|
İstanbul
Aydın Üniversitesinden:
İSTANBUL
AYDIN ÜNİVERSİTESİ SATIN ALMA VE İHALE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ
BÖLÜM
Amaç,
Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE
1 – (1)
Bu Yönetmeliğin amacı; İstanbul Aydın Üniversitesinin ekonomik ve sosyal
ihtiyaçları dikkate alınarak, en uygun fiyat ve şartlarla, serbest rekabet
yolu ile inşaat, danışmanlık, yazılım, yazılı ve görsel materyallerin
basımı ve yayınlanması dışındaki her türlü mal ve hizmet alımı işlerinin
ilke, yöntem, esas ve usullerini belirlemek ve yapılacak işlemlere ilişkin
esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu
Yönetmelik; İstanbul Aydın Üniversitesi ve Üniversiteye bağlı akademik ve
idari birimlerin ihtiyaç duyduğu her türlü alım-satım, yapım, hizmet,
kiralama, taşıma ve benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin
hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu
Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayılı
Yükseköğretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Yükseköğretim
Kurumları Teşkilatı Kanununun ek-73 üncü maddesine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu
Yönetmelikte geçen:
a) Başkan: İstanbul Aydın Üniversitesi Mütevelli Heyet
Başkanını,
b) Başmüdür: İstanbul Aydın Üniversitesi Hastanesi
Başmüdürünü,
c) Dekan: Üniversitedeki ilgili fakültelerin
dekanlarını,
ç) Harcama yetkilisi: Üniversitenin harcama yetkilisini,
d) İdari şartname: Üniversite tarafından hazırlanan
İdari Şartnameyi,
e) Muayene ve kabul komisyonu: Üniversitenin muayene ve
kabul komisyonunu,
f) Müdür: Üniversite bünyesindeki enstitüler, yabancı
diller yüksekokulu, meslek yüksekokulu, uygulama-araştırma merkezleri
müdürlerini,
g) Mütevelli Heyet: Üniversitenin Mütevelli Heyetini,
ğ) Rektör: İstanbul Aydın Üniversitesi Rektörünü,
h) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Üniversitenin satın alma
ve ihale komisyonunu,
ı) Senato: Üniversitenin Senatosunu,
i) Teknik şartname: Üniversite tarafından hazırlanan
teknik şartnameyi,
j) Üniversite: İstanbul Aydın Üniversitesini,
k) Vakıf / Kurucu Vakıf (AKEV): Anadolu Eğitim ve Kültür
Vakfını,
l) Yönetim Kurulu: Üniversitenin Yönetim Kurulunu
ifade eder.
İKİNCİ
BÖLÜM
Satın Alma
ve İhale Komisyonları, İlkeler ve Satın Alma Talepleri
Satın alma,
kiralama ve ihale işleriyle ilgili kişi ve organlar
MADDE 5 – (1) Satın
alma, kiralama ve ihale işleriyle ilgili kişi ve organlar şunlardır:
a) Satın alma sorumlusu: Bu iş için ayrıca ücret
verilmeden satın alma ve ihale ile ilgili işleri düzenlemek, yazışmaları
yapmak, kayıtları tutmak, doğal üyesi bulunduğu satın alma ve ihale
komisyonunun raportörlüğünü yapmak üzere
Üniversite mensupları arasından Rektör tarafından önerilir ve Başkanın
onayı ile görevlendirilir.
b) Satın Alma ve İhale Komisyonu: Bu komisyon, satın
alma sorumlusuyla birlikte Rektörün önerisi, Başkanın oluru ile
görevlendirilecek en az üç kişiden oluşur. İşin konusu ve özelliği itibarı
ile teknik görüş gerektiren haller söz konusu olduğunda ilgili satın alma
olurunda belirtilmek kaydı ile Rektör tarafından Üniversite içinden veya
dışından Başkanın oluruyla bir veya daha fazla temsilci komisyon üyelerine
ilave edilebilir. Bunun dışında satın alma ve ihale komisyonuna yardımcı
olmak üzere aynı esaslar çerçevesinde görevlendirilen asgari üç kişilik
teknik komisyon da kurulabilir.
c) Muayene ve Kabul Komisyonu: Bu komisyon satın alma ve
ihale komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören ihale konusu işlerin
tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olup olmadığını tespit
etmek amacıyla Rektörlükçe Başkanın oluru alınarak görevlendirilecek en az
üç üyeden oluşur. Bu komisyonun uygunluk içeren kararı imzalanıp harcama
yetkilisi tarafından onaylandıktan sonra ihale bedeli ödenir. Kabul
edilmeyen işler yenilettirilir.
