|
Tarım
ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumundan:
TARIM
VE KIRSAL KALKINMAYI DESTEKLEME KURUMUNUN
AKREDİTASYONU
VE AKREDİTASYON KRİTERLERİNİN
UYGULANMASINA
İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ
BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Kısaltmalar
Amaç
MADDE
1 − (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Tarım ve Kırsal Kalkınmayı
Destekleme Kurumunun, Avrupa Birliğinin Katılım Öncesi Mali İşbirliği
Aracının Kırsal Kalkınma Bileşeni kapsamında öngördüğü genişletilmiş merkezi
olmayan uygulama sistemi uyarınca akreditasyonu, akreditasyon kriterleri ve bu kriterlerin uygulanmasına ilişkin usul
ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE
2 − (1) Bu Yönetmelik; Tarım ve Kırsal Kalkınmayı
Destekleme Kurumunun Avrupa Birliğinin akreditasyon şartlarını
sağlayabilmek için taşıması gereken asgari kriterleri,
akreditasyon sürecini ve akreditasyon kriterlerinin uygulanmasına yönelik
usul ve esasları kapsar.
Dayanak
MADDE
3 − (1) Bu Yönetmelik, 4/5/2007
tarihli ve 5648 sayılı Tarım ve Kırsal Kalkınmayı Destekleme Kurumu Kuruluş
ve Görevleri Hakkında Kanunun 20 nci maddesine
dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE
4 − (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) AB: Avrupa Birliğini,
b) Bakanlık: Tarım ve Köyişleri Bakanlığını,
c) Başkan: Tarım ve Kırsal
Kalkınmayı Destekleme Kurumu Başkanını,
ç) Çerçeve Anlaşma: Avrupa
Komisyonu ve Türkiye Cumhuriyeti arasında imzalanan, AB Katılım Öncesi
Yardım Aracının tüm bileşenlerine ilişkin ve bu araca ilişkin Uygulama
Tüzüğü temelinde taraflar arasındaki işbirliği prensiplerini ortaya koyan
anlaşmayı,
d) Denetim Otoritesi: Katılım
Öncesi Yardım Aracının yönetim ve kontrol mekanizmalarının işlerliği ve
etkinliğini denetlemek üzere görevlendirilen Hazine Kontrolörleri Kurulunu,
e) Faydalanıcı: Proje başvurusu
kabul edilen başvuru sahibini,
f) Hassas pozisyon: Personelin
üçüncü kişilerle olan ilişkilerinin veya sahip oldukları bilginin sağladığı
nüfuzu kötüye kullanmakla karşı karşıya kalabileceği pozisyonlardır,
g) IPA: AB Katılım Öncesi
Yardım Aracını,
ğ) IPARD: AB Katılım Öncesi Yardım Aracının
Kırsal Kalkınma Bileşenini,
h) Kurum: Tarım ve Kırsal
Kalkınmayı Destekleme Kurumunu,
ı) Program: IPARD Programını,
i) Sektörel
Anlaşma: Türkiye Cumhuriyeti Hükümeti ve Avrupa Komisyonu arasında Türkiye
Cumhuriyetine yönelik AB mali yardımına ilişkin işbirliği ve katılım öncesi
yardım aracı beşinci bileşeni
− kırsal kalkınma bileşeni − kapsamındaki yardımın
uygulanması için kurallar hakkında anlaşmayı,
j) Sözleşme: Faydalanıcı ile
Kurum arasında yapılan hibe sözleşmesini,
k) Ulusal Fon: Ulusal
Yetkilendirme Görevlisinin sorumluluğu altında, Katılım Öncesi Yardım Aracı
çerçevesinde sağlanacak yardımların mali yönetimi ile görevli olan Hazine
Müsteşarlığı birimini,
l) Ulusal Yetkilendirme
Görevlisi: AB’den sağlanacak fonların mali yönetimi, işlemlerin mevzuata
uygunluğu ile yönetim ve kontrol sistemlerinin etkin işlemesinden sorumlu
olan Hazine Müsteşarını,
m) Yetkili Akreditasyon
Görevlisi: Ulusal Yetkilendirme Görevlisi ve Ulusal Fonun akredite
edilmesi, ulusal yetkilendirme sürecinin izlenmesi ve ihtiyaç halinde
gerekli tedbirlerin alınması hizmetlerini yürütmekten sorumlu olan Hazine
Müsteşarlığından sorumlu Devlet Bakanını,
n) Yönetim Otoritesi: AB
katılım öncesi mali işbirliği aracı Kırsal Kalkınma Programının
hazırlanması, uygulanmasının izlenmesi, değerlendirilmesi, raporlanması,
koordinasyonu ve tanıtımından sorumlu Bakanlık Strateji Geliştirme
Başkanlığını
ifade
eder.
İKİNCİ
BÖLÜM
Yönetim ve Kontrol Sistemlerini Oluşturan Yapılar,
Yetkililer ve Birimler
Yönetim ve kontrol sistemlerini oluşturan yapılar, yetkililer ve
birimler
MADDE
5 − (1) Yönetim ve kontrol sistemlerini oluşturan yapılar,
yetkililer ve birimler şunlardır:
a) Ulusal Yetkilendirme
Görevlisi.
b) Ulusal Fon.
c) Uygulama birimleri:
1) Kurum.
2) Yönetim Otoritesi.
ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM
Akreditasyon
Kriterleri
Görevler
MADDE
6 − (1) Yönetim görevleri program izleme, değerlendirme,
raporlama ve eşgüdümden oluşur. Bu görevleri Yönetim Otoritesi yerine
getirir.
a) Program izleme görevinin
amacı; Programın uygulanmasının etkililiğini ve kalitesini izlemektir.
