|
Mevlana Üniversitesinden:
MEVLANA ÜNÝVERSÝTESÝ SATIN ALMA YÖNETMELÝÐÝ
BÝRÝNCÝ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanýmlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönetmeliðin amacý; Mevlana Üniversitesi tarafýndan yurtiçinden ve yurtdýþýndan temin
edilecek her türlü mal ve hizmet satýn alma, kiralama
ve yapým iþleri ve bunlara iliþkin yetki,
sorumluluk ve usullere iliþkin esaslarý düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik; Mevlana Üniversitesinin mal ve hizmet satýn alýmlarý, kiralama ve yapým iþleri ile ilgili tüm faaliyetleri ile satýn alma iþlemlerinin yapýlmasýna ve mal ve/veya hizmet satan kuruluþlara yapýlacak ödemelere iliþkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönetmelik, 4/11/1981 tarihli ve 2547 sayýlý Yükseköðretim Kanununa ve 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayýlý Yükseköðretim Kurumlarý Teþkilatý Kanununun ek 114 üncü maddesine dayanýlarak hazýrlanmýþtýr.
Tanýmlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Acil alýmlar: Teknik nedenlerden veya doðal afetlerden
dolayý oluþan, anýnda müdahale edilmediði takdirde maddi ve manevi zarar doðurabilecek, eðitimi aksatabilecek beklenmedik acil durumlar
nedeniyle yapýlacak alýmlarý,
b) Bilimsel araþtýrma projesi: Üniversite tarafýndan veya her türlü kamu ve özel kurum ve
kuruluþlardan veya üçüncü þahýslardan saðlanan desteklerle
yapýlacak araþtýrma projelerini,
c) Birim yöneticisi: Rektörlüðe baðlý akademik ve idari birimlerin yöneticilerini,
ç) Demirbaþ: Her türlü ofis mobilyalarý, oturma grubu,
elektronik cihazlar ve ofis teçhizatý, týbbi cihazlar, makine ve teçhizat gibi malzemeleri,
d) Hizmet alýmý: Mal alýmlarý ve yapým iþleri dýþýndaki her türlü periyodik bakým anlaþmalarý, tamirat ve tadilat iþleri, dýþarýdan alýnan her türlü hizmet satýn alýmlarý ile fuar ve organizasyonlardaki stant kurma gibi
her türlü satýn alma iþlemlerini,
e) Kiralama:
Yapýlacak her türlü kiralama iþlerini,
f) Mütevelli Heyet: Mevlana Üniversitesi Mütevelli Heyetini,
g) PBS: Mevlana
Üniversitesi personelinin elektronik ortamda iþlem yapabildiði yazýlýmý,
ð) Proje yöneticisi: Bilimsel
araþtýrma proje sorumlusunu,
h) Rektörlük: Mevlana Üniversitesi Rektörlüðünü,
ý) Sarf: Ýlaç ve týbbi malzeme, kimyasal malzeme, laboratuvar
sarf ve kitleri, gýda, temizlik ve akaryakýt ürünleri ile kýrtasiye
malzemeleri gibi dönem içerisinde tüketilen malzemeleri,
i) Satýn alma komisyonu: Mevlana Üniversitesi Satýn Alma Komisyonunu,
j) Satýn alma müdürü: Mevlana Üniversitesi Satýn Alma Müdürünü
ifade eder.
ÝKÝNCÝ BÖLÜM
Satýn Alma Komisyonlarýnýn Yapýsý, Mali Limitler ve Onay Yetkisi
Satýn alma komisyonlarýnýn yapýsý
MADDE 5 – (1) Üniversitenin satýn alma komisyonlarý, her bütçe yýlý baþýnda Genel Sekreterin önerisi ve Rektörün oluru ile Mütevelli Heyet
tarafýndan görevlendirilir.
(2) Gerekli
hallerde ilgili birim temsilcileri ve/veya uzman kiþiler komisyona davet edilebilir ve/veya yazýlý görüþ istenebilir.
Mali limitler ve onay yetkisi
MADDE 6 – (1) Mütevelli Heyet, her
bütçe dönemi baþýnda mali
limitleri ve bu limitlere göre alýmý onaylamaya yetkili kurul ve þahýslarý belirler. Mali limitler tahmini bedele göre tespit edilir.