ç) Harcama yetkilisi: Üniversitenin harcama yetkilisi
Başkandır. Başkan istediği taktirde bu yetkisinin
bir kısmını Mütevelli Heyetince belirlenen sınırlar içerisinde Rektöre
devredebilir.
(2) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve salt
çoğunlukla karar verir. Oyların eşit olması halinde komisyon başkanının oyu
yönünde çoğunluk sağlanmış olur. Kararlarda çekimser oy kullanılmaz.
Muhalif kalan üye oy gerekçesini kararın altına yazarak imzalamak
zorundadır. Aynı üye her iki komisyonda birden görev alamaz.
Akademik
alımlara yönelik ilkeler
MADDE 6 – (1)
Akademik birimlerce eğitim ve/veya araştırma alt yapısının kurulması
kapsamında; bilgisayar, yazılım, teçhizat ve benzeri her türlü sınıf,
atölye ve laboratuar donanımının alımı ile ilgili planlama yapılırken
aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
a) Üniversitenin stratejisine uygunluk,
b) Planlanan veya yapılmış olan yatırımlarla ihtiyacın
karşılanıp karşılanmadığının incelenmesi,
c) Ortak kullanılabilecek ürünlerin belirlenmesi,
ç) Altyapı, eğitim, destek ihtiyaçlarının diğer
birimlerle birlikte planlanması,
d) Araştırma projelerinde Üniversite dışı kaynak
kullanımına özen gösterilmesi,
e) Belirlenen ihtiyaç ve temel teknik özelliklerin her
hangi bir marka belirtmeden satın alma istek formunda yer alması.
Satın alma
ilkeleri
MADDE 7 – (1) Satın
alma ilkeleri şunlardır:
a) Ödeneği olmayan kalemden harcama yapılamaz.
b) Mal ve hizmet alımının mümkün olan en uygun şartlarda
ilk elden yapılması esastır.
c) Mal ve hizmet alımlarında sadece en düşük fiyat
değil, istenilen kaliteyi verme yeteneği, en uygun fiyat ve ödeme koşulu,
istenilen zamanda teslim ve bakım şartlarını taşıyan en uygun teklif tercih
edilir.
ç) Üniversitenin kısa ve uzun dönemdeki ihtiyaçlarının
tespitinde, eğitim hizmetlerinin aksamaması; ancak gereksiz mal
stoklarından kaçınılması için Üniversitenin gerekli tedbirleri alması
gerekir.
d) Alımlarla ilgili işler satın alma sorumlusunun yetki
ve sorumluluğunda yürütülür. Birimler acil olaylar dışında firmalarla
doğrudan mal ve hizmet alımları konusunda ilişkide bulunamaz. Üniversitede
meydana gelebilecek ve anında müdahale edilmediğinde maddi, manevi zarar
doğurabilecek, eğitimi aksatabilecek durumlar ile teknik veya doğal
afetlerden dolayı oluşan beklenmedik olaylar acil olarak kabul edilir.
e) Acil alımlar olarak belirlenen durumlarda gerekli mal
ve hizmet alımı, birim yöneticisi tarafından sözlü veya yazılı olarak olay
ve meblağ da belirtilmek suretiyle harcama yetkilisi veya onun
yetkilendirdiği kişiye bilgi verilmesi ve onay alınmasını müteakip en kısa
zamanda sonuçlandırılır. Olayın önem ve büyüklüğüne göre harcama yetkilisi
tarafından belirlenmiş olan sınırlar içerisinde Rektör Başkanın, Genel
Sekreter ise Rektör ve/veya Başkanın onayını da alır.
f) Şartname ve sözleşmeler kolaylıkla
incelenebilmelerini, anlaşılmalarını mümkün kılacak şekilde hazırlanır.
İhaleye davet edilen her firmaya mal ve hizmet alımına ait açıklayıcı
bilgilerin verilmesi ve rekabet bakımından birden fazla firmanın teklif
vermesi sağlanır.
Satın alma
talepleri
MADDE 8 – (1) Tüm
idari birimler, satın alınmasını istedikleri mal veya hizmetin konusunu ve
ihtiyacın bütün özelliklerini açıklayan satın alma istek formunu doldurup
Genel Sekreterliğe onaylatarak satın alma sorumlusuna teslim eder. Akademik
birimler ise bu formları, dekan/enstitü müdürü/yüksekokul müdürü/meslek
yüksekokulu müdürü/merkez müdürü onayını müteakip Rektörlüğe iletir.