İzleme; ilgili fiziki, çevresel ve mali göstergelere ilişkin olarak
yürütülür. Ayrıca bu görev, finanse edilmek üzere seçilen faaliyetlerin,
program için geçerli kriterler ve mekanizma
uyarınca seçilmesini ve ilgili AB kurallarına ve ulusal kurallara uygun
olmasını sağlar.
b) Değerlendirme görevinin
amacı; AB fonlarından yapılan yardımın kalitesini, etkililiğini ve
tutarlılığını ve Programın stratejisini ve uygulanmasını iyileştirmektir.
Değerlendirmeler kaynakların ne derecede kullanıldığını, programlamanın
etkililiği ve verimini ve tanımlanan öncelikler üzerindeki sosyoekonomik
etkisini inceler ve genel bir kural olarak, bunlarla birlikte başarı kriterleri ve göstergeleri de bulunur.
c) Raporlama görevinin amacı;
Programın uygulamasının ve projelerin ve tedbirlerin her birinin
ilerleyişinin, uygun bilgi ve iletişim sistemleri kullanılarak, tedbirin
etkili ve verimli biçimde uygulanmasını sağlamaya yardım edecek şekilde
raporlanmasını sağlamaktır.
ç) Eşgüdüm görevinin amacı;
Programın uygulanma kalitesini izlemek için gereken belgeleri sağlayarak,
IPARD İzleme Komitesi’nin çalışmasını yönlendirmek ve izlemektir.
(2) Ödeme fonksiyonları;
taahhüt ve ödemelerin izin ve kontrolü, ödemelerin yapılması, taahhüt edilen
miktarların ve ödemelerin muhasebeleştirilmesi ve hazine yönetiminden
oluşur.
a) Taahhütlerin ve ödemelerin
izin ve kontrolü
görevi, Kurum tarafından yerine getirilir. Bu görevin amacı,
projelerin onayı için yapılan başvuruların ve sonrasında talep sahibine
veya onun vekiline ödenecek miktarın Anlaşmalara ve AB yardım kurallarına
uygun olup olmadığını belirlemek olup, diğerlerinin yanı sıra bu görev
harcamaların usulüne ve hukuka uygunluğuna ilişkin yapılanlar başta olmak
üzere aşağıdaki idari ve yerinde kontrolleri içerir:
1) Onay başvurularının ve ödeme
taleplerinin uygunluğunun kontrol edilmesi,
2) Proje onayları ile ilgili
olarak üstlenilen taahhütlere uyulduğunun kontrol edilmesi,
3) Gerekli hallerde, ihale ve
sözleşme usullerinin kontrolü ve yapılan işin veya sunulan hizmetlerin
doğrulanması.
Kontroller, hem proje onayı
öncesi hem de sonrasında yapılır ve proje öncesi seçim kontrollerini,
yeniden ölçümleri, sağlanan mal veya hizmetlerin miktar ve kaliteleri
konusunda yapılan kontrolleri, analiz veya örneklem yoluyla kontrolleri,
ödeme öncesi ve
ödeme sonrası kontrolleri, harcamaların usulüne ve mevzuata
uygunluğu konusunda Anlaşmaların uygulanması için tüm özel hükümleri
içerebilir. Usulüne ve mevzuata uygunluğun tesis edilmesi için, gerekli
hallerde kontroller, ekonomik mali değerlendirmeleri ve özel bir tarımsal,
teknik veya bilimsel yapıdaki kontrolleri kapsayabilen teknik yapıdaki
incelemeleri içerir.
b) Ödemelerin yapılması
görevinin amacı, faydalanıcıya veya onun vekiline izin verilen meblağı
ödemek için Kurumun ödeme emri çıkarmasıdır. Bu görev Kurum tarafından
yerine getirilir.
c) Taahhüt edilen miktarların
ve ödemelerin muhasebeleştirilmesi görevinin amacı, tüm taahhüt edilen
miktar ve ödemelerin IPARD harcamaları hesaplarının, normalde bir
elektronik veri işleme sistemi şeklinde olan ayrı hesap defterlerine
kaydedilmesi ve Avrupa Komisyonuna, yapılan harcama bildirimlerini de
içeren periyodik harcama özetlerinin hazırlanmasıdır. Hesap defterlerinde,
başta ibra edilmemiş borçlular olmak üzere, fonlar tarafından finanse
edilmiş varlıklar da kaydedilir. Bu görev Kurum ve Ulusal Fon tarafından
yerine getirilir.
ç) Hazine görevinin amacı,
banka hesaplarının düzenlenmesi, Avrupa Komisyonundan fon talep edilmesi,
ortak finansman bileşenlerinin mevcut ve tam olduğunun doğrulanması, Avrupa
Komisyonundan alınan fonların Kuruma veya nihai faydalanıcılara
aktarılmasına izin verilmesi ve Avrupa Komisyonuna üç aylık ve yıllık
beyanları içeren mali bildirimin düzenlenmesidir. Bu fonksiyon Ulusal Fon
tarafından yerine getirilir.
(3) Uygulama görevleri, Kurum,
Yönetim Otoritesi ve Ulusal Yetkilendirme Görevlisi tarafından yerine getirilir.