(2) Bütçede miktar ve tutarý belirlenen sarf
ve iþletme malzemelerinin satýn alma çalýþmalarý, teþkil edilmiþ olan komisyonlarca yapýlýp Genel Sekreterin onayý ile bitirilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Esaslar
ve Uygulama Þekli
Genel esaslar
MADDE 7 – (1) Alýnacak mal ve hizmetler
o yýlýn bütçesinde yer alýr. Ancak Mütevelli Heyet kararý ile bütçede olmayan taleplerin alýmý gerçekleþtirilebilir.
(2) Gayrimenkul
alým, satým ve kiralanmasý Mütevelli Heyet kararý ile yapýlýr.
(3) Alýmlarýn toplu þekilde yapýlmasý esastýr.
Talebin yapýlmasý
MADDE 8 – (1) Talepler, birim yöneticileri tarafýndan yazýlý olarak veya PBS aracýlýðýyla yapýlýr.
Teknik þartname
ve tahmini maliyet
MADDE 9 – (1) Talebi yapýlan mal ve
hizmetler için talep eden birim tarafýndan teknik þartname hazýrlanýr. Talepte teknik þartnameyle birlikte tahmini maliyet de belirtilir.
Teknik þartname, mal ve hizmeti tedarik edecek firmalarýn ayný vasfý saðlayacak þekilde teklif vermelerini ve tekliflerin
birbirleriyle kolayca mukayesesini saðlayacak þekilde hazýrlanýr.
Ýdari þartname
MADDE 10 – (1) Satýn Alma Müdürlüðü talep sahibi kullanýcý birimler ile birlikte, aþaðýdaki hususlarý kapsayan idari þartname düzenler. Ýdari þartnamelerde aþaðýdaki bilgiler yer alýr:
a) Yaptýrýlacak iþin veya alýnacak malýn mahiyet, cins ve miktarý,
b) Mal veya
hizmeti alýp almamada veya iþi yaptýrýp yaptýrmamada Üniversitenin yetkili olduðu,
c) Teslim
tarihi, yeri, þekli ve uygulanacak usuller,
ç) Ödeme þartlarý ve yeri,
d) Vergi, resim
harç ve diðer masraflarla
ilgili giderlerin kim tarafýndan ne þekilde ödeneceði,
e) Gerekirse
tahmini bedel ve teminat miktarlarý,
f) Gecikme ve
diðer hususlarla ilgili cezai müeyyideler,
g) Teklif
sahiplerinden istenen þartlar ve belgeler,
ð) Satýn alma iþleminin hangi usulde yapýlacaðý,
h) Gerekli görülen diðer belgeler.
Taleplerin deðerlendirilmesi
MADDE 11 – (1) Mali limitlere göre belirlenen aralýklarda Satýn Alma Komisyonunun deðerlendirmesi gereken talepler; bütçe, nakit akýþý, ihtiyaç, maliyet ve
piyasa þartlarý kriterlerine göre deðerlendirilir. Alýmý uygun görülen talepler için teklif alma süreci baþlatýlýr. Satýn Alma Komisyonu
yukarýdaki kriterlere uygun
olmayan talepleri gerekçeli bir raporla Rektörlüðe bildirir.
Hizmet alýmlarý
MADDE 12 – (1) Hizmet alýmlarý, gerçekleþmesi istenilen tarihten otuz iþ günü öncesinde ilgili birim tarafýndan yazýlý olarak Rektörlüðe bildirilir. Satýn alma usul ve esaslarýna göre sipariþi verilen iþin yerine getirilip getirilmediði, hizmeti talep
eden birim tarafýndan takip edilir. Ýþ bitiminde iþin tamamlandýðýna dair tutanak Mali Ýþler ve Satýn Alma Daire Baþkanlýðýna teslim edilir.
Bilgisayar ve donaným
malzemeleri alýmý
MADDE 13 – (1) Yeni bilgisayar, bilgisayar konfigürasyonlarýnýn
yükseltilmesiyle ilgili gerekli olan her türlü malzeme ile bilgisayar kullanýmý sýrasýnda gerekli her türlü ilave teçhizat gibi malzemeler bilgi iþlem biriminden talep edilir. Bilgi Ýþlem birimi,
talepleri deðerlendirerek Rektörlüðe bildirir. Satýn alma usul ve esaslarýna göre alým yapýlýr. Satýn alýnan tüm malzemeler ihtiyaç olan birimlerde
kullanýlmak üzere bilgi iþlem birimine teslim edilir.