Toplanan bütün talepler ayrı ayrı veya
birleştirilerek değerlendirilirken stok seviyeleri, bütçeye uygunluk ve
ödenek kontrolü de yapılır. Gerek duyulduğunda talepte bulunan birimlerin
yetkililerinden talebin yeniden incelenmesi, varsa eksikliklerin
giderilmesi istenebilir. Tamamlanan talepler için; satın alma sorumlusu
kanalı ile Başkanın onayı ve belirlenen yetki limitleri dahilinde
satın alma işlemi başlatılır.
Satın alma
talep formunda bulunması gereken bilgiler
MADDE 9 – (1) Satın
alma talep formunda, aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve idari birimlerde
Genel Sekreterin, akademik birimlerde ise birim sorumlusu olarak
fakültelerde dekan, enstitülerde enstitü müdürü, yüksekokulda yüksekokul
müdürü ve meslek yüksekokullarında meslek yüksekokulu müdürünün imzası,
b) Belgenin tarihi,
c) İhtiyacın konusu, niteliği ve gerekçesi,
ç) Tahmini tutarı,
d) Gerekli görülecek diğer açıklamalar,
e) Rektör imzası,
f) Harcama yetkilisinin onayı.
ÜÇÜNCÜ
BÖLÜM
Satın Alma
ve İhale Usulleri ile Teslim Alma ve Ödeme
Satın alma
ve ihale usulleri
MADDE 10 – (1) Bu
Yönetmelik kapsamındaki işlerin satın alma ve ihalelerinde aşağıdaki
usuller uygulanır:
a) Kapalı teklif usulü,
b) Açık teklif usulü,
c) Doğrudan satın alma usulü,
ç) Teklif alma usulü.
(2) İşin gereğine göre, bu usullerden hangisinin
uygulanacağı bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak ihale yetkilisince
tespit edilir.
Kapalı
teklif usulü
MADDE 11 – (1) Bu
usulde, teklifler yazılı olarak yapılarak zarfa konur. Zarfın üzerine;
teklif veren firmanın veya şahsın ismi, teklif verdiği konu açıkça yazılıp
zarf kapatılır. Zarfın kapalı kısmı teklif veren tarafından imzalanır.
Teklif mektubunun; şartnameye uygun olarak hazırlanması, şartnamede teklif
mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa mutlaka
verilmesi, teklif edilen fiyatların rakam ve yazı ile birbirine uygun
olarak açıkça yazılması, teklif veren tarafından imzalanması gerekir.
Açık teklif
usulü
MADDE 12 – (1) Açık
teklif usulü; niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen
veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı
hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya teklif sahibi komisyonda
hazır bulunmadığı takdirde posta, faks ya da e-mail ile alınması suretiyle
gerçekleştirilen satın alma usulüdür.
Doğrudan
satın alma usulü
MADDE 13 – (1) Bu
usulde; güzel sanatlara mahsus elişleri, resim, heykel, tablo, yayın,
perakende yiyecek, içecek, çiçek ve toplu alımlar dışında acil ihtiyaç
duyulan kağıt-kırtasiye, temizlik malzemeleri,
yazıcı ve fotokopi makineleri için toner/kartuş ve benzeri sarf malzemesi
bakım, onarım, eğitim, müfredat geliştirme, yazılım, araştırma, etüt,
proje, planlama, müşavirlik, keşif, harita, reklam, fotoğraf, film,
kontrollük, tercümanlık, sigorta, vasıta, menkul ve gayrimenkul satın
alınması ve kiralanması gibi özel nitelikli mal ve hizmetler bir firmadan
doğrudan temin edilir. Onay süreci tamamlanan satın alma talep formuna
istinaden satın alma işi doğrudan mali işlerden sorumlu birim tarafından
gerçekleştirilir.
(2) Bir mal veya hizmet alımının kısa bir sürede yerine
getirilmesinin zorunlu olduğu hallerde veya fiyatın sabit olduğu alımlarda
veya distribütör eliyle satıldığı hallerde de
doğrudan satın alma usulü uygulanır.
(3) Satın almanın bu maddede belirtilen usullerden hangisine
göre yapılacağı Rektörlükçe harcama yetkilisine onay için sunulan onay
teklifinde belirtilir. Bu maddede açıklanan hususlara uygun olmayan ve
şartnamede belirtilen gün ve saatten sonra verilen tekliflerin
değerlendirmeye tabi tutulup tutulmayacağına satın alma ve ihale komisyonunun
önerisi doğrultusunda harcama yetkilisi karar verir.
(4) Doğrudan satın alma usulünde, niteliği itibarıyla
pazarlık yapılmasına imkan sağlanır. Ancak; kapalı
teklif ve açık teklif usullerinde de en uygun teklif sahibi ile yeniden
pazarlık yapılması esastır.