Bu görevler şunlardır:
a) Seçim: Bu görevin amacı,
Program için geçerli kriterler, mekanizmalar ve
kurallar ile uyumlu faaliyetleri seçmektir. Bu görev Kurum tarafından
yerine getirilir.
b) Tanıtım görevi: Bu görevin
amaçları;
1) Sözleşme yükümlülükleri ve
bu yükümlülüklere uyulmaması halinde olası yaptırımlar ile başvuru çağrılarının
yayınlanması hakkındaki bilgileri içeren uygunluk hüküm ve koşullarının
tanıtımını yapmak ve gerektiğinde iş başlatma onayını vermek,
2) AB’nin rolünü vurgulamak ve
AB yardımının şeffaflığını sağlamaktır. Bu görev Kurum ve Yönetim Otoritesi
tarafından yerine getirilir.
c) Güvence görevi: Bu görevin
amacı, Yetkili Akreditasyon Görevlisi ve Avrupa Komisyonuna IPARD harcamasının
mevzuata ve usule uygunluğu ve bu harcama ile ilgili herhangi bir
usulsüzlüğün tam teşhisi ve derhal bildirilmesi konusunda güvence vermek ve
tespit edilen usulsüzlükler ile bağlantılı olarak gerekli mali ayarlamaları
yapmaktır. Bu görev Ulusal Yetkilendirme Görevlisi tarafından yerine
getirilir.
(4) Kurumsal yapı, yetki ve
sorumluluğun tüm uygulama düzeylerinde açıkça tahsisi ve sorumluluklarının
bir organizasyon şemasında tanımlanması gereken ilk üç ödeme görevinin
birbirinden ayrılmasını sağlar. Kurumsal yapı, teknik hizmetleri ve iç
denetim hizmetini içerir.
İnsan kaynakları standartları
MADDE
7 − (1) Yönetim ve kontrol sistemlerinin yapıları, yetkilileri
ve birimleri, aşağıdakileri sağlar:
a) Üst yönetim tarafından şart
koşulan etik ve dürüstlük politikalarının tüm organizasyon genelinde
anlaşılmasını.
b) Faaliyetleri gerçekleştirmek
üzere hassas pozisyonlar da dahil olmak üzere
uygun insan kaynaklarının tahsisini ve farklı işlem düzeylerinde gereken
teknik vasıfların mevcut olmasını.
İnsan kaynakları, uygun teknik
vasıflara ve deneyime, dil becerisine sahip olur ve AB Programlarının uygulanması
konusunda uygun eğitim alır.
c) Görevlerini yerine
getirmeleri için birim ve bireylere tam yasal yetkinin verilmesini.
ç) Yöneticilerin yetkisindeki
mali sınırların belirlenmesi dâhil, teşkilat genelinde tüm görev ve
mevkiler için hesap verilebilirliğin, sorumluluğun devri ve gerekli olan
ilgili yetkilerin resmi ve yazılı olarak tesis edilmesini.
Taahhütler veya üçüncü
taraflara yapılan ödemeler için, işlemlerin tüm veçhelerinden tek bir
yönetici sorumlu olur. Görev bildirimleri, iş tanımları ve benzerleri her
zaman bilinir ve günceldir.
d) Görev dağılımının, herhangi
bir bireyin, IPARD’a yüklenen ödemelerin
tahakkuku, ödemenin yapılması ve muhasebesi görevlerinden ancak bir
tanesinden sorumlu olacak şekilde düzenlenmesini; herhangi bir bireyin
yaptığı işin ikinci bir bireyin söz konusu işi yeniden yapması yoluyla
gözetim altında tutulmasını ve bu görev dağılımının ilgili mevzuata uygun
olmasını.
Bu görevlerin her biri,
sorumlulukları bir organizasyon şemasında tanımlanacak olan ayrı birer
idari alt birimin sorumluluğudur.
e) Personel planlama, işe alım,
eğitim ve değerlendirmenin tüm operasyon düzeylerinde uygun olmasını ve
hassas pozisyonlardaki personelin rotasyonu için veya alternatif olarak
bunların artan biçimde gözetimi için bir politikanın bulunmasını.
f) Aşağıdakiler için uygun
tedbirlerin alınmasını:
1) Taahhütlerin ve ödemelerin
doğrulanması, tahakkuku, ödemenin gerçekleştirilmesi ve muhasebesi ile
ilgili olarak sorumluluk gerektiren veya hassas bir pozisyonda bulunan
kişilerin ayrıca Kurum dışında başka görevleri de yerine getirmesi halinde
ortaya çıkabilecek herhangi bir çıkar çatışmasının belirlenmesi, bunun
önlenmesi ve uygun kontrollerin yapılmasının sağlanması.
Çıkar çatışmalarının önlenmesi
için tüm personel bir gizlilik ve tarafsızlık beyanında bulunur ve bunu
imzalar,
2) Organizasyonun imajını
zedeleyebilecek usulsüzlüklerin, bunları bildiren memurların korunması da
dâhil olmak üzere, düzgün bir biçimde rapor edilmesinin ve izlenmesinin
sağlanması.
Yetki verilmesi
MADDE
8 –
(1) Değerlendirme, raporlama, onaylama ve kontrol görevlerinin bir kısmı
veya tamamı aşağıdaki koşulların sağlanması şartıyla başka birimlere
verilebilir:
a) Yetki verilen birim ile
yönetim ve kontrol sistemlerine ait ilgili yapı, yetkililer ve birimler
arasında sunulacak bilginin ve destekleyici belgelerin yapısını ve bu
bilgilerin sunulmalarına yönelik bir zaman sınırı belirleyen yazılı bir
anlaşma yapılır. Anlaşma yönetim ve kontrol sistemlerinin akreditasyon kriterlerine uymasına imkân tanır. Yeterli bir denetim
izi muhafaza edilir.
Başka birimler tarafından
yerine getirilen görevleri de içeren bütün sistem bir teşkilat şemasında
düzenlenir.
