Fatih
Üniversitesinden: FATİH ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Fatih Üniversitesi
tarafından yurtiçinden ve yurtdışından temin edilecek her türlü mal ve hizmet
satın alma, kiralama ve yapım işleri ve bunlara ilişkin yetki, sorumluluk ve
usullere ilişkin esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Fatih Üniversitesinin mal ve
hizmet satın alımları, kiralama ve yapım işleri ile ilgili tüm faaliyetleri
ile satın alma işlemlerinin yapılmasına ve mal ve/veya hizmet satan
kuruluşlara yapılacak ödemelere ilişkin hükümleri kapsar. Dayanak MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981
tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809
sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun Ek 36 ncı
maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen; a)
Acil alımlar: Teknik nedenlerden veya doğal afetlerden dolayı oluşan, anında müdahale edilmediği takdirde maddi
ve manevi zarar doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek beklenmedik acil
durumlar nedeniyle yapılacak alımları, b)
Bilimsel araştırma projesi: Üniversite
tarafından veya her türlü kamu ve özel kurum ve kuruluşlardan veya üçüncü
şahıslardan sağlanan desteklerle yapılacak araştırma projelerini, c)
Birim yöneticisi: Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimlerin
yöneticilerini, ç)
Demirbaş: Her türlü ofis mobilyaları, oturma grubu, elektronik cihazlar ve
ofis teçhizatı, tıbbi cihazlar, makine ve teçhizat gibi malzemeleri, d)
Hizmet alımı: Mal alımları ve yapım işleri dışındaki her türlü periyodik
bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat işleri, dışarıdan alınan her türlü
hizmet satın alımları ile fuar ve organizasyonlardaki stant kurma gibi her
türlü satın alma işlemlerini, e)
Kiralama: Yapılacak her türlü kiralama işlerini, f)
Mütevelli Heyet: Fatih Üniversitesi Mütevelli Heyetini, g)
PBS: Fatih Üniversitesi personelinin elektronik ortamda işlem yapabildiği yazılımı, ğ)
Proje yöneticisi: Bilimsel araştırma proje sorumlusunu, h)
Rektörlük: Fatih Üniversitesi Rektörlüğünü, ı)
Sarf: İlaç ve tıbbi malzeme, kimyasal malzeme, laboratuvar
sarf ve kitleri, gıda, temizlik ve akaryakıt ürünleri ile kırtasiye malzemeleri
gibi dönem içerisinde tüketilen malzemeleri, i)
Satın alma komisyonu: Fatih Üniversitesi İstanbul Birimleri Satın Alma
Komisyonu ile Ankara Birimleri Satın Alma Komisyonunu, j)
Satın alma müdürü: İstanbul Birimleri Satın Alma Müdürü ile Ankara Birimleri
Satın Alma Müdürünü ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Satın Alma Komisyonlarının Yapısı, Mali Limitler ve
Onay Yetkisi Satın alma komisyonlarının yapısı MADDE 5 – (1) Üniversitenin İstanbul ve Ankara birimleri satın
alma komisyonları, her bütçe yılı başında Genel Sekreterin önerisi ve
Rektörün oluru ile Mütevelli Heyet tarafından görevlendirilir. (2)
Gerekli hallerde ilgili birim temsilcileri ve/veya uzman kişiler komisyona
davet edilebilir ve/veya yazılı görüş istenebilir. Mali limitler ve onay yetkisi MADDE 6 – (1) Mütevelli Heyet, her bütçe dönemi başında mali
limitleri ve bu limitlere göre alımı onaylamaya yetkili kurul ve şahısları
belirler. Mali limitler tahmini bedele göre tespit edilir. (2)
Bütçede miktar ve tutarı belirlenen sarf ve işletme malzemelerinin satın alma
çalışmaları, teşkil edilmiş olan komisyonlarca yapılıp Genel Sekreter onayı
ile bitirilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Genel Esaslar ve Uygulama Şekli Genel esaslar MADDE 7 – (1) Genel olarak, alınacak mal ve hizmetlerin o yılın
bütçesinde olması gerekir. Ancak Mütevelli Heyet kararı ile bütçede olmayan
taleplerin alımı gerçekleştirilebilir. (2)
Gayrimenkul alım, satım ve kiralanması Mütevelli Heyet kararı ile yapılır. (3)
Alımların toplu şekilde yapılması esastır. Talebin yapılması MADDE 8 – (1) Talepler, birim yöneticileri tarafından yazılı olarak veya PBS
aracılığıyla yapılır. Teknik şartname ve tahmini
maliyet MADDE 9 – (1) Talebi yapılan mal ve hizmetler için talep eden
birim tarafından teknik şartname hazırlanır. Talepte teknik şartnameyle
birlikte tahmini maliyet de belirtilir. Teknik şartname, mal ve hizmeti
tedarik edecek firmaların aynı vasfı sağlayacak şekilde teklif vermelerini ve
tekliflerin birbirleriyle kolayca mukayesesini sağlayacak şekilde hazırlanır. İdari şartname MADDE 10 – (1) Satın Alma Müdürlüğü talep sahibi kullanıcı
birimler ile birlikte, aşağıdaki hususları kapsayan idari şartname düzenler.