(5) Doğrudan satın alma usulünde bir defada yapılan
alımın tutarı toplam bütçe tutarının % 5’ini geçemez.
Teklif alma
usulü
MADDE 14 – (1) Teklif
alma usulü; mal ve hizmetin fiyat, nitelik ve zaman hakkında yüklenici tarafından
teklifte bulunulması suretiyle eksiltme yapılmasıdır. Hangi hususlarda
teklif istenildiği, teklifin şart veya şartlara tabi olup olmadığı eksiltme
şartnamesinde belirtilir.
Teklif alma
ve ödeme
MADDE 15 – (1) Satın
alma talep formunda yer alan işin tamamlanmasını müteakip muayene ve kabul
komisyonu toplanır. Komisyon, işin satın alma ve ihale komisyonunun kararı
doğrultusunda tamamlandığına kanaat getirdiği takdirde kararını Başkanın
onayına sunar. Onaylanan karar tutanağı ödemeye esas olmak üzere satın alma
sorumlusuna iletilir. Acil durumlar veya tutarı itibarıyla satın alma ve
ihale komisyonuna sevk edilmemiş işlerde ödeme yapılabilmesi için istek
sahibinin, alınan mal ve hizmetin uygunluğunu kontrol edip mal ve hizmet
teslim fişini onaylaması gerekir. Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura
bedeli, mali işlerden sorumlu birim amirliği tarafından, yüklenici ile
anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde ödenir.
DÖRDÜNCÜ
BÖLÜM
Şartnameler,
Sözleşmeler, Teminatlar ve İhaleye Katılamayacaklar ile
İhalenin
Kesinleşmesi
Şartnameler
MADDE 16 – (1) İhale
konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartname ve varsa ekleri bu
Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri de dikkate alınarak satın alma
sorumlusu tarafından hazırlanır. Şartname ve eklerinin onaylı suretleri
bedelsiz veya Üniversitece takdir edilecek bir bedel karşılığında
isteklilere verilir. Şartname ve ekleri Üniversitede bedelsiz görülebilir.
Şartnameler idari ve teknik şartname olmak üzere ikiye ayrılır. Bunlardan;
a) İdari şartnamelerde aşağıdaki hususların yer alması
gerekir:
1) İşin niteliği, süresi, türü ve miktarı,
2) İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekli
ve şartları,
3) Teminat alınıp alınmadığı,
4) Teslim şekli,
5) Vergi, resim ve harçlarla, sigorta primlerinin ve
sözleşme ile ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği,
6) Opsiyon müddeti,
7) İhaleyi yapıp yapmamakta ve uygun bedelin tespitinde
Üniversitenin serbest olduğu, işin ve siparişin durdurulması veya iptali,
8) İhaleye katılma şartları ve katılamayacak olanlar,
9) Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip
verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı,
10) Süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları,
11) Gecikme faizleri ve bunun gerektiğinde teminattan
karşılanması,
12) Gümrük işlemleri gerektiren ihalelerde istenilen
şartlar,
13) İhtilafların çözüm şekli.
b) Teknik şartnameler; işin ihtiyaca uygun olarak
gerçekleştirilmesi için gerekli teknik açıklamaları ve şartları içeren
şartnamedir. İstekte bulunan birim ile satın alma sorumlusu tarafından
hazırlanır. İstekte bulunan birimin hazırladığı satın alma talep formu veya
dilekçesinde aşağıda belirtilen ayrıntılı teknik açıklamalar da işin aciliyeti ve niteliğine göre teknik şartname olarak
kabul edilir:
1) İşin konusu, niteliği ve yönetimi,
2) Garanti,
3) Teslim süresi, yeri ve şekli,
4) Bakım, servis, montaj,
5) İşin süresinden önce bitirilmesinde fayda görülen
yapım işlerinde; toplam ihale bedelinin %5’inden fazla olmamak kaydıyla
erken bitirme primi verilecekse miktarı, şartları ve ödeme şekli.
Sözleşmeler
MADDE 17 – (1)
Şartnamelerde aksine bir hüküm bulunmadıkça fiyat ve nitelik açısından en
uygun teklifi veren firma ile pazarlık yapılabilir. Mutabakata varılması
halinde satın alma komisyonu kararını onaylayıp kesinleşmesini takiben onbeş gün içinde sonuç ilgili firmaya bildirilir ve
firma sözleşmeyi imzalamaya ve sözleşmede öngörülmüş ise kesin teminatı
yatırmaya davet edilir. Sözleşmelerde aşağıdaki hususların yer alması
gerekir:
a) Alınacak mal ve hizmetin net ve ayrıntılı olarak
açıklaması, malın tanımı, hizmetin konusu, yapılacak iş ve işlemler,
b) Alınacak mal ve hizmet bedeli, ödeme planı ve gerekli
hallerde teminat,
c) Süre, fesih, yenileme şartları,
ç) Gerekli durumlarda damga vergisi, noter tasdiki ve
benzeri mali yükümlülükler ve sigorta sorumlulukları,
d) İşin gereği gibi yapılmaması, süresinde bitirilmemesi
gibi hallerde uygulanacak cezai şartlar ve idare için doğacak haklar.