Anlaşma, Türkiye veya AB’nin
usulünce yetkilendirilmiş birim veya temsilcilerinin, bu yetki verilmiş
birimler tarafından tutulan bilgilere erişimini ve bu görevlilerin projeler
ve yardım alanlar hakkındaki kontrollerin yürütülmesi de dâhil başvuruların
soruşturulması ve görevlerini yerine getirmek için gereksinim duydukları
tüm diğer bilgileri sağlar.
b) İlgili yönetim ve kontrol
sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, her durumda fonun etkin
yönetiminden sorumlu olmaya devam eder.
c) Yetki verilen birimin,
özellikle Anlaşmalara uygunluğun kontrolü ve doğrulanmasına ilişkin
sorumluluk ve yükümlülükleri açıkça tanımlanır.
ç) İlgili yönetim ve kontrol sistemlerinin
yapıları, yetkilileri ve birimleri, yetki verilen birimin sorumluluklarını
başarılı bir şekilde yerine getirmesini sağlamak için etkili bir sistem
kurmasını sağlar.
d) Yetki verilen birim, ilgili
yönetim ve kontrol sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimlerine,
sorumluluklarını gerçekten yerine getirdiğini açıkça teyit eder ve
kullanılan vasıtaları açıklar.
e) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin ilgili yapıları, yetkilileri ve birimleri, yapılan işin
tatmin edici standartta ve Anlaşmalarla uyumlu olduğunu teyit etmek üzere,
yapılan kontrollerin örnekleme yoluyla tekrarını da içerecek şekilde,
verilen görevleri düzenli olarak gözden geçirir.
f) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin ilgili yapıları, yetkilileri ve birimleri, uygulanan
kontrollerin sonuçları hakkında düzenli olarak ve zamanında
bilgilendirilir; böylece bir talep onaylanmadan veya sonuçlandırılmadan, ya
da bir fatura ödenmeden önce kontrollerin yeterliliği her zaman için
dikkate alınır. Yapılan iş, her başvuru ve talep, başvuru ve talep kümesi
ile birlikte verilen bir raporda veya gerekli hallerde bir yılı kapsayan
bir raporda ayrıntılı şekilde tarif edilir. Raporla birlikte onaylanan
başvuru ve taleplerin uygunluğu ile yapılan işin yapısı, kapsamı ve
sınırlarını tasdik eden bir belge verilir. Rapor, gerçekleştirilen fiziki
ve idari kontrolleri, tarif edilen yöntemi, tüm teftişlerin sonuçlarını ve
rapor edilen herhangi bir uyuşmazlık ve usulsüzlükle ilgili olarak yapılan
işlemleri belirtir. Yönetim ve kontrol sistemine ait ilgili yapılar,
yetkililer ve birimlere sunulan destekleyici belgeler, ödeme izni verilen
talep ve faturaların uygunluğu üzerine gerekli tüm kontrollerin yapıldığı
güvencesinin verilmesi açısından yeterli nitelikte olur.
g) Kurum, proje onaylanmadan ve
destek verilmeden önce, yetki verilen diğer birimlerin bu Yönetmelikte şart
koşulan kriterlere uygun usulleri izlediklerinden
emin olur.
ğ) Onaylanmış
talepler, yapılan harcamalar ve gerçekleştirilen kontroller ile ilgili
belgeler ve hatta seçilmeyen projelerle ilgili belgelerin diğer birimlerde
tutulması durumunda, hem bu birimler hem de Kurum; Ulusal Fon veya Kurum
tarafından yapılan özel ödemelere ilişkin bu tür tüm belgelerin bulunduğu
yerin kaydedilmesini sağlamaya yönelik usulleri belirler ve bu belgeleri
bürolarında, aşağıda sıralanan ve bu tür belgeleri normal olarak teftiş
etme hakkına sahip kişi ve birimlerin talebi üzerine teftişe hazır
bulundurur:
1) Taleple ilgilenen Kurum
personeli,
2) Ulusal Fon veya Kurumun iç
denetim birimleri,
3) Ulusal Yetkilendirme
Görevlisinin yıllık beyanını onaylayan Denetim Otoritesi,
4) Ulusal Yetkilendirme
Görevlisi veya Yetkili Akreditasyon Görevlisinin usulünce yetkilendirilmiş
görevli ya da temsilcileri,
5) Avrupa Birliğinin usulünce
yetkilendirilmiş birim veya temsilcileri.
h) Denetim Otoritesi, verilen
görevler hakkında, bunlar kendisi tarafından yönetiliyorlarmış gibi rapor
verir.
ı) Ödeme ile taahhüt ve ödeme
muhasebesi görevleri hiçbir şekilde devredilemez.
Yönetim ve kontrol sistemleri
MADDE
9 − (1) Yönetim ve kontrol sistemlerinin yapıları,
yetkilileri ve birimleri aşağıdakileri sağlar:
a) Risk tanımlama,
değerlendirme ve yönetimi kapsamında, başta risklerin önemiyle bağlantılı
olarak yeterli kontrol kaynaklarının tüm alanlarda uygulanması olmak üzere,
risklerin tanımlanması ve yönetimi.
b) Hedef belirleme ve hedeflere
yönelik kaynakların tahsisi kapsamında, çıktı ve etki seviyesinde uygun ve
ölçülebilir hedeflerin tüm seviyelerde oluşturulması ve organizasyon
genelinde anlaşılması, şeffaf, iyi mali yönetim ilkelerine riayet ederek,
söz konusu hedeflere yönelik olarak kaynakların yeterli biçimde tahsis
edilmesi, bu hedeflere dair sorumluluğun net olması.
c) Uygulama sürecinin
planlanması kapsamında, hedeflere ulaşmak için gereken adımların net bir
biçimde planlanması, her adım için zamanlama ve sorumluluk ile gerekli
hallerde kritik yol analizlerinin kabul edilmesi.
