne konulur.
Belediye
meclis kararları kayıt defteri
MADDE 68 – (1)
Mevzuatı gereği mülki idare amirine gönderilmesi gereken belediye meclis
kararları Belediye Meclis Kararları Kayıt Defterine elektronik ortamda
kaydedilir.
Defterlere
ilişkin ortak hükümler
MADDE 69 – (1)
Defterlerdeki sıra numaraları, Tanıtıcı Bayrak Kayıt Defteri, Apostil Kayıt
Defteri gibi özellik taşıyanlar hariç, her takvim yılında (1)’ den
başlanarak verilir.
(2) Yılsonunda elektronik ortamda tutulan defterlerin
raporları alınarak birim müdürü tarafından imzalanır ve dosyasında
saklanır.
(3) Maddi hatalar vali, ilgili vali yardımcısı ve
kaymakam onayıyla düzeltilir.
(4) Bu Yönetmelikte öngörülen defterlerin şekilleri,
halen uygulanmakta olan şekillerdir. Ancak Bakanlıkça lüzum görülmesi
halinde, defterlerin şekilleri yeniden belirlenir ve bir genelge ile
valiliklere duyurulur.
YEDİNCİ
BÖLÜM
Arşivleme
İl ve ilçe arşivleri
MADDE 70 – (1) Her il
ve ilçede ilgili birim amirinin yetki ve sorumluluğunda bir arşiv bulunur.
(2) Hükümet konaklarında bu maksatla yeterli hacim ve
nitelikte bir yer arşiv olarak hazırlanır.
(3) İşlemlerde kullanılmayan, fakat gerektiğinde başvurmak
üzere belirli bir süre saklanması zorunlu görülen, evrak arşivlik malzeme
olarak adlandırılır.
(4) Arşiv yerinin düzenlenmesi, arşivlik malzemenin
ayıklanması ve diğer arşiv işleri, İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra
Teşkilatı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır.
(5) Evrakın el değiştirmesi ve muhafazası konusunda
koruyucu güvenlik mevzuatı hükümleri saklıdır.
(6) e-İçişleri kapsamında evrak elektronik imza ile
imzalandıktan sonra elektronik ortamda arşivlenir. Ancak, günün ihtiyaç ve
şartlarına göre bu konudaki uygulama Bakanlıkça belirlenir.
DÖRDÜNCÜ
KISIM
Çeşitli ve
Son Hükümler
İş ve
işlemlerin yürütülmesinde devamlılık
MADDE 71 – (1)
Bakanlık, sistemin işleyişi ile ilgili ilke ve usulleri değişen şartlara
göre düzenleyebilir.
(2) Bu Yönetmelikle belirlenen iş ve işlemlerin mücbir
sebeplerle elektronik ortamda yürütülememesi durumunda Bakanlıkça yapılacak
duyuruya göre yazılı olarak yürütülebilir.
Atıflar
MADDE 72 – (1)
10/9/1988 tarihli ve 19925 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Valilik ve
Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliğine yapılmış olan
atıflar bu Yönetmeliğe yapılmış sayılır.
(2) Diğer yönetmeliklerle valilik ve kaymakamlık
birimlerine verilen görevlerin yürütülmesinde bu Yönetmelik hükümleri
uygulanır.
Hizmetlerin
aynı birimde gördürülmesi
GEÇİCİ
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmelikte sayılan yeni birimlerin il ve
ilçelerde kurulması, kadro ve personel sağlanması işlemleri tamamlanıncaya
kadar bu şube müdürlükleri veya şefliklerin işleri diğer bir şube müdürlüğüne
veya şefliğe gördürülebilir.
(2) İl ve ilçelerde bu maddede belirtilen düzenleme ve
değişiklikler vali ve kaymakamlar tarafından yapılır.
Yürürlükten
kaldırma
MADDE 73 ‒ (1)
10/9/1988 tarihli ve 19925 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Valilik ve
Kaymakamlık Büroları Kuruluş, Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten
kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 74 ‒ (1) Bu
Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 75 – (1) Bu
Yönetmelik hükümlerini İçişleri Bakanı yürütür.
|