(2) Süreklilik arz eden hizmet alımlarında, sözleşme
süresi tamamlandığı halde işe aynı yüklenici ile devam edilmek istendiği
takdirde sözleşmede belirtilen fiyat veya devresel fiyat artışları dışında
bir fiyat artışı yapılmamış olması kaydıyla, yeni bir satın alma isteği
yapılmasına gerek duyulmadan sözleşme yenilenir. Ancak mevcut sözleşme
koşulları aynı kalmak kaydıyla, ek hizmet istekleri, yeni bir satın alma
talep formu doldurulmasını gerektirir.
Geçici
teminat
MADDE 18 – (1) İhaleye
gireceklerden işin niteliğine göre ve işin tahmini bedeli üzerinden idarece
belirlenecek oranda geçici teminat alınabilir. Teklif alma usulü ile
yapılacak alımlarda ise tahmini bedel bildirilmediğinden idarece tespit
olunacak miktarda geçici teminat alınabilir.
Kesin
teminat
MADDE 19 – (1) İhaleye
gireceklerden işin niteliğine göre ve işin ihale bedeli üzerinden idarece
belirlenecek oranda kesin teminat alınabilir.
İhaleye
katılamayacaklar
MADDE 20 – (1)
Aşağıda belirtilen kimseler doğrudan veya dolaylı ya da alt yüklenici
olarak kendileri veya başkaları adına, bu Yönetmeliğin 2 nci maddesi kapsamına giren iş ve işlemlere
katılamazlar:
a) Anadolu Eğitim ve Kültür Vakfı üyeleri, Mütevelli
Heyet Başkanı ve üyeleri, Rektör, Üniversitenin üst düzey yöneticileri,
Üniversiteden aylık ve ücret alan kurum mensupları ile bu kişilerin eşleri,
üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve
ikinci dereceye kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile ortakları,
b) Bu Yönetmeliğin 2 nci
maddesi kapsamına giren işleri hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve
denetlemekle görevli olanlar ve bu görevlilerin eşleri, üçüncü dereceye
kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye
kadar (bu derece dahil) kayın hısımları ile ortakları,
c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre
sözleşme yapmak istemeyen istekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra
taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme ve
şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilip, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 58
inci maddesi uyarınca kamu ihalelerine katılmaktan yasaklananlar ile
12/4/1991 tarihli ve 3713 sayılı Terörle Mücadele Kanunu kapsamına giren
suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar,
ç) Anadolu Eğitim ve Kültür Vakfı yönetim kurulu üyeleri
ile bu kişilerin eşleri, üçüncü dereceye kadar (bu derece dahil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dahil)
kayın hısımları, ortakları veya ortağı, yöneticisi veya temsilcisi
bulundukları şirketler,
d) İlgili mevzuat hükümlerine göre, geçici veya devamlı
olarak; 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu
Mali Yönetimi Kontrol Kanununda belirtilen merkezi yönetim kapsamındaki
kamu idareleri ve özel kanunlarla kurulmuş bankalar ile iktisadi devlet
teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar.
İhalenin
kesinleşmesi
MADDE 21 – (1)
İhaleler harcama yetkilisinin onayı ile en geç beş iş günü içerisinde
kesinleşir. Bu durum en geç üç iş günü içinde yüklenici firmaya tebliğ
edilerek sözleşme yapmaya ve kesin teminat vermeye davet edilir. Kendisine
ihale yapılmayan isteklilerin varsa geçici teminatları iade edilir.
Taahhüdünü yerine getiremeyen yüklenici firmaya teminatı irat kaydedilir.
Yüklenici firmanın Üniversiteye maddi zarar vermesi durumunda bu zarar,
kesin teminat miktarından az olsa da kesin teminattan artan fark iade
edilmez.
BEŞİNCİ
BÖLÜM
Son
Hükümler
Yürürlük
MADDE 22 – (1) Bu
Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 23 – (1) Bu
Yönetmelik hükümlerini İstanbul Aydın Üniversitesi Mütevelli Heyet Başkanı
yürütür.
|