Genel yazılı prosedürler
MADDE
10 − (1) Genel olarak, aşağıdakileri sağlamak için uygun prosedürler benimsenir:
a) Bir işlemdeki tüm adımların
ön ve uygulama sonrası olmak üzere çifte kontrolü ve aynı işleme ilişkin
süreçte farklı görevlerin farklı personele verilmesi durumunda, bazı
otomatik çapraz kontrollerin yapılması,
b) Sadece pasif veya teorik bir
kavram olarak değerlendirilmeyen sorumluluğun; yardımcı aktörlere verilen
görevlerin, onlardan gelen yıllık güvence beyanları da dâhil olmak üzere,
hesap verilebilir biçimde yönetimi yoluyla etkin gözetim ile desteklenmesi,
c) İstisnaların, ilgili
seviyede onaylanan normal işlemlere getirilen istisnaların, onaylanmamış
istisnaların ve tespit edildiğinde kontrol hatalarının her zaman
kaydedilmesi, yazılması, uygun seviyelerde incelenmesi ve rapor edilmesi,
ç) Herhangi bir kaynaktan
tespit edilen bir iç kontrol zaafı ve yönetimin müdahalelerinin kaydedilmesi
ve izlenmesi,
d) Veri kaybı ve personelin
olmaması gibi devamlılığa yönelik önemli risklerin tespit edilmesi ve
mümkün olduğunda acil durum planlarının devreye sokulması,
e) Prosedürlerde ve Programdaki
her değişikliğin ve özellikle mali hükümlerle ilgili olanların kaydedilmesi
ve el kitapları, talimatlar, veritabanları, kontrol listelerinin zamanında
güncellenmesi.
Başvuru ve taleplerin onaylanması prosedürleri
MADDE
11 − (1) Gerekli hallerde, yönetim ve kontrol sistemlerinin
yapıları, yetkilileri ve birimleri, aşağıdaki prosedürleri veya eşdeğer güvence
sunan prosedürleri kabul eder:
a) Talep, fatura, destek
belgeler ve kontrol raporları ile başvuruların alınması, kaydedilmesi ve
proje onayı için işlemden geçirilmesi için kullanılacak tüm belgelerin bir
listesini de içeren ayrıntılı yazılı prosedürler
belirlenir. Bu prosedürler,
sadece ödeme taleplerinin veya proje seçim kriterlerine uygun olarak
seçilen projelerin işlemden geçirilmesini ve projenin denetlenmesi için tüm
ilgili belgelerin bulunduğu bir proje dosyasının tutulmasını sağlar.
b) Tahakkuktan sorumlu her
personelin görevine ilişkin detaylı bir kontrol listesi hazırlanır ve ödeme
talebinin ekleri arasında bu kontrollerin yapılmış olduğuna dair, sözkonusu personelin onayı yer alır.
c) Onaydan sorumlu her
personelin elinde, yapması gereken teyitlerin ayrıntılı bir kontrol listesi
bulunur ve talebi destekleyen belgeler arasında, söz konusu personelin bu
kontrollerin yapıldığına dair tasdik belgesi yer alır. Bu tasdik, daha önce
belirlenen ve kontrol şartlarına tabi elektronik araçlar ile de
verilebilir. Yapılan iş daha
kıdemli bir personel tarafından gözden geçirilir. Projelerin analizi,
değerlendirilmesi ve kabulü yazılı olarak belgelendirilir ve proje analizi
sağlam mali yönetim ilkelerine göre yapılır.
ç) Bir başvuru veya talebe ilişkin ödeme
izni, ancak başvuru veya talebin Anlaşmalara uygun olduğunun doğrulanmasına
yönelik yeterli kontroller yapıldıktan sonra verilir. Bu kontroller,
özellikle ortaya çıkan risklerle yakından ilgili dolandırıcılık ve
usulsüzlükleri tespit etmeye ve önlemeye yönelik olarak, ödeme talebi
yapılan tedbire ilişkin düzenlemede yer alan kontroller ile Çerçeve
Anlaşmanın ilgili maddesine göre gerekli kontrolleri içerir. Tahakkuk
görevinin bir parçası olarak başvurular; hüküm ve koşullara uyulması,
uygunluk, belgelerin tamlığı, destek belgelerin doğruluğu ve fatura
tarihine yönelik kontrollere tabi tutulur. Gerçekleştirilecek tüm
kontroller bir kontrol listesinde belirtilir ve her başvuru ve talep veya her
başvuru ve talep kümesi için bunların yapıldığı kanıtlanır. Hizmet ya da
temin edilen mallara ilişkin olarak yapılan kontroller aşağıdakileri
kapsar:
1) Belge kontrolü: faturadaki
mal veya hizmetlerin miktar, kalite ve fiyatının, sipariş verilen mal veya
hizmetlerin miktar, kalite ve fiyatlarıyla tutarlı olmasını sağlar.
2) Fiziki kontrol: mal veya
hizmetlerin miktar ve kalitesinin, faturada veya talep formunda
belirtilenlerle tutarlı olmasını sağlar. Bu hizmet ve mal kontrolü ayrıca
teslimat sırasında sürekli olarak, diğer bir ifade ile ilk veya ara
ödemeler yapıldığında da yapılabilir.
d) Yönetim, yapılan
kontrollerin sonuçları hakkında düzenli olarak ve zamanında, uygun düzeyde,
bilgilendirilir. Böylece bu kontrollerin yeterliliği, talep sonuçlandırılmadan
önce değerlendirilmiş olur.