İdari şartnamelerde aşağıdaki bilgiler yer alır: a)
Yaptırılacak işin veya alınacak malın mahiyet, cins ve miktarı, b)
Mal veya hizmeti alıp almamada veya işi yaptırıp yaptırmamada Üniversitenin
yetkili olduğu, c)
Teslim tarihi, yeri, şekli ve uygulanacak usuller, ç)
Ödeme şartları ve yeri, d)
Vergi, resim harç ve diğer masraflarla ilgili giderlerin kim tarafından ne
şekilde ödeneceği, e)
Gerekirse tahmini bedel ve teminat miktarları, f)
Gecikme ve diğer hususlarla ilgili cezai müeyyideler, g)
Teklif sahiplerinden istenen şartlar ve belgeler, ğ)
Satın alma işleminin hangi usulde yapılacağı, h)
Gerekli görülen diğer belgeler. Taleplerin değerlendirilmesi MADDE 11 – (1) Mali limitlere göre belirlenen aralıklarda Satın
Alma Komisyonunun
değerlendirmesi gereken talepler; bütçe, nakit akışı, ihtiyaç,
maliyet ve piyasa şartları kriterlerine göre değerlendirilir. Alımı uygun
görülen talepler
için teklif alma süreci başlatılır. Satın Alma Komisyonu
yukarıdaki kriterlere uygun olmayan talepleri
gerekçeli bir raporla Rektörlüğe bildirir. Hizmet alımları MADDE 12 – (1) Hizmet alımları, gerçekleşmesi istenilen tarihten
otuz iş günü öncesinde ilgili birim tarafından yazılı olarak Rektörlüğe
bildirilir. Satın alma usul ve esaslarına göre siparişi verilen işin yerine
getirilip getirilmediği, hizmeti talep eden birim tarafından takip edilir. İş
bitiminde işin tamamlandığına dair tutanak Satın Alma Müdürlüğü’ne teslim
edilir. Bilgisayar ve donanım malzemeleri
alımı MADDE 13 – (1) Yeni bilgisayar, bilgisayar konfigürasyonlarının
yükseltilmesiyle ilgili gerekli olan her türlü malzeme ile bilgisayar
kullanımı sırasında gerekli her türlü ilave teçhizat gibi malzemeler bilgi
işlem biriminden talep edilir. Bilgi İşlem birimi, talepleri değerlendirerek
Rektörlüğe bildirir. Satın alma usul ve esaslarına göre alım yapılır. Satın
alınan tüm malzemeler ihtiyaç olan birimlerde kullanılmak üzere bilgi işlem
birimine teslim edilir. Bilimsel araştırma projeleri
alımları MADDE 14 – (1) İlgili proje yöneticisi tarafından hazırlanmış ve
Rektörlük tarafından onaylanmış proje formu, Ar-ge
projeleri yönetim ofisi tarafından Satın Alma Müdürlüğüne gönderilir. Proje
yöneticisi tarafından projeli alımlar talep formu ile onaylanmış listedeki
malzemeler talep edilir. Ödeneği varsa alım sürecine başlanır. Talep edilen
malzeme ile ilgili olarak, gerekiyorsa alternatif fiyat araştırması yapılır. Acil alımlar MADDE 15 – (1) Acil alımlar; birim yöneticisi tarafından
gerekçesi belirtilmek suretiyle sözlü veya yazılı olarak Rektörlüğe bilgi
verilerek gerçekleştirilir. Tıp Fakültesi Uygulama ve Araştırma Hastanesinde
önceden kullanılacağı belli olmayan, ameliyat esnasında acilen talep edilen
her türlü mal ve hizmet alımları Başhekimliğe bilgi vermek suretiyle yapılabilir. Tedarik kaynaklarının
araştırılması ve değerlendirmesi MADDE 16 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, talepleri uygun fiyatla,
istenilen zamanda ve aranılan vasıfta temin edebilecek şahıs ve firmaları
tespit eder. Listede yer alan şahıs ve firmaları, Üniversite kalite prensip
ve politikalarına göre değerlendirerek bunlar arasından tedarikçi listesi
oluşturur. (2)
Üniversitenin kalite prensip ve politikalarına göre yıl içinde
değerlendirilen tedarikçi firmalardan uygun kalite ve şartları
sağlayamayanlar Satın Alma Müdürlüğü tarafından tedarikçi listesinden
çıkartılır. Fiyat teklifi alınması MADDE 17 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, satın alınacak mal veya
hizmetin özelliğine göre tedarikçi listesindeki mevcut bilgileri gözden
geçirir ve öncelikle buradan satın alma yoluna gider. Satın alınacak mal veya
hizmet, tedarikçi listesinden temin edilemiyor ise, en az üç teklif alınması
yoluna gidilir. (2)
Aşağıdaki hallerde en az üç teklif alınma şartı aranmaz: a)
Önceki alınan malzemenin devamı niteliğinde olan veya kısa bir süre sonra
yeniden talep edilen ya da firması, fiyat ve özellikleri değişmeyen alımlar. b)
Mütevelli Heyet tarafından belirlenen tutarın altındaki alımlar. c)
Tutarı ne olursa olsun birden fazla üreticisi, ithalatçısı ya da satıcısı
olmayan alımlar. ç)
Bilimsel araştırma projeleri kapsamındaki alımlar. (3)
Üç teklif alınmama nedeni satın alma tutanağında belirtilir. Bu gibi
alımlarda sözlü soruşturma ve pazarlık yoluyla teklif alınabilir. Alınan
teklifler sanal ortamda saklanır. (4)
Fiyat tekliflerinin alınmasında aşağıdaki usullerden herhangi birisi tercih
edilebilir: a)
Kapalı zarfla teklif alma usulü: İstenilen işin veya malın şartnamesindeki
şartlar esas alınarak, yalnız fiyat bakımından en uygun teklifte bulunana
ihale verilme usulüdür. b)
Belli istekliler arasında davet usulü: Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda
Rektörlük tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usüldür. c)
Pazarlık usulü: Alım sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve
İdarenin alım konusunu, işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini
ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usüldür. ç)
Doğrudan temin: İdare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların
ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usüldür.
