Acıbadem
Üniversitesinden: ACIBADEM ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Acıbadem
Üniversitesinin ekonomik ve sosyal ihtiyaçları dikkate alınarak, iç ve dış
her türlü alım-satım, inşaat, onarım ve bakım, kiralama, finansal kiralama,
taşıma, proje, etüd, müşavirlik ve benzeri işlerin
verimlilik ilkeleri doğrultusunda, en uygun fiyat ve şartlarla, en uygun
zamanda serbest piyasa koşulları içerisinde temin edilmesine ilişkin usul ve
esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Acıbadem Üniversitesi ve
Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü
alım-satım, yapım, hizmet, kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve
yaptırılmasına ilişkin hükümleri kapsar. Dayanak MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981
tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809
sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun Ek-74 üncü maddesine
dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen; a)
Alım-satım: Taşınır ve taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri
hizmet ve haklarının en iyi şekilde uygun değer ve koşullarla zamanında alım
ve satımını, b)
Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan aylıklı, ücretli, yevmiyeli ve sözleşmeli personel istihdamı hariç olmak
üzere, gerçek kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişilere ücret
karşılığında yaptırılan araştırma, etüt, plan, proje kontrollük, müşavirlik
ve benzeri her türlü hizmeti, c)
İdare: Acıbadem
Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimleri, ç)
İhale: Bu Yönetmelikteki usul ve şartlarla, işin istekliler arasından
seçilecek birisi üzerine bırakılmasını ve yetkili mercilerin onayı ile
tamamlanan sözleşmeden önceki işlemleri, d)
İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetkisi ve sorumluluğuna
sahip kişi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlilerini, e)
Kiralama: Taşınır ve taşınmaz mallarla, hizmet ve hakların kiralanması veya
kiraya verilmesini, f)
Komisyon: Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde sayılan işlerin yapılması için
ilgili mevzuata göre kurulacak komisyonları, g)
Mütevelli Heyet: Acıbadem Üniversitesi Mütevelli Heyetini, ğ)
Rayiç bedel: İşlemin yapıldığı gündeki normal alım-satım değerini, h)
Rektör: Acıbadem Üniversitesi Rektörünü, ı)
Sözleşme: Üniversite yönetimi ile yüklenici (müteahhit)
veya başka kişi/kişiler arasında yapılan yazılı anlaşmayı, i)
Şartname: Yapılacak işlerin genel, özel, teknik ve idari esas ve usullerini
gösteren ve Acıbadem Üniversitesi tarafından hazırlanan belgeleri, j)
Üniversite: Acıbadem Üniversitesini, k)
Yaklaşık maliyet: İhale konusu işlerin önceden tahmin edilen bedelini, yapım
işlerinde keşif bedelini, l)
Yapım: Her türlü inşaat, imalat, teknik onarım, yıkma değiştirme, iyileştirme
ve montaj işlerini, m)
Yüklenici: İhale yöntemlerinden birisiyle, işin üzerine ihale edildiği gerçek
kişi, adi ortaklık, ortak girişim veya tüzel kişi, müteahhidi, n)
Taşıma: Menkul şeylerin yerlerinin değiştirilmesi işlerini, o)
Uygun fiyat: Bedel, evsaf ve şartlar bakımından uygun görülen fiyatı ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Satın Alma ve İhale Komisyonları, İlkeler ve Satın
Alma Talepleri ve Tahmini Bedel Satın alma ve ihale komisyonları MADDE 5 – (1) Satınalma ve ihale
işleri ile ilgili organlar şunlardır: a) Satınalma sorumlusu: İdari ve mali işlerden sorumlu birim
amiridir. b)
Üniversite Satınalma Komisyonu: Biri idari ve mali
işlerden sorumlu birim amiri olmak üzere Rektör tarafından görevlendirilecek
en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını da Rektör belirler. İşin konusu
itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili satınalma
olurunda belirtilmek kaydıyla Üniversite içinden veya dışından bir veya daha
fazla sayıda temsilci komisyon üyelerine ilave edilebilir. Bunun dışında
Rektörlükçe uygun görülmesi halinde satınalma
komisyonu kararına destek olmak üzere asgari üç kişilik bir teknik komisyon
da kurulabilir. c)
Muayene ve Kabul Komisyonu: Satınalma komisyonu
tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin tamamlanmasını
müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak
Rektörlükçe görevlendirilecek en az üç üyeden oluşan bir komisyondur. Bu
komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp onaylandıktan sonra ihale bedeli
ödenir. Kabul edilmeyen işler yenilettirilir. (2)
Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve salt çoğunlukla karar verir.