e) Yapılan iş, her talep, talep
kümesine eşlik eden bir raporda veya gerekli hallerde bir mali yılı
kapsayan bir raporda ayrıntılı şekilde tarif edilir. Rapora, onaylanan
taleplerin uygunluğu ve yapılan işin yapısı, kapsamı ve sınırlarına ilişkin
bir tasdikname eklenir. Buna ek olarak yardımın verilmesi için gereken kriterlere uyulduğuna ve kamu alımı ve çevre kurallarına
riayet başta olmak üzere Anlaşmaların tüm geçerli kurallarına uyulduğuna
dair bir güvence bulunur. Fiziksel veya idari kontroller birkaç örnek
üzerinden yapılmış ise, seçilen talepler ve örnekleme metodu açıklanır ve
tüm incelemelerin sonuçları ile uyuşmazlıklar ve usulsüzlüklere ilişkin
olarak alınan tedbirlerin sonuçları raporlanır. Destek belgeler, tahakkuku
gerçekleşen ödemelerin uygunluğuna yönelik tüm gerekli kontrollerin
yapılmış olduğunu kanıtlayacak nitelikte olur.
f) Talep sahiplerinden gelen
başvurular, süresi içinde işleme tabi tutulur.
g) Onaylanan talepler ve
uygulanan kontroller ile ilgili kağıt veya
elektronik belgelerin başka birimlerde tutulduğu durumlarda, hem söz konusu
birimler hem de yönetim ve kontrol sistemlerine ait ilgili yapılar,
yetkililer ve birimler Kurum tarafından yapılan belirli ödemelere ilişkin
bu tür tüm belgelerin bulunduğu yerin kaydedilmesini sağlamaya yönelik
prosedürleri belirler.
ğ) Sektörel
Anlaşmanın 61 inci maddesinin yedinci fıkrası hükümleri saklı kalmak
koşuluyla, başvuruların değerlendirilme kriterleri
ve bunların öncelik sıraları açıkça tanımlanır ve belgelenir.
Ödeme ve bütçe prosedürleri
MADDE
12 − (1) Ödeme ve bütçe prosedürleri
aşağıdaki gibi düzenlenir:
a) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, Ulusal Otoritenin
sözleşmeden kaynaklanan taahhütlerini, Avrupa Komisyonu finansmanında
gecikme veya kesinti olmaksızın yerine getirebilmesini sağlamak için
gereken usulleri benimser.
b) Prosedür, ödemelerin sadece
nihai faydalanıcılara, onların banka hesaplarına veya vekillerine
yapılmasını sağlar.
c) Ödeme, Kurumun banka
yetkilisi veya uygun hallerde bir ödeme birimi tarafından veya posta çeki ile, genel bir kural olarak IPARD avro
hesabına borç olarak kaydedildiği tarihten itibaren üç iş günü içinde
yapılır. Nakit ödeme yapılmaz.
ç) Transferleri yapılmayan tüm
ödemeler, yapılmadıklarının bildirilmesinden itibaren üç iş günü içinde
IPARD avro hesabına geri yatırılır. Geçerlilik
süreleri dâhilinde nakde çevrilmeyen çeklerden kaynaklanan miktarlar, uygulanmadıklarının
bildirilmesinden itibaren üç iş günü içinde IPARD avro
hesabına yatırılır.
d) Onaylayan personel ve/veya
amirinin onayı, üzerlerinde uygun bir güvenlik seviyesi sağlanması ve imzalayanın
kimliğinin elektronik kayıtlara girmesi kaydıyla, elektronik araçlarla
yapılabilir.
e) Prosedürler ulusal ortak
finansman unsurunun varlığının ve doğruluğunun teyit edilmesini sağlar.
Muhasebe prosedürleri
MADDE
13 − (1) Muhasebe prosedürleri
aşağıdaki gibi düzenlenir:
a) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri; uluslar arası kabul
görmüş muhasebe ilkeleri ve Avrupa Komisyonu tarafından bu standartların
uygulanmasına yönelik olarak oluşturulan rehberleri takip eden, eksiksiz ve
şeffaf muhasebe usullerini kabul eder.
b) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, üç aylık ve yıllık
bildirimlerin tam, doğru ve zamanında yapılmasını ve herhangi bir hata veya
ihmalin özellikle üç ayı geçmeyen aralıklarla yapılan kontroller ve mümkün
olduğunda üçüncü taraf bilgisine yönelik mutabakatlar yoluyla tespiti ve
düzeltilmesini sağlamaya yönelik ayrıntılı prosedürleri
belirler. Hesaplara giren her bir unsur için eksiksiz bir denetim izi
hazırlanır.
c) Kurumun muhasebe prosedürleri, muhasebe sisteminin avro
ve ulusal para birimi cinsinden her il ofisi ve her bir proje, sözleşme veya
tedbir ve alt-tedbir için, toplam maliyeti, taahhüt edilen harcama, kısım
ödemeleri ve bakiye ödemelerinin hesabının çıkarılmasını temin eder. İşin
mutabık kalınan zaman çizelgesinde tamamlanmadığı durumlarda, taahhütlerin
iptali için süreler belirlenir. Bu tür iptaller muhasebe sistemi içinde
uygun şekilde kaydedilir.
Borç prosedürleri
MADDE
14 –
(1) Borç prosedürleri aşağıdaki gibi düzenlenir:
a) 10 ila 13 üncü maddeler
arasında sayılan tüm kriterler, gerekli
değişiklikler yapılmak kaydıyla, Kurumun Program ile ilgili olarak
borçludan tahsil etmesi gereken meblağlara da uygulanır.
b) Tarım ve Kırsal Kalkınmayı
Destekleme Kurumu tüm alacakların tespiti ve usulsüzlükler dâhil olmak üzere,
bu tür borçların tahsilinden önce borçlunun borçlu defterine kaydedilmesini
sağlayan bir sistem kurar. Borçlunun borçlu defteri, düzenli aralıklarda
incelenir ve vadesi geçmiş borçlar, özellikle de ceza teminatları ve geri
ödemeler için gerekli işlemler yapılır. Sektörel
Anlaşmanın 44 üncü maddesinin dokuzuncu fıkrasına veya alacakların
tahsiliyle ilgili herhangi bir ulusal hükme halel getirmeksizin,
usulsüzlükleri de içeren bu toplamlar itibariyle AB’ye yüklenen mali katkı
bunun borçlunun borçlu defterine işlenmesinden itibaren ikinci yılın
sonunda silinir ve Sektörel Anlaşmanın 55 inci
maddesine göre AB bütçesine geri ödenir.
c) Kurum, bu Yönetmeliğin 8
inci maddesinde belirtilen ve uygun biçimde uyarlanan koşullar ile muhasebeleştirilen
gelirler ve alınan paraların bir aydan az olmayacak şekilde düzenli zaman
aralıklarında kendisine rapor edilmesi koşuluna tabi olarak, belirli tahsilat kategorilerinin toplanması görevini diğer
birimlere verebilir.
