Beykoz Lojistik
Meslek Yüksekokulundan: BEYKOZ LOJİSTİK MESLEK YÜKSEKOKULU SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Beykoz Lojistik Meslek
Yüksekokulu tarafından yapılacak ve yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alım
ve satımı ile kiralama, kiraya verme ve ihaleye ilişkin usul ve esasları
düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; eğitim, teknoloji transferi,
danışmanlık alımı, araştırma projelerinin belirlenmesi ve yaptırılması ile
telif haklarının satın alınması dışında, Beykoz Lojistik Meslek
Yüksekokulunun ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin alımı-satımı, yapımı,
kiralama, taşıma, hizmet ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına
ilişkin hükümleri kapsar. Dayanak MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981
tarihli ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun ek 2 nci
maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen; a)
Başkan: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Mütevelli Heyeti Başkanını, b)
Birim: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunun eğitim-öğretim birimleri ile
idari birimlerini, c)
Mal ve hizmet: 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu
İhale Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan mal ve hizmetleri, ç)
Müdür: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Müdürünü, d)
Mütevelli Heyet: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulu Mütevelli Heyetini, e)
Yüklenici: İşi yapmak üzere kendisiyle sözleşme imzalanan istekliyi, f)
Yüksekokul: Beykoz Lojistik Meslek Yüksekokulunu, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Satın Alma, İhale İşleriyle İlgili Kişi ve
Komisyonlar, Talepler ile Alım ve Yatırımların Belirlenmesine İlişkin Esaslar Satın alma ve ihale işleriyle ilgili kişi
ve komisyonlar MADDE 5 – (1) Yüksekokulda harcama yetkilisi Başkandır. Başkan
bu yetkisini, Mütevelli Heyetin kabul ettiği cari yıl bütçe sınırları içinde
Müdüre devredebilir. (2)
Komisyon kararı gerektiren satın alma veya ihaleler için yetkili
Başkandır. (3)
Satın alma sorumlusu, mali işlerden sorumlu müdürdür. (4)
Satın alma ve ihale komisyonlarına ilişkin esaslar şunlardır: a)
Satın alma komisyonu; biri mali işlerden sorumlu müdür olmak üzere, Müdür
tarafından görevlendirilecek en az üç üyeden oluşur. Komisyon başkanını Müdür
belirler. İşin konusu itibarıyla teknik görüş gerektiren hallerde, ilgili
satın alma olurunda belirtilmek kaydıyla Yüksekokul içinden veya dışından bir
veya daha fazla kişi komisyona üye olarak ilave edilebilir. Müdürlükçe uygun
görülmesi halinde satın alma komisyonuna yardımcı olmak üzere asgari üç
kişilik bir teknik komisyon kurulabilir. b)
Muayene ve kabul komisyonu; satın alma komisyonu tarafından belirlenen ve
onay gören ihale konusu işlerin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen
vasıfta olduğunun tespitine yetkili olarak Müdürlükçe görevlendirilecek en az
üç üyeden oluşur. İhale bedelinin ödenmesi için, muayene ve kabul
komisyonunun uygunluk içeren kararı imzalayıp onaylaması gerekir. Bu komisyon
tarafından kabul edilmeyen işler yenilettirilir. c)
Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve çoğunlukla karar verir. Aynı üye
her iki komisyonda birden görev alamaz. Akademik alımların ve yatırımların
belirlenme esasları MADDE 6 – (1) Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma
altyapısının kurulması kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri
her türlü sınıf, atölye ve laboratuar donanımının alımı ile ilgili planlama
yapılırken dikkate alınacak hususlar şunlardır: a)
Yüksekokulun stratejisine uygunluk, b)
Planlanan veya yapılmış olan yatırımlarla ihtiyacın karşılanıp
karşılanmadığının incelenmesi, c)
Ortak kullanılabilecek ürünlerin belirlenmesi, ç)
Altyapı, eğitim, destek ihtiyaçlarının diğer birimlerle birlikte planlanması, d)
Araştırma projelerinde Yüksekokul dışında kaynak kullanımına özen
gösterilmesi, e)
Belirlenen ihtiyacın ve temel teknik özelliklerin herhangi bir marka
belirtilmeden satın alma isteğinde yer alması. Satın alma esasları MADDE 7 – (1) Satın alma esasları şunlardır; a)
Cari yıl bütçesinde yer almayan kalemden harcama yapılması Başkanın
yetkisindedir. b)
Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden yapılması
gerekir. c)
Mal ve hizmet alımlarında; sadece en düşük fiyat değil, istenilen kaliteyi
verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu, istenilen zamanda teslim ve
bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih edilir. ç)
Yüksekokulun kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının tespitinde, eğitim
hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal stoklarından kaçınılması için
Yüksekokul tarafından gerekli tedbirler alınır. d)
Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla incelenebilir ve anlaşılabilir şekilde
hazırlanır, ihaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı
bilgiler verilir ve rekabet için birden fazla firmanın teklif vermesi
sağlanır. Satın alma talepleri MADDE 8 – (1) Program başkanlıkları ve idari birimler, satın
alınmasını talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu ve ihtiyacın bütün
özelliklerini açıklayan satın alma taleplerini otomasyon sistemi üzerinden
gerçekleştirir. Satın alma talebi, Yüksekokul Sekreterinin onayı ile satın
alma birimine piyasa araştırması yapılmak ve fiyatlandırılmak üzere gönderilir.