Oyların eşit olması halinde başkanın oyu yönünde çoğunluk sağlanmış olur. Aynı
üye her iki komisyonda birden görev alamaz. Akademik alım ve yatırımların
belirlenmesine yönelik ilkeler MADDE 6 – (1) Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma alt
yapısının kurulması kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri her
türlü sınıf, atölye ve laboratuvar donanımının
alımı ile ilgili planlama yapılırken aşağıdaki hususlar dikkate alınır: a)
Üniversitenin stratejisine uygunluk, b)
Planlanan veya yapılmış olan yatırımlarla ihtiyacın karşılanıp
karşılanmadığının incelenmesi, c) Ortak
kullanılabilecek ürünlerin belirlenmesi, ç)
Altyapı, eğitim, destek ihtiyaçlarının diğer birimlerle birlikte planlanması, d)
Araştırma projelerinde Üniversite dışı kaynak kullanımına özen gösterilmesi, e)
Belirlenen ihtiyaç ve temel teknik özelliklerin rekabeti engellememesi için
her hangi bir marka belirtilmeden satınalma istek
formunda yer alması. Satınalma
ilkeleri MADDE 7 – (1) Satınalma ilkeleri
şunlardır; a)
Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılamaz. b)
Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması
esastır. c)
Mal ve hizmet alımlarında istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat
ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en
uygun teklif tercih edilir. ç)
Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim
hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için
Üniversite gerekli tedbirleri alır. d)
Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilmelerini ve anlaşılmalarını
mümkün kılacak şekilde hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve
hizmet alımına ait açıklayıcı bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından
birden fazla firmanın teklif vermesi sağlanır. Satınalma talepleri MADDE 8 – (1) İdari birimler, satın alınmasını talep ettikleri
mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satınalma talep formunu doldurup Genel Sekreterliğe
onaylatarak idari ve mali işlerden sorumlu birime gönderirler. Akademik
birimler ise bu formları, dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/merkez
müdürünün onayını müteakip Rektörlüğe iletir. Toplanan bütün talepler ayrı ayrı veya birleştirilerek değerlendirilirken stok
seviyeleri, bütçeye uygunluk ve ödenek kontrolü de yapılır. Gerek
duyulduğunda talep sahibi birimlerin yetkililerinden talebin yeniden
incelenmesi, varsa eksikliklerin giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler
için; idari ve mali işlerden sorumlu birimce, Mütevelli Heyet Başkanınca
belirlenen yetki limitleri dahilinde satınalma işlemi başlatılır. Satınalma
talep formunda bulunması gereken bilgiler MADDE 9 – (1) Satınalma talep
formunda, aşağıda belirtilen bilgiler bulunur: a)
İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim sorumlusu olarak fakültelerde dekan,
enstitülerde enstitü müdürünün imzası, b)
Belgenin tarihi, c)
İhtiyacın konusu, niteliği ve gerekçesi, ç)
Tahmini tutarı, d)
Gerekli görülecek diğer açıklamalar, e)
İdari birimlerde Genel Sekreterlik; akademik birimlerde ise, dekan/enstitü
müdürü/ yüksekokul müdürü/merkez müdürünün imzası, f)
Rektör imzası. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Satınalma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme Satınalma
ve ihale usulleri MADDE 10 – (1) Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde belirtilen
işler aşağıdaki usullerden birine göre yapılır: a)
Kapalı teklif usulü, b)
Açık teklif usulü, c)
Doğrudan temin usulü, ç)
Açık eksiltme usulü. Kapalı teklif usulü MADDE 11 – (1) Bu usulde, teklifler yazılı olarak yapılır.
Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma
veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın
kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye
uygun olarak hazırlanması ve şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi
istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir. Teklif
mektuplarında teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak
açıkça yazılır. Teklif mektupları teklif veren tarafından imzalanır. Açık teklif usulü MADDE 12 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık
teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz
zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya
faks ya da e-mail ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma
usulüdür. Doğrudan temin usulü MADDE 13 – (1) Bu usulde; yayın, perakende yiyecek, içecek,
çiçek ve toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye,
temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makinaları
için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat
geliştirme, yazılım, araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif,
harita, reklam, fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta,
menkul ve gayrimenkul kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetleri bir
firmadan doğrudan temin edilir. Onay süreci tamamlanan satınalma
talep formuna istinaden satın alma işi doğrudan idari ve mali işlerden
sorumlu birim tarafından gerçekleştirilir. (2) Bir mal veya hizmet alımı ile
onarım işinin kısa bir sürede yerine getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde
veya fiyatın sabit olduğu alımlarda veya yetkili firma eliyle satıldığı
hallerde de doğrudan temin usulü uygulanır. (3)
Satın almanın bu maddede yer alan usullerden hangisine göre yapılacağı
konuyla ilgili makam onayında belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara
uygun olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen
tekliflerin değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satınalma
ve ihale komisyonu karar verir. (4)
Doğrudan temin usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan sağlanır. Ancak; kapalı teklif ve açık teklif
usullerinde de en uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılır. (5)
Doğrudan temin usulünde bir defada yapılan alımın tutarı toplam bütçe
tutarının % 2’sini geçemez. Açık eksiltme usulü MADDE 14 – (1)
Bu usulde ihaleye; istenilen iş veya malı, şartnamede yazılı şartlara uygun
olarak temin edebilecek kimseler katılabilir ve hazır bulunanlar tarafından
yapılacak tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte
bulunana ihale yapılır. Açık eksiltme usulü ile ihale aşamasında aşağıdaki
esaslara uyulur: a)
Bu Yönetmeliğin 1 inci maddesinde yazılı işlerle onay merciince işin diğer ihale
usullerinden biriyle yapılmasında İdareye fayda sağlamayacağına karar verilen
işler açık eksiltme suretiyle ihale edilir. b)
Açık eksiltmeye; şartnamede gösterilen şartlara uymak, teminatını vermek ve
gerekli belgeleri komisyona ibraz etmek şartıyla herkes katılabilir.
Komisyonca; teminatı ve belgeleri incelendikten sonra, durumları şartnameye
ve ilgili mevzuata uygun bulunmayarak açık eksiltmeye giremeyecek olanlara
teminatları ve belgeleri iade edilir. Bu husus ayrıca bir tutanakla
belirtilir. c)
Açık eksiltmeye katılmaya hak kazananlar bir tutanakla tespit edildikten ve
bu husus orada hazır bulunan isteklilere duyurulduktan sonra; komisyon
başkanı isteklileri, şartnameyi imzalamaları ve teklif vermeleri için davet
eder. Şartnameyi imzalamayan istekliler teklif veremez. ç)
Teklif vermekten çekilenler ile teklif verecek istekli kalmadığının
belirlenmesinden sonra; komisyonca yetkili makamın onay şartına bağlı olmak
üzere, en son ve en düşük teklif veren teklif sahibine ihalenin yapıldığı
bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır. e-ihale (elektronik ortamda ihale) MADDE 15 – (1) Üniversite, satınalma
faaliyetlerini daha etkin yürütmek ve satınalmalarda
en uygun fiyatı bulmak amacıyla satınalmalarını
elektronik ortamda gerçekleştirebilir. e-İhale
yapılabilmesi için; a)
Öncelikle elektronik ihale sunumu yapan kurumlarla anlaşma yapılması, b) Satınalınacak ürün veya hizmetin bu Yönetmeliğin 10 uncu
maddesinde belirtilen ihale ve satınalma yöntemlerinden birisi
kullanılarak en uygun fiyatın tespit edilmesi, c)
En uygun fiyatı belirlenen ürün veya hizmet, anlaşma yapılan sunucunun
elektronik ihale platformuna taşınarak, yeni tedarikçilerin de içinde
bulunduğu geniş bir satıcı veritabanından faydalanarak ürün ve hizmetin fiyatının
daha da düşürülmesi, ç)
Elektronik ihaleye katılacak tedarikçilerin, en son tekliflerini sisteme
kayıt teklifi olarak girmeleri, ihalenin açık eksiltme yöntemi ile bu kayıt
teklifleri üzerinden gerçekleştirilmesi ve kayıt teklifinin en uygun ihale
fiyatı olması sağlanır. İhaleye katılamayacak olanlar MADDE 16 – (1) Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt
yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihalelere
katılamazlar: a)
Sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu
kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar. b)
İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler. c)
İhale konusu işin yüklenicileri. (2)
Bu yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici
teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi
aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale
yapılmışsa, teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir. Teslim alma ve ödeme MADDE 17 – (1) Satınalma talep
formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip muayene ve kabul komisyonu
toplanır. Komisyon, işin satınalma komisyonunun
kararı doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını makam
onayına sunar. Onay gören karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere idari ve
mali işlerden sorumlu birim amirliğine iletilir. Acil durumlar veya tutarı
itibarıyla satınalma ve ihale komisyonuna sevkedilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep
sahibinin, alınan mal/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim
fişini onaylaması gerekir. (2)
Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, idari ve mali işlerden sorumlu
birim amirliği tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme koşulları
çerçevesinde ödenir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Şartnameler, Sözleşme, Teminatlar ve İhaleye
Girecekler ile İhalenin Kesinleşmesi Şartnameler ve sözleşme MADDE 18 – (1) Yapılacak olan alımlara ilişkin şartnameler, bu
Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak idari ve
mali işlerden sorumlu birim amirliğince hazırlanır. (2)
Şartnamelerde satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği
belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik
şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir. (3)
Şartnameler idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan; a)
İdari şartname: Yapılacak işin idari prosedürünün isteklilere duyurulması
amacıyla idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliğince hazırlanır. İşin niteliğine göre
aşağıdaki hususların tamamına veya bir kısmına yahut diğer ek şartlara uygun
bir sırada yer verilir. Söz konusu hususlar şunlardır: 1)
İşin konusu, 2)
Teklifin şekli ve son gönderme tarihi, 3)
Teminat alınıp alınmayacağı alınacaksa miktarı, 4)
Opsiyon müddeti, 5)
İşin süresi, 6)
Ödeme durumu, 7)
Teslim şekli, 8)
Vergi ve harçlar, 9)
Gümrük işleri, 10)
İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar, 11)
Üniversitenin alımı yapıp yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest
olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali, 12)
Uyuşmazlıkların çözümü. b)
Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli
teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim
ile idari ve mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından hazırlanır.
İstekte bulunan birimin hazırladığı satınalma talep
formu veya dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da
işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname
olarak kabul edilir: 1)
İşin konusu, niteliği ve yöntemi, 2)
Garanti, 3)
Teslim süresi, yeri ve şekli, 4)
Bakım, servis, montaj. (4)
Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en
uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır: a)
Alınacak mal/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması, b)
Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat, c)
Süre, fesih, yenileme şartları, ç)
Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler
ve sigorta sorumlulukları, d)
İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde
uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar. (5)
Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde
işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen
fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış
olması kaydıyla, yeni bir satınalma isteği
yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme
koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri, yeni bir satınalma talep formu doldurulmasını gerektirir. Geçici teminat MADDE 19 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve
işin tahmini bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda geçici teminat
alınabilir. Doğrudan temin ve açık teklif usulü ile yapılacak alımlarda ise
tahmini bedel bildirilmediğinden idarece tespit olunacak miktarda geçici
teminat alınabilir. Kesin teminat MADDE 20 – (1) İhale alan firmadan işin niteliğine göre ve işin
ihale bedeli üzerinden idarece belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir. İhalenin kesinleşmesi MADDE 21 – (1) İhaleler harcama yetkilisinin onayı ile en geç
beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde
yüklenici firmaya tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye
davet edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici
teminatları iade edilir. (2)
Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmanın teminatı irat kaydedilir.
Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin
teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Acıbadem Üniversitesi
Rektörü yürütür. |
||||||