Denetim izi
MADDE
15 − (1) Denetim izi aşağıda belirtilen hususlar dahilinde sağlanır:
a) Tahakkuk, muhasebe, ödeme ve
borçların idaresine ilişkin belgeye dayalı kanıtlar, her zaman yeterince ayrıntılandırılmış bir denetim izi sağlanabilmesine
olanak sağlayacak şekilde hazır bulundurulur.
b) Yönetim, uygun düzeyde,
yürütülen kontrollerin sonuçları ile ilgili düzenli olarak bilgilendirilir.
Böylece bir talep sonuçlandırılmadan önce kontrollerin yeterli olup
olmadığı her zaman göz önünde bulundurulmuş olur.
c) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, yeterli bir denetim izi
sağlamak için gerekli olan tüm belgelerin muhafazasını sağlamak üzere
gerekli prosedürleri oluşturur.
İç kontrol faaliyetleri yoluyla sürekli izleme
MADDE
16 − (1) İç kontrol faaliyetleri, asgari olarak aşağıdaki
alanları kapsar:
a) Mevzuat, rehber ve prosedürlerin doğru şekilde uygulanmasını sağlamak için
yapılan kontroller ve diğer işlevlerin yerine getirilmesinden sorumlu
teknik servislerin ve yetki verilmiş birimlerin izlenmesi.
b) Kontrol sistemlerini genel
anlamda iyileştirmek için sistem değişikliklerinin başlatılması.
c) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimlerine sunulan taleplerin ve
isteklerin yanı sıra usulsüzlük şüphesine dair diğer bilgilerin
incelenmesi.
(2) Sürekli izleme; normal,
yinelenen faaliyetler dâhilinde oluşturulur. Tüm seviyelerde günlük
operasyonlar ve kontrol faaliyetleri, yeterince ayrıntılı bir denetim
izinin temini açısından sürekli bir temelde izlenir.
İç denetim birimi aracılığıyla gerçekleştirilen ayrı
değerlendirmeler
MADDE
17 − (1) Yönetim ve kontrol sistemini oluşturan her bir
farklı yapı, yetkili ve birim aşağıda belirtilen prosedürleri
benimser:
a) İç denetim birimi diğer
birimlerden bağımsızdır ve doğrudan üst yönetime rapor verir.
b) İç denetim birimi; yönetim
ve kontrol sistemlerinin ilgili yapıları, yetkilileri ve birimleri
tarafından benimsenen prosedürler ile bunlarda
yapılan değişikliklerin, Anlaşmalara uyumun temini açısından yeterli
olduğunu, bunların alt-düzeylerindeki sistemlerinin etkili işlediğini ve
hesapların doğru, tam ve zamanında tutulmasını sağlamaya yeterli olup
olmadığını doğrular. Bu doğrulamalar, beş yılı aşmayacak ve denetim
planının tüm önemli alanlarını kapsayacak şekilde seçilecek tedbir,
alt-tedbir ve işlem örnekleriyle sınırlandırılabilir ve tahakkuktan sorumlu
birimler ile yetki devri yapılan birimleri de kapsar. Ayrıca bu
doğrulamalar, uygulama sonrası işlem kontrolünü içerebilir ancak daha çok
sistemin ve organizasyonun tasarımının etkililiği ve verimliliği üzerinde
yoğunlaşır.
c) İç denetim biriminin
çalışması uluslararası kabul görmüş denetleme ilkelerine uygun şekilde ifa
edilir, çalışma belgelerine kaydedilir ve en üst yönetimi muhatap alan
raporlar ve tavsiyelerle sonuçlanır.
ç) Denetim planları ve
raporları Denetim Otoritesinin, Yetkili Akreditasyon Görevlisi ve Ulusal
Yetkilendirme Görevlisinin usulünce yetkilendirilmiş görevli veya
temsilcileri ile mali denetimi yürüten ve iç denetim görevinin etkililiğini
değerlendiren AB’nin usulünce yetkilendirilmiş birim veya temsilcilerinin
kullanımına sunulur.
İletişim ve tanıtım
MADDE
18 − (1) İletişim ve tanıtım ile ilgili hususlar şunlardır:
a) Yönetim ve kontrol
sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, başta yardım oranları ve
yardımın verilmesine ilişkin hüküm ve koşullardaki değişiklikler olmak
üzere, AB tüzüklerindeki her değişikliğin kaydedilmesini ve talimatlar,
veri tabanları ve kontrol listelerinin zamanında güncellenmesini sağlamaya
yönelik gerekli prosedürleri kabul eder.
b) Akreditasyon ve yetki
devrinin alınmasından sonra, yönetim ve kontrol sistemlerinin ödeme ve
uygulama düzenlemelerine ilişkin bütün değişiklik önerileri, uygulanmadan
önce, incelenmesi ve onaylanması için bir nüshası da Denetim Otoritesi’ne
olmak üzere, Avrupa Komisyonuna ve yetkili ulusal otoriteye veya
otoritelere sunulur.