Bilimsel araþtýrma projeleri alýmlarý
MADDE 14 – (1) Ýlgili proje yöneticisi tarafýndan hazýrlanmýþ ve Rektörlük tarafýndan onaylanmýþ proje formu, Ar-Ge projeleri yönetim ofisi tarafýndan Satýn Alma Müdürlüðüne gönderilir. Proje yöneticisi tarafýndan projeli alýmlar talep formu ile onaylanmýþ listedeki malzemeler talep edilir. Ödeneði varsa alým sürecine baþlanýr. Talep edilen malzeme ile ilgili olarak, gerekiyorsa alternatif
fiyat araþtýrmasý yapýlýr.
Acil alýmlar
MADDE 15 – (1) Acil alýmlar; birim yöneticisi tarafýndan gerekçesi belirtilmek
suretiyle sözlü veya yazýlý olarak Rektörlüðe bilgi verilerek gerçekleþtirilir. Saðlýk Uygulama ve Araþtýrma Hastanesinde önceden kullanýlacaðý belli olmayan, ameliyat esnasýnda acilen talep
edilen her türlü mal ve hizmet alýmlarý Baþhekimliðe bilgi vermek
suretiyle yapýlabilir.
Tedarik kaynaklarýnýn araþtýrýlmasý ve deðerlendirmesi
MADDE 16 – (1) Satýn Alma Müdürlüðü, talepleri uygun fiyatla, istenilen zamanda ve
aranýlan vasýfta temin
edebilecek þahýs ve firmalarý tespit eder.
Listede yer alan þahýs ve firmalarý, Üniversite kalite prensip ve politikalarýna göre deðerlendirerek
bunlar arasýndan tedarikçi listesi oluþturur.
(2) Üniversitenin kalite prensip ve politikalarýna göre yýl içinde deðerlendirilen
tedarikçi firmalardan uygun kalite ve þartlarý saðlayamayanlar Satýn Alma Müdürlüðü tarafýndan tedarikçi listesinden çýkartýlýr.
Fiyat teklifi alýnmasý
MADDE 17 – (1) Satýn Alma Müdürlüðü, satýn alýnacak mal veya hizmetin özelliðine göre tedarikçi listesindeki
mevcut bilgileri gözden geçirir ve öncelikle buradan satýn alma yoluna gider. Satýn alýnacak mal veya hizmet, tedarikçi listesinden temin edilemiyor ise, en az üç teklif alýnmasý yoluna gidilir.
(2) Aþaðýdaki hallerde en az üç teklif alýnma þartý aranmaz:
a) Önceki alýnan malzemenin devamý niteliðinde olan veya kýsa bir süre sonra yeniden
talep edilen ya da firmasý, fiyat ve özellikleri deðiþmeyen alýmlar,
b) Mütevelli Heyet tarafýndan belirlenen tutarýn altýndaki alýmlar,
c) Tutarý ne olursa olsun birden fazla üreticisi, ithalatçýsý ya da satýcýsý olmayan alýmlar,
ç) Bilimsel araþtýrma projeleri kapsamýndaki alýmlar.
(3) Üç teklif alýnmama nedeni satýn alma tutanaðýnda belirtilir. Bu gibi alýmlarda sözlü soruþturma ve pazarlýk yoluyla teklif alýnabilir. Alýnan teklifler
sanal ortamda saklanýr.
(4) Fiyat
tekliflerinin alýnmasýnda aþaðýdaki usullerden herhangi birisi tercih edilebilir:
a) Kapalý zarfla teklif alma usulü: Ýstenilen iþin veya malýn þartnamesindeki þartlar esas alýnarak, yalnýz fiyat bakýmýndan en uygun teklifte bulunana ihale verilme usulüdür.
b) Belli
istekliler arasýnda davet usulü: Ön yeterlik deðerlendirmesi sonucunda Rektörlük tarafýndan davet edilen
isteklilerin teklif verebildiði usuldür.
c) Pazarlýk usulü: Alým sürecinin iki aþamalý olarak gerçekleþtirildiði ve Ýdarenin alým konusunu, iþin teknik detaylarý ile gerçekleþtirme yöntemlerini ve
belli hallerde fiyatýný isteklilerle görüþtüðü usuldür.
ç) Doðrudan temin: Ýdare tarafýndan davet edilen isteklilerle teknik þartlarýn ve fiyatýn görüþülerek doðrudan temin
edilebildiði usuldür.