Tekliflerin değerlendirilmesi MADDE 18 – (1) Bu Yönetmeliğin 17 nci
maddesindeki usul ve esaslara göre alınan teklifler Satın Alma Komisyonu tarafından
değerlendirilir ve bir raporla Rektörlüğe sunulur. Mali limitlere göre
yetkili merci tarafından onaylanan alımlar gerçekleştirilir. Teminat MADDE 19 – (1) İşin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli
üzerinden Komisyon tarafından belirlenen oranda teminat alınabilir. Hakedişli işlerde %10 oranında kesinti yapılır. Teslim ve
tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapıldıktan sonra ilgili
firmaya kesinti iade edilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Kalite Kontrol, Tesellüm, Ödemelerin Yapılması Kalite kontrol MADDE 20 – (1) Satın Alma Müdürlüğü, depoya gelen sarf
malzemelerinin istenilen özelliklerde olup olmadığını, diğer özelliklerini ve
gerekli evrakın uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. Laboratuar için alınan kimyasal maddeler,
cam malzemeler ve laboratuar cihazları, özellikli tıbbi sarflar ve yeni
alınan ilaçlar, talep sahibi ilgili birim tarafından kontrol edilerek kabul
edilir. Satın alınacak malzemeleri talep eden birimin belirttiği özelliklere
göre aşağıdaki esaslar çerçevesinde kontrol yapılır: a)
Göz kontrolü, b)
Boyut kontrolü, c)
Fonksiyonellik kontrolü, ç)
Ambalaj kontrolü, d)
Doküman kontrolü, e)
Adet kontrolü. (2)
İnşaat işlerinde işin istenilen özellikte olup olmadığı Yapı ve Teknik İşler
Müdürlüğü veya kurum dışından uzman bilirkişi marifetiyle yapılır. Talep
edilen mal veya hizmetlerin kabulü için, gerekli görülmesi durumunda,
Rektörlük tarafından daimi ve geçici kabul komisyonları oluşturulabilir. Tesellüm MADDE 21 – (1) Satın alınan bütün mal ve hizmetler aşağıdaki
usule göre teslim alınır; a)
Gelen irsaliye üzerindeki bilgilere göre, depo sorumlusu ve alımı takip eden
Satın Alma Müdürlüğü personeli tarafından sayılarak, tartılarak, ölçülerek ve
teknik şartnamedeki termin, miktar ve vasıflara
uygunluğu kontrol edilerek teslim alınır. b)
Gerekli görülen hallerde kalite kontrolü yapılabilir. Kalite kontrol
sonucunun, satıcı firma yetkilisinin bulunduğu süre içerisinde alınmasının
mümkün olmadığı hallerde, depo sorumlusu ve alımı takip eden Satın Alma
Müdürlüğü personelinin bilgisi dâhilinde irsaliye ve mallar geçici olarak
teslim alınır ve kontrol yapıldıktan sonra uygun görülmezse, malzemeleri
ilgili firmanın alması sağlanır veya kendilerine bilgi verilerek geri
gönderilir. c)
Teknik şartnamede belirtilen miktar ve vasıflara uymayan mal ve hizmet teslim
alınmaz. ç)
Yapım işlerini Yapı ve Teknik İşler Müdürlüğü teslim alır. Gerektiğinde uzman
bilirkişi görüşüne müracaat edilir. Ödemelerin yapılması MADDE 22 – (1) Satın almaya konu olan malzemelerin depolara girişi
yapıldıktan sonra, depo sorumlusu tarafından imzalanan fatura ve irsaliyeler
satın alma sorumlusuna iletilir. Satın alma sorumlusu, fatura ve irsaliyeleri
kendi dosyasındaki ilgili satın alma talep formunun nüshasıyla karşılaştırıp,
mutabık olduklarını gördükten sonra faturayı imzalar. Daha sonra Mali İşler
Müdürlüğüne intikal eden faturalar ödeme planına alınır. BEŞİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Fatih Üniversitesi
Rektörü yürütür. |
||||||