Satın alma biriminin fiyatlandırmasını takiben Yüksekokul Sekreteri, Müdür ve
Mütevelli Heyet onayı ile satın alma gerçekleştirilir. Başkan tarafından
belirlenen yetki limitleri dahilinde satın alma
işlemi Müdür onayı ile de başlatılabilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Satın Alma ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme Satın alma ve ihale usulleri MADDE 9 – (1) Satın alma ve ihalelerde aşağıdaki usullerden
biri uygulanır: a)
Kapalı teklif usulü, b)
Açık teklif usulü, c)
Doğrudan temin usulü, ç)
Açık eksiltme usulü. Kapalı teklif usulü MADDE 10 – (1) Kapalı teklif usulünde, teklifler yazılı olarak
yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif
veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf
kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif
mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması, şartnamede teklif mektubu
ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka
verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatların rakam ve
yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, teklif mektuplarının teklif
veren tarafından imzalanması gerekir. En uygun teklif sahibi ile yeniden
pazarlık yapılabilir. Açık teklif usulü MADDE 11 – (1) Açık teklif usulü; niteliği itibariyle açık
teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz
zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya
faks, e-mail ya da internet ortamında alınması suretiyle gerçekleştirilen
satın alma usulüdür. En uygun teklif sahibi ile yeniden pazarlık yapılabilir. Doğrudan temin usulü MADDE 12 – (1) Doğrudan temin usulünde; güzel sanatlara mahsus
el işleri, resim, heykel, tablo, yayın, perakende yiyecek, içecek, çiçek ve
toplu alımlar dışında acil ihtiyaç duyulan kağıt-kırtasiye,
temizlik malzemeleri, yazıcı ve fotokopi makineleri için toner/kartuş ve
benzeri sarf malzemesi bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, yazılım,
araştırma, etüt, proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam,
fotoğraf, film, kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve
gayrimenkul kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetler bir firmadan
doğrudan temin edilir. Onay süreci tamamlanan satın alma talebine istinaden
satın alma işi, doğrudan mali işler birimince gerçekleştirilir. (2)
Bir mal veya hizmet alımı ile onarım işinin kısa bir sürede yerine
getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda
veya distribütör eliyle satıldığı hallerde de
doğrudan temin usulü uygulanır. (3)
Satın almanın bu maddede belirtilen gerekçelerden hangisine göre yapılacağı
konuyla ilgili onayda belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara uygun
olmayan ve şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin
değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satın alma ve ihale komisyonu
karar verir. (4)
Doğrudan temin usulünde, niteliği itibarıyla pazarlık yapılmasına imkan sağlanır. (5)
Doğrudan temin usulünde bir defada yapılan alımın tutarı toplam bütçe
tutarının % 2’sini geçemez. Açık eksiltme usulü MADDE 13 – (1) Açık eksiltme usulü; malın/hizmetin fiyat,
nitelik ve zaman hakkında yüklenici tarafından teklifte bulunulması suretiyle
eksiltme yapılmasıdır. Hangi hususlarda teklif istenildiği, teklifin şart
veya şartlara tabi olup olmadığı şartnamede belirtilir. Teslim alma ve ödeme MADDE 14 – (1) Satın alma işinin tamamlanmasını müteakip beş iş
günü içinde muayene
ve kabul komisyonu toplanır. Komisyon, işin satın alma komisyonunun kararı
doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını onaya sunar.