Tekliflerin deðerlendirilmesi
MADDE 18 – (1) Bu Yönetmeliðin 17 nci maddesindeki usul ve esaslara göre alýnan teklifler Satýn Alma Komisyonu
tarafýndan deðerlendirilir ve
bir raporla Rektörlüðe sunulur. Mali limitlere göre yetkili merci tarafýndan onaylanan alýmlar gerçekleþtirilir.
Teminat
MADDE 19 – (1) Ýþin niteliðine göre ve iþin tahmini bedeli üzerinden Komisyon
tarafýndan belirlenen oranda teminat alýnabilir. Hak ediþli iþlerde %10 oranýnda kesinti yapýlýr. Teslim ve tesellüm belgesi düzenlendikten ve kesin kabul yapýldýktan sonra ilgili firmaya kesinti iade edilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Kalite Kontrol,
Tesellüm, Ödemelerin Yapýlmasý
Kalite kontrol
MADDE 20 – (1) Satýn Alma Müdürlüðü, depoya gelen sarf malzemelerinin istenilen özelliklerde olup olmadýðýný, diðer özelliklerini ve gerekli evrakýn uygun hazýrlanýp hazýrlanmadýðýný kontrol eder. Laboratuar için alýnan kimyasal maddeler, cam malzemeler ve laboratuar
cihazlarý, özellikli týbbi sarflar ve
yeni alýnan ilaçlar, talep sahibi
ilgili birim tarafýndan kontrol edilerek kabul edilir. Satýn alýnacak malzemeleri talep eden birimin belirttiði özelliklere göre aþaðýdaki esaslar çerçevesinde kontrol yapýlýr:
a) Göz kontrolü,
b) Boyut
kontrolü,
c)
Fonksiyonellik kontrolü,
ç) Ambalaj kontrolü,
d) Doküman kontrolü,
e) Adet kontrolü.
(2) Ýnþaat iþlerinde iþin istenilen özellikte olup olmadýðý Ýdari Ýþler Müdürlüðü veya kurum dýþýndan uzman bilirkiþi marifetiyle yapýlýr. Talep edilen mal veya hizmetlerin kabulü için, gerekli görülmesi durumunda, Rektörlük tarafýndan daimi ve geçici kabul komisyonlarý oluþturulabilir.
Tesellüm
MADDE 21 – (1) Satýn alýnan bütün mal ve hizmetler aþaðýdaki usule göre teslim alýnýr;
a) Gelen irsaliye
üzerindeki bilgilere göre, depo sorumlusu
ve alýmý takip eden Satýn Alma Müdürlüðü personeli tarafýndan sayýlarak, tartýlarak, ölçülerek ve teknik þartnamedeki termin,
miktar ve vasýflara uygunluðu kontrol edilerek
teslim alýnýr.
b) Gerekli görülen hallerde kalite kontrolü yapýlabilir. Kalite kontrol sonucunun, satýcý firma yetkilisinin bulunduðu süre içerisinde alýnmasýnýn mümkün olmadýðý hallerde, depo
sorumlusu ve alýmý takip eden Satýn Alma Müdürlüðü personelinin bilgisi dâhilinde irsaliye ve mallar geçici olarak teslim
alýnýr ve kontrol yapýldýktan sonra uygun görülmezse, malzemeleri ilgili firmanýn almasý saðlanýr veya kendilerine bilgi verilerek geri gönderilir.
c) Teknik þartnamede belirtilen miktar ve vasýflara uymayan mal
ve hizmet teslim alýnmaz.
ç) Yapým iþlerini Yapý ve Teknik Ýþler Müdürlüðü teslim alýr. Gerektiðinde uzman bilirkiþi görüþüne müracaat edilir.
Ödemelerin yapýlmasý
MADDE 22 – (1) Satýn almaya konu olan
malzemelerin depolara giriþi yapýldýktan sonra, depo sorumlusu tarafýndan imzalanan
fatura ve irsaliyeler satýn alma sorumlusuna iletilir. Satýn alma sorumlusu, fatura ve irsaliyeleri kendi dosyasýndaki ilgili satýn alma talep formunun nüshasýyla karþýlaþtýrýp, mutabýk olduklarýný gördükten sonra faturayý imzalar. Mali Ýþler ve Satýn Alma Daire Baþkanlýðýna intikal eden faturalar ödeme planýna alýnýr.
BEÞÝNCÝ BÖLÜM
Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 23 – (1) Bu Yönetmelik yayýmý tarihinde yürürlüðe girer.
Yürütme
MADDE 24 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Mevlana Üniversitesi Rektörü yürütür.
|