c) Yönetim Otoritesi tanıtımla
ilgili yükümlülüklere uyumu izleyip garanti ederken, Kurum da, destek için
yeterli tanıtım yapılmasını sağlar. Bu tanıtım, AB’nin ortak finansmanına
atıfta bulunur ve olabildiğince geniş çapta olası proje yöneticisi ve
yürütücüleri arasından seçim yapılmasını sağlayabilmek için tüm potansiyel
proje yöneticisi ve yürütücülerine yönelik olarak yapılır. Doldurulması
gereken standart başvuru formları açık ve net bir şekilde hazırlanacak
rehberlerle takviye edilir ve uygunluk kriterleri
Program başlamadan önce düzenlenir. Program ile ilgili olarak, başvuru
formları da dahil olmak üzere yapılan
bilgilendirme için potansiyel nihai faydalanıcılardan veya nihai
faydalanıcılardan hiçbir ücret alınmaz. Bu hüküm, ekonominin geri kalanında
genel olarak getirilen ücretlerin uygulanmasına halel getirmez.
Bilgi sisteminin güvenliği
MADDE
19 –
(1) Tüm verilerin gizlilik, bütünlük ve ulaşılabilirliğini sağlamak üzere,
bilgi ve iletişim teknolojisi konusunda onaylanmış bir strateji temeline
dayanan geniş kapsamlı bir bilgi teknolojileri güvenlik politikası
geliştirilir:
a) Bilgi sistemleri güvenliği,
ISO 17799 sayılı Uluslararası Standardizasyon Örgütü ISO/7799 sayılı
İngiliz Standardı: Bilgi Güvenliği Yönetimi BS ISO/IEC 17799 kriterlerinin söz
konusu yılda uygulanan sürümüne ve Avrupa Komisyonu tarafından bu
standartların uygulamasına yönelik olarak çıkarılan rehberlere dayanır.
b) Güvenlik önlemleri, yönetim
ve kontrol sistemlerinin her bir yapısına, yetkilisine veya biriminin idari
yapısına, personeline ve teknolojik yapısına uyarlanır. Finansal ve teknolojik çaba maruz kalınan
riskler ile orantılı olur.
Raporlama
MADDE
20 − (1) Raporlamaya ilişkin hususlar şunlardır:
a) Program uygulaması
çerçevesinde uygun veri ve raporların hızlı bir şekilde hazırlanması için
uygun bir yönetim bilgi sistemi kurulur.
b) Her düzeydeki personelin
hesap verebilirliğini yerine getirmesi için yeterli düzenli bilgiyi
almasını sağlayan, iç kontrolün etkinliği ve etkililiği hakkında uygun
düzeyde düzenli rapor hazırlama prosedürü
hazırlanır.
c) Yönetim ve kontrol
sistemlerini oluşturan yapılar ile yetkili ve birimlerin oluşturulmasından
önce bunlar arasında uygun veri ve raporların değişimine ilişkin
düzenlemeler konusunda anlaşma sağlanır.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Kriterlerin Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar ile
Akreditasyon Süreci
Kriterlerin uygulanmasına ilişkin usul ve esaslar
MADDE
21 –
(1) Kurum, akreditasyon kriterlerine uyum için
gerekli olan uygulama prosedürlerini ve ilgili dokümanları hazırlar ve uygular.
Kurumun akreditasyon süreci
MADDE
22 –
(1) Kurum, akreditasyon öncesi, yönetim, muhasebe, ödeme ve iç kontrol
düzenlemeleri hususlarında Ulusal Yetkilendirme Görevlisine aşağıdaki
garantileri verir:
a) Sözleşmelerin talep
sahipleri ile imzalanmasından ve taahhütlerin kayda geçmesinden önce
başvuruların uygunluğunun ve Anlaşmalara uyumunun kontrol edildiği,
b) Ödeme izni verilmeden önce
taleplerin kabul edilebilirliğinin ve Anlaşmalara uygunluğunun kontrol
edildiği,
c) Taahhütlerin ve gerçekleştirilen
ödemelerin doğru ve tam olarak hesaplara geçirildiği,
ç) Anlaşmalarca öngörülen
kontrollerin yapıldığı,
d) Zorunlu belgelerin
belirlenen süre içinde ve Anlaşmalarda öngörülen formatta sunulduğu,
e) Anlaşmalarda belirtilen
elektronik belgeler de dahil tüm belgelerin
erişilebilir olduğu ve zaman içinde bütünlüğünü, geçerliliğini ve
okunaklılığını kaybetmeyecek şekilde tutulduğu.
(2) Ulusal Yetkilendirme
Görevlisi, Kurumun akreditasyonuna ilişkin ilgili mevzuatta yer alan
görevleri yerine getirir ve yetkileri kullanır.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
İnceleme
ve onaylama süreci
MADDE 23 − (1) Üçüncü
bölümde sayılan akreditasyon kriterlerine uyum
sağlanmasına ilişkin olarak Kurum tarafından hazırlanan akreditasyona
ilişkin belgeler ile yönetim, muhasebe, ödeme ve iç kontrol düzenlemeleri
öncelikle Ulusal Yetkilendirme Görevlisinin inceleme ve onaylama sürecinden
geçerek ulusal akreditasyona tabi olur. Sözkonusu
sürece ilişkin kurumların karşılıklı görevleri ilgili mevzuata göre yerine
getirilir.
Diğer hükümler
MADDE
24 − (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Sektörel Anlaşma ile Çerçeve Anlaşma hükümleri
uygulanır.
Yürürlük
MADDE
25 − (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE
26 − (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Tarım ve Kırsal
Kalkınmayı Destekleme Kurumu Başkanı yürütür.
|