Onaylanan karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere mali işler birimine
iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla satın alma ve ihale
komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için talep sahibinin,
alınan mal/hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet teslim fişini
onaylaması gerekir. (2) Gerekli onayları tamamlanmış
olan fatura, mali işler birimi tarafından, yüklenici ile anlaşılmış ödeme
şartları çerçevesinde ödenir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Şartnameler ve Sözleşme, Teminatlar, İhaleye
Giremeyecekler ve İhalenin Kesinleşmesi Şartnameler ve sözleşme MADDE 15 – (1) Yapılacak alımlara ilişkin şartnameler, bu
Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre mali işler birimince
hazırlanır. (2)
Şartnamelerde, satın alma konusu işlerin her türlü idari ve teknik özelliği
belirtilir. Şartnamelerde işin mahiyetine göre konulacak olan özel ve teknik
şartların yanında gerekli hallerde ek hususlara da yer verilir. (3)
Şartnameler, idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan; a)
İdari şartname: Yapılacak işin idari prosedürünün
isteklilere duyurulması amacıyla mali işler birimince hazırlanır. İşin
niteliğine göre aşağıdaki hususların tamamına yada
bir kısmına veya diğer ek şartlara uygun bir sırada yer verilir. 1)
İşin konusu, 2)
Teklifin şekli ve son gönderme tarihi, 3)
Teminat alınıp alınmayacağı, alınacaksa miktarı, 4)
Opsiyon müddeti, 5)
İşin süresi, 6)
Ödeme durumu, 7)
Teslim şekli, 8)
Vergi ve harçlar, 9)
Gümrük işleri, 10)
İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar, 11) Yüksekokulun alımı yapıp
yapmamakta ve işi dilediğine vermekte serbest olduğu, işin ve siparişin
durdurulması veya iptali, 12)
Uyuşmazlıkların çözümü. b)
Teknik şartname: İşin ihtiyaca uygun olarak gerçekleştirilmesi için gerekli
teknik açıklamaları ve şartları içeren şartnamedir ve istekte bulunan birim
ile mali işler birimi tarafından hazırlanır. Otomasyon sistemi üzerinden istekte bulunan
birimin hazırladığı satın alma talebinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik
açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre
teknik şartname olarak kabul edilir: 1)
İşin konusu, niteliği ve yöntemi, 2)
Garanti, 3)
Teslim süresi, yeri ve şekli, 4)
Bakım, servis, montaj. (4)
Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en
uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması
halinde satın alma komisyonu kararının onaylayıp kesinleşmesini takiben onbeş gün içinde sonuç ilgili yükleniciye bildirilir ve
yüklenici sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı
yatırmaya davet edilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususlar yer alır: a)
Alınacak malın/hizmetin net ve ayrıntılı olarak açıklaması; malın tanımı,
hizmetin konusu, yapılacak iş ve şartlar, b)
Alınacak mal/hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli hallerde teminat, c)
Süre, fesih, yenileme şartları, ç)
Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve benzeri mali yükümlülükler
ve sigorta sorumlulukları, d)
İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi gibi hallerde
uygulanacak cezai şartlar ve Yüksekokul için doğacak haklar. (5)
Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme süresi tamamlandığı halde
işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği takdirde sözleşmede belirtilen
fiyat veya devresel fiyat artışları dışında bir fiyat artışı yapılmamış
olması kaydıyla, yeni bir satın alma talebi yapılmasına gerek duyulmadan
sözleşme yenilenebilir. Ancak mevcut sözleşme şartları aynı kalmak kaydıyla,
ek hizmet istekleri için, yeni bir satın alma talebi yapılması gerekir. Geçici teminat MADDE 16 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve
işin tahmini bedeli üzerinden Yüksekokul tarafından belirlenen oranda geçici
teminat alınır. Teklif alma usulü ile yapılacak alımlarda ise tahmini bedel
bildirilmediğinden Yüksekokul tarafından tespit olunan miktarda
geçici teminat alınır. Kesin teminat MADDE 17 – (1) İhaleye gireceklerden işin niteliğine göre ve
işin tahmini bedeli üzerinden Yüksekokul tarafından belirlenen oranda kesin
teminat alınabilir. İhaleye giremeyecekler MADDE 18 – (1) Doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici olarak
kendileri veya başkaları adına ihaleye giremeyecek olanlar şunlardır: a)
Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak
istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra, taahhüdünden vazgeçen ve
mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun
olarak yerine getirmediği tespit edilenler, iki yıla kadar ihalelere
alınmazlar. b)
Kanunlarla ve hükümet kararı ile geçici veya devamlı olarak; genel, katma ve
özel bütçelerle idare olunan kurum ve kuruluşlar ile özel kanunlarla kurulmuş
bankalar ve iktisadi devlet teşekküllerinden ihalelerine girmekten men
edilmiş olanlar. İhalenin kesinleşmesi MADDE 19 – (1) İhaleler harcama yetkilisinin onayı ile en geç
beş iş günü içerisinde kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde
yükleniciye tebliğ edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet
edilir. Kendisine ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade
edilir. (2)
Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenicinin teminatı irat kaydedilir.
Yüklenicinin Yüksekokula maddi zarar vermesi durumunda bu zarar, kesin
teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade edilmez. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 20 – (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde,
ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Mütevelli Heyet kararları uygulanır. Yürürlük MADDE 21 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 22 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Beykoz Lojistik Meslek
Yüksekokulu Müdürü yürütür